Assunto: Disponibilização de nova versão do Sistema Nacional de Informações de Registro Civil — Sirc

* Retificado, em 05/04/2023, o link para o manual do sistema Pronto, referenciado no item 3.2:
https://sirc.gov.br/wp-content/uploads/Manual-usuario-Pronto-Cliente-Portal-Cliente-V1.11-6.pdf

Prezados(as) Titulares de Cartórios de Registros Civis de Pessoas Naturais,

1. Servimo-nos do presente para lhes dar conhecimento sobre a disponibilização de nova versão do Sistema Nacional de Informações de Registro Civil — Sirc —, a partir de 04/04/2023 à noite, contendo alterações, das quais elencamos as principais:

1.1. Melhorias na função de paginação para as telas de buscas que exibem mais de uma página de resultado:

a) Informação do total de páginas retornadas pela pesquisa

b) Possibilidade de navegação pelo número da página, quando a pesquisa retornar mais de cinco páginas

c) Retorno para a página que estava sendo consultada nas transições de telas (navegação)

1.2. Possibilidade de edição dos dados cadastrais da serventia no Sirc.

a) Havendo necessidade de algum acerto urgente para possibilitar o acesso do titular/substituto ao Sirc, como a alteração do endereço de e-mail, por exemplo, deverá ser contatado o Sais da Gerência Executiva do INSS de abrangência do cartório, que providenciará os devidos acertos.

b) Os dados alterados pelo INSS migrarão do Sirc para o Sistema de Gerenciamento de Permissões de Acesso e Identidades — Gerid —, possibilitando o acesso do cartório.

c) Ainda assim, permanece a necessidade de que os cartórios mantenham seu cadastro atualizado no sistema Justiça Aberta do CNJ, devendo essa alternativa ser utilizada apenas em casos de urgência na regularização do acesso ao Sirc.

d) Alterações realizadas pelo INSS gerarão uma nova versão dos dados da serventia, que será exibida com origem “INSS” no histórico de versões do Sirc, em Dados da Serventia.

1.3. Exibição, na funcionalidade “Funções de Serventia / Dados da Serventia”, de dados referentes às datas de ingresso e de assunção do titular, conforme informações migradas automaticamente do webservice do CNJ, e do e-mail do substituto, conforme dados do CNJ ou conforme informado pelo INSS, o que for mais recente.

1.4. Disponibilizada a opção de troca do CNS através do menu “Sair”, dispensando novo procedimento de login para os usuários com acesso a mais de uma CNS ou com mais de um papel (Executor, Intermediário, Consulta).

1.5. Disponibilizada, no “Histórico de Atualizações de Registros Civis”, sob o menu “Funções de Serventia”, a opção de “Filtros avançados”.

1.6. Disponibilizada, para os perfis Executor e Intermediário, a funcionalidade de consulta aos registros de óbito com “Dados Divergentes na RFB” através da funcionalidade “Funções de Serventia / CPFs de Irregulares”, selecionando-se a opção “Inválido” no campo “Irregularidade do CPF”. No resultado da pesquisa, através do ícone na coluna “Consultar Campos Divergentes com a RFB”, é possível consultar quais são os dados informados no registro que divergem com a base de CPFs da Receita Federal do Brasil.

Caso haja algum caso de desconformidade, sendo verificada que a inconsistência ocorre, na realidade, no cadastro da Receita Federal do Brasil, a situação pode ser relatada ao Servidor do Setor de Administração de Informações do Segurado – Sais da Gerência Executiva do INSS de abrangência do cartório para análise quanto à possibilidade de ajustes nessa lista.

1.7. Disponibilizado, através do menu “Funções de Serventia / Registros com Nomes com Grafia Atípica”, levantamento de registros contendo nomes de participantes (registrado, filiação, declarante, etc.) com indicadores de grafia considera atípica, para auxiliar no acompanhamento da Qualidade dos Dados dos Registros Civis.

Os indicadores de grafia atípica são:

a) Nome Especial

i. Nome reservado do sistema

Exemplos: Nascido, Morto, Natimorto, Pai, Mãe (a lista completa pode ser consultada através do ícone de informação ao lado do indicador “Nome Especial”)

ii. Nome com caracteres inválidos

Exemplos: 1234567890!”#$%()*+,./:;=>?@[\]^_`{|}~¡§ª®°¹²³·º¿&

iii. Nome com caracteres especiais

São considerados caracteres especiais o hífen (-) e o apóstrofo (‘) quando iniciam ou terminam um nome (são normalmente aceitos quando no meio das palavras)

Obs.: A partir desta versão, deixam de ser apontados nomes especiais no meio da palavra, como MAEDA e PAIVA. As palavras reservadas somente serão apontadas como nome de grafia atípica quando estiverem isolados (ex.: “Mãe do nascido” — esse tipo de observação nos campos “Nome” é indevida e acusaria as duas ocorrências de grafia atípica).

Dessa forma, não mais é necessário informar nomes contendo nomes especiais no seu interior para adicionar previamente como exceção de nome especial.

b) Nome com 15 ou mais caracteres: nomes com 15 ou mais caracteres em sequência, sem espaço (ex.: JosePereiraSilva)

c) Nome com palavra duplicada: nomes compostos por palavras duplicadas em sequência (ex.: José Alves Alves)

d) Nome com somente uma palavra: nomes compostos por apenas uma palavra (ex.: Maria)

e) Nome com 3 ou mais caracteres repetidos: nomes com 3 ou mais caracteres repetidos em sequência (ex.: Giovannna)

f) Prenome não correspondente ao sexo: nomes em que o sistema detecta que o prenome informado não corresponde, comumente, com o sexo selecionado (ex.: Maria da Silva para participante do sexo masculino)

Obs.: Vide item 1.8.

Os nomes avaliados pela funcionalidade de Grafia Atípica são:

a) Livro 1 (nascimento): nascido, filiação, progenitor

b) Livro 2 e 3 (casamento civil e casamento religioso com efeito civil): cônjuges, pós-casamento, cônjuge precedente, filiação, celebrante (este para o livro 3, apenas)

c) Livro 4 e 5 (óbito e natimorto): falecido, filiação, declarante

Obs.: Para o nome do celebrante (casamento tipo 3), o sistema avalia apenas nome especial (reservados e apóstrofo final) e caracteres inválidos.

Através do ícone localizado na última coluna do resultado da pesquisa, é possível consultar os dados detalhados dos indicadores e de seus tratamentos.

Na ocorrência de falso-positivos, o cartório deverá informar ao Sais da Gerência Executiva do INSS de sua abrangência a regularidade do nome, para que seja providenciado o seu tratamento. Uma vez tratados todos os indicadores informados, o registro será considerado sanado quanto aos indicadores de grafia atípica e o Sirc deixará de apontar esse registro com o indicador na funcionalidade “Registros com Nomes com Grafia Atípica”.

Regras mais detalhadas podem ser consultadas no Guia Sirc para os Cartórios, disponível no Portal Sirc (sirc.gov.br), através do menu “Orientações de Uso”, ou diretamente através do endereço https://sirc.gov.br/guias/guia-sirc-cartorios/.

1.8. Prenomes Correspondentes ao Sexo — O Sirc recepcionou do IBGE uma lista de prenomes e respectivo sexo com incidência mais comum na população brasileira. É através dessa lista que o sistema fará o batimento de prenome e sexo nas informações de registros civis em sua base.

Frisa-se que tal indicador foi desenvolvido tão somente para averiguar casos de possíveis erros de digitação ou de preenchimento do campo sexo. Todo registro para o qual o cartório confirmar as informações de nome e sexo será retirado da lista de registros com indicadores de nomes com grafia atípica pelo servidor responsável (na funcionalidade Grafia Atípica, no detalhamento dos indicadores).

Existe um grande número de informações no Sirc que indicam possibilidade de preenchimento do campo sexo de forma equivocada. Assim, a ferramenta auxiliará na qualificação desses dados.

Situações desse indicador em desconformidade com o que o cartório considere de ocorrência comum podem ser relatadas ao Sais da Gerência Executiva de abrangência do cartório para análise quanto à possibilidade de ajustes na lista de correspondência de prenomes e sexo originada do IBGE.

1.9. Disponibilizada para os cartórios a possibilidade de reversão de justificativa de ausência de termos, através do menu “Funções de Serventia / Justificativa de Ausência dos Termos / Reverter Justificativa de Ausência de Termos”.

Quando, por qualquer razão, um termo não tenha sido utilizado para efetivo registro civil ou tenha sido inutilizado no livro de registros, o cartório pode enviar justificativa para essa ausência, de forma que o Sirc não o considere como termo faltante.

Um exemplo de aplicação da funcionalidade “Justificar Ausência de Termos” é a situação em que a serventia reserva, antecipadamente, um termo para registro de determinado casamento, porém os nubentes não comparecem à celebração e não há a opção de aproveitamento do mesmo número em outro registro. Com isso, ao transmitir os registros de casamento posteriores, o sistema passará a apontar a ausência do termo inutilizado, pressupondo que tal termo existe e não foi transmitido corretamente pela serventia. Assim, o sistema somente deixará de apontar a falta desse termo quando a serventia justificar sua ausência.

Outro exemplo de uso desta funcionalidade é a situação em que o assento é transportado. O transporte/transposição ocorre quando não há espaço no assento de registro civil para as retificações ou averbações, sendo necessário utilizar um novo número de termo para efetuar as anotações devidas, fazendo remissão ao original. Não se trata de novo registro civil, mas a continuação de um já existente. Em razão disso, como os transportes/transposições não se referem a registros lavrados naquela competência, resulta na quebra de sequencialidade dos termos. Nesse caso, a solução para que o sistema deixe de apontar a ausência desses termos é o uso da funcionalidade em questão, justificando para o sistema que o termo foi utilizado para outro fim.

Mas nos casos da justificativa de ausência de termos ter sido indicada no Sirc indevidamente pela serventia, os cartórios poderão proceder com a reversão dessa justificativa de ausência. Dessa forma, não será mais necessário solicitar as reversões ao INSS.

2. Reforçamos que essa versão não traz alterações no dicionário de dados. Assim, a forma de envio dos registros não será afetada. As alterações se dão somente no Sirc Web, com o intuito de qualificação dos dados e melhorias na navegação.

Quanto à exceção de nomes especiais, continuarão sendo aceitos os arquivos com as “tags” de nomes especiais dentro da palavra. Caso o sistema próprio do cartório já tenha se adaptado a isso, não serão necessárias alterações.

3. Aproveitamos o ensejo para informar sobre a alteração de sistema que concede suporte na Dataprev, em substituição ao SDM. O canal de suporte será realizado por meio do sistema PRONTO, no endereço eletrônico: https://pronto.dataprev.gov.br/pronto. O suporte prestado pela Dataprev se refere aos casos de indisponibilidade, inoperância ou instabilidade do sistema Sirc.

3.1. Todos(as) os(as) Titulares dos cartórios possuem acesso ao PRONTO, não necessitando cadastramento prévio. Para realizar o login de acesso, a senha será a mesma de acesso ao Sirc (Gerid).

3.2. O Manual sobre o sistema PRONTO, pode ser consultado por meio do endereço eletrônico: https://sirc.gov.br/wp-content/uploads/manual_pronto_substituto_do_sdm.pdf (*)

3.3. Em caso de esquecimento, a senha poderá ser solicitada por meio do endereço eletrônico: https://correio.dataprev.gov.br/troca-senha/ .

a) Basta clicar em: “Esqueceu a senha, senha expirada ou primeiro acesso? Recupere sua senha através do email particular”, que será o mesmo que o e-mail corporativo.

b) Reforçamos a necessidade de atentar sobre as regras para redefinição da senha apresentadas na tela, tais como: mínimo de caracteres especiais, os caracteres permitidos e os proibidos, etc.

c) O registro do suporte no PRONTO pode ser efetuado através do acesso via certificado digital, caso ainda não possua senha inicial.

4. Dúvidas quanto à operacionalização, pendências e acessos do Sirc devem ser dirimidas junto às Gerências Executivas do INSS de abrangência da serventia. Caso não seja possível, poderá ser consultado o Guia de Orientações aos Cartórios sobre o Sistema Sirc (Guia de Orientações às Serventias sobre o Sirc) ou os vídeos do Seminário disponibilizados na página do Sirc.

Equipe INSS

Brasília, 03 de abril de 2023

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