Prezados Titulares dos Cartórios de Registros Civis de Pessoas Naturais

A Lei nº 13.846 de 22 de junho de 2019, dispôs sobre algumas inovações quanto às obrigações das serventias de registros civis de pessoas naturais em relação ao Instituto Nacional do Seguro Social – INSS. Assim, tendo em vista que o INSS recepciona os dados pelo Sistema Nacional de informações de Registros Civis – SIRC, foram desenvolvidas
diversas implementações sistêmicas para auxiliar as serventias ao cumprimento da referida Lei.

Primeiramente, cumpre reforçar que a Central Nacional de Registros Civis- CRC sob gestão da Associação Nacional dos Registradores de Pessoas Naturais – ARPEN BR permanece suspensa e não há previsão de outro meio de envio que não os citados na Resolução nº 01 do Comitê Gestor. Ainda, há de se esclarecer que a Associação dos Registradores de Pessoas Naturais do Estado do Rio de Janeiro – ARPEN/RJ solicitou seu desligamento como Central de Envio ao SIRC. Em contrapartida foi solicitado ao Comitê Gestor o cadastramento do Sindicato dos Registradores Públicos do Estado do Rio Grande do Sul – SINDIREGIS, que é uma Central do Rio Grande do Sul e passará a
encaminhar os dados das serventias associadas ao SINDIREGIS ao SIRC.

Para os cartórios de registros civis que ainda não conseguiram adaptar seu sistema próprio ao envio pelo SIRC por webservice ou formatar um arquivo para o envio, os dados podem ser encaminhados por meio “on-line” pelo endereço http://sirc.dataprev.gov.br/ até que finalize seus ajustes sistêmicos.

Reafirmamos que a responsabilidade do cumprimento da obrigação do envio das informações em tempo hábil (um dia útil) e da qualidade dos dados ao SIRC é única e exclusiva do Titular da Serventia de Registros Civis de Pessoas Naturais.

A partir de 27/09/2019 estará disponível nova versão do SIRC com as implementações que atendem as alterações impostas pela Lei nº 13.846 de 22 de junho de 2019. São elas:

a) Aviso de não recebimento de movimentação: envio de e-mail automático, com periodicidade mensal, para as serventias que não enviarem declaração de inexistência de movimento ou informações de registros referente a competência anterior. O e-mail é separado por tipo de registro, sendo monitorados os registros de casamento,
nascimento, óbito e natimorto.

b) Relatório consolidado de pendências: disponibilização de uma ferramenta na qual será possível a serventia verificar para quais competências fechadas não foram informados movimentos por tipo de registro e quais são os termos faltantes. Ressaltamos que nesse relatório constarão as informações que deveriam ter sido encaminhadas em tempo hábil e não houve o envio. Assim, mesmo que encaminhadas as informações e sanada a pendência, o envio será considerado fora do prazo. O envio, mesmo que fora do prazo, em atendimento às pendências, amenizará os prejuízos
decorrentes da não informação, por isso a importância de acompanhamento diário do envio e recepção das informações no SIRC, bem como o imediato atendimento às pendências, ainda que fora do prazo.

c) E-mail com consolidação das pendências: envio de e-mail automático à serventia, com periodicidade mensal, contendo a consolidação das pendências (competências sem informação e termos faltantes) desde o começo da utilização do SIRC pela serventia. Caso o e-mail não chegue na caixa de entrada do e-mail constante do Justiça Aberta, verifique se a mensagem não foi entregue na pasta de Lixo Eletrônico ou SPAM desse e-mail.

d) Cancelamento de Termos no módulo on-line (web): na ocasião em que houver necessidade de cancelamento de um termo virá por padrão preenchido na ferramenta o acervo 01 que é o acervo próprio da serventia. O cancelamento de termos é uma ferramenta para a serventia justificar a inutilização de um termo em seu livro ou indicar
que o termo não foi utilizado para fins de registros civis.

e) Apresentação da inclusão dos documentos dos registrados: nessa versão, a modalidade de envio on-line, apresentará lista de campos e basta o preenchimento do documento no campo correspondente. Não necessita mais clicar no botão “adicionar documento”.

f) Versão de alteração das informações dos registros: não será recepcionado inserção de versão de alteração no SIRC sem que seja alterada ao menos uma informação no registro em relação a versão vigente.

g) Inclusão de anotação, averbação e retificação: será disponibilizada tanto na inserção como na alteração dos registros civis uma seção específica para incluir ou remover anotações, averbações e retificações. Por enquanto tal opção encontra-se disponibilizada somente na versão on-line (web), pois será concedido um período para
que as empresas de software se adaptem ao dicionário de dados de envio via webservice. A previsão para o começo do envio pelo webservice será em janeiro de 2020. Ressaltamos que as mudanças foram esclarecidas às empresas em uma reunião ocorrida no dia 10 de setembro de 2019 com INSS e DATAPREV.

Segue a descrição das modificações:

Averbação: Qualquer ato ou fato que modifique o conteúdo de um registro. São exemplos: reconhecimento de filiação, alteração de nome em até um ano após completada a maioridade, alteração do sobrenome da mãe em virtude de casamento, alteração de nome e sexo, cancelamento, mudança de prenome ou qualquer alteração
de nome, separação, divórcio.

Anotação: Diferentemente da averbação, a anotação dispensa a necessidade de solicitação da parte e é feita sempre que há um registro subsequente ao registro anterior, como forma de atualização da vida civil do cidadão. Bons exemplos são as anotações do casamento no registro de nascimento e do óbito nos registros de nascimento e
casamento.

Retificação: é o ato de corrigir algum erro presente no registro, como erros de grafia. Existem casos em que o erro é de fácil evidência e comprovação e, por isso, a retificação pode ser solicitada pelo próprio registrado, diretamente em cartório. Casos difíceis de comprovar exigem sentença judicial.

Todos esses tipos de modificações acima citadas diferem de erro de digitação ou preenchimento de campos a mais que ocorre apenas no SIRC mas no livro de registros do cartório está correto e completo, nesse caso basta alterar o campo que está redigido em branco ou erroneamente. Outro caso diferente se refere ao campo de observações do
registro em que são incluídas informações de herdeiros e bens a inventariar por exemplo.

Mais informações sobre conceitos e outros efeitos no registro civil são encontrados acessando esse link

As anotações, averbações e retificações recepcionadas no SIRC serão adstritas apenas ao registros civis, assim não há necessidade de informar, por exemplo, a interdição e sua respectiva averbação.

Desta forma, as averbações, anotações e retificações que tenham sido registradas a partir de 22 de junho de 2019 devem ser incluídas no SIRC. Caso a anotação, averbação ou retificação ocorra em registros lavrados anteriores a 2015 e por isso o registro objeto da mesma não esteja no SIRC, tal registro deve ser inserido no SIRC com a respectiva averbação, anotação ou retificação. A opção de inserção de registros já permite que o usuário informe a averbação, anotação e retificação durante tal inclusão. Não será cobrado o envio em atraso de um dia útil das informações de averbações, anotações retificações até que seja disponibilizado o webservice para o envio direto, que ocorrerá a partir de Janeiro de 2020.

h) E-mail às Corregedorias de Justiça Estaduais dos Tribunais de Justiça: envio automático de e-mail, com periodicidade mensal, às Corregedorias de Justiça Estaduais com o relatório das pendências consolidadas (item “b”) referente as
serventias da respectiva Unidade Federativa. Além disso, também será encaminhado às Corregedorias um e-mail com periodicidade semanal contendo todas as matrículas encaminhadas em atraso (fora de um dia útil).

IMPORTANTE: A rotina de irregularidade em relação ao envio fora do prazo tanto das informações de registros civis quanto a de declaração de inexistência constante da ferramenta “Situação da Serventia por Competência” do SIRC NÃO foi ajustada até o presente momento. Somente será ajustada na última entrega desse projeto que culminará no início do ano de 2020, quando será possível análise do envio fora do prazo de um dia útil inclusive quanto as averbações, anotações e retificações, e o não envio dos campos obrigatórios. Nessa ocasião será revisada toda a apuração de todos os tipos de registros a partir de 22 de junho de 2019, ou seja, quando da publicação da Lei nº 13.846/19, salvo em relação ao envio em atraso das anotações, averbações e retificações.

Para acompanhamento do envio fora do prazo, disponibilizaremos no SIRC um relatório em novembro de 2019 (2ª entrega), com todas as matrículas em atraso e um relatório com as matrículas enviadas com campos faltantes.
Enquanto isso, as serventias poderão verificar no SIRC em consulta de registros civis, no filtro de pesquisa avançada, preenchendo o período desejado e comparar as colunas de data de inserção e data da lavratura para verificar se houve ou não atraso quanto ao envio.

A declaração de inexistência do natimorto também estará pronta na segunda entrega (novembro de 2019). Dessa forma, as serventias não constarão irregulares pelo não envio dessa declaração quanto ao NATIMORTO enquanto não estiver disponível a ferramenta.

Lembramos que qualquer dúvida quanto a senha, envio ou operacionalização do Sirc deve ser dirimida junto às Gerências Executivas do INSS de abrangência da serventia. Sobre suporte técnico entre em contato com a Dataprev pelo 0800 0815899. É importante manter seu cadastro atualizado no sistema Justiça Aberta.

Brasília, 25 de setembro de 2019.

Atenciosamente,

Equipe INSS

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