Assunto: esclarecimentos sobre duplicidade de CPFs em registros civis

Prezados titulares dos cartórios de registros civis de pessoas naturais,

Conforme informado por meio do Comunicado nº 9, encaminhado por e-mail no dia 28/07/2020, por conta de indicação de órgãos de controle foi disponibilizada no SIRC Web a funcionalidade “CPFs irregulares”.

Os relatórios que apontam duplicidade ou invalidade de CPFs em registros de óbito podem ser extraídos no Sirc Web, em “funções de serventia > CPFs irregulares”.

O filtro de preenchimento de CNS, nessa funcionalidade, será corrigido e estará disponível a partir do dia 18/09/2020.

Desde já ressaltamos que o CPF é um campo que sempre foi preenchido pelos cartórios, tanto no SIRC como no SISOBI, está previsto no artigo 68 da Lei n º 8.212/91 e é um dado importante na identificação do cidadão tanto para a concessão quanto para a cessação de benefícios previdenciários.

Com o objetivo de esclarecer possíveis dúvidas sobre as informações contidas nesse relatório e de orientar quanto aos procedimentos a serem adotados, apresentamos esclarecimentos sobre algumas situações:

1) CPFs inválidos: esta funcionalidade aponta os registros de óbito em que foram informados números de CPFs que não são válidos, seja por repetição de números iguais, seja por se tratarem de números de faixas inválidas, ou mesmo por ter sido informado dígito verificador inválido. Nesse caso, deverá ser verificada a titularidade da inscrição do CPF bem como seu número correto. Caso se constate a divergência, deve ser corrigida a informação incorreta no SIRC ou no SISOBI, conforme o caso, pelo titular do cartório.

a) Também são apresentadas informações de óbitos de origem SISOBI com
informação de CPF inválido.

b) Poderão ser apresentadas matrículas de registros de óbitos de origem SISOBI contendo a indicação do símbolo @ (como @00001-@0001 no livro e folha). Tratam-se de informações antigas prestadas pelos cartórios (antes da
implantação do SISOBI) sobre as quais não havia identificação de livro, folha e termo. Para corrigir os dados desses registros, primeiro o servidor do INSS deverá alterar a identificação do registro, com base nas informações de livro/folha/termo prestadas pelo cartório, para que depois o titular possa proceder com a alteração do CPF no SISOBI (por meio de acesso solicitado ao servidor do INSS).

1.1 Em caso de apontamento de invalidade do número de CPF, o titular do cartório deverá realizar alteração do CPF no SIRC ou no SISOBI, sendo que: caso não possua o número correto do CPF, deverá deixar o campo em branco*; caso possua o número correto do CPF, deverá informá-lo no respectivo sistema durante a alteração.

*Para registros lavrados a partir de 18/06/2019, deverá também ser justificada a ausência do CPF, por ser um dado obrigatório previsto na Lei nº 13.846/19. 

1.2 Caso o CPF inválido conste no livro de registro com o referido número, sugerimos confirmar no cadastro da Receita Federal, cabendo orientação pela Corregedoria de Justiça estadual ou do DF, se for o caso.

2) CPFs duplicados: em caso de apontamento de duplicidade de CPF, deverá ser verificada a titularidade da inscrição do CPF e, caso se constate a divergência, deve ser corrigida a informação incorreta no SIRC ou no SISOBI, conforme o caso, pelo titular do Cartório.

2.1 – Caso o CPF esteja duplicado em diferentes serventias, cada serventia avaliará a titularidade do CPF do respectivo registro lavrado. A serventia que identificar a titularidade correta nada deve fazer no registro. Já a serventia que verificar a titularidade do CPF incorreta no registro, deve corrigir a informação no SIRC ou SISOBI.

2.2 – No caso de duplicidade no SISOBI – Poderão ser apresentadas matrículas de registros de óbitos de origem SISOBI contendo a indicação do símbolo @ (como @00001- @0001 no livro e folha). Tratam-se de informações antigas prestadas pelos cartórios (antes da implantação do SISOBI) nas quais não havia identificação de livro, folha e termo. Para corrigir os dados desses registros, primeiro o servidor do INSS deverá alterar a identificação do registro, com base nas informações de livro/folha/termo prestadas pelo cartório, para que depois o titular do cartório possa informar qual o registro incorreto ou
fora do prazo para que o servidor do INSS possa excluir o registro do SISOBI. São casos que podem ser corrigidos posteriormente.

2.3 – No caso de duplicidade no SIRC, deverá ser verificada a titularidade do CPF correta e se a inscrição pertence ao falecido. Em sendo duas matrículas diferentes e se tratando do mesmo registro, o cartório deverá verificar qual foi realmente lavrado em seu livro. Caso tenha lavrado duas vezes o mesmo falecimento, deverá verificar a
possibilidade de cancelamento de um deles no livro e no SIRC. Caso tenha sido erro de sistema que enviou duas vezes o mesmo registro, deverá ser mantida a matrícula correta e excluída a incorreta. Quando excluída a matrícula incorreta, caso esta se refira a termo que foi inutilizado, deverá também cancelar o termo no SIRC.

2.4 – Em caso de apontamento de duplicidade de registro no SISOBI (de origem SISOBI) que não seja o caso do símbolo @ no livro e na folha, o titular deverá avaliar qual o registro ele pretende manter no SISOBI para ser solicitado ao INSS a exclusão no SISOBI.

Aqui cabe avaliação de qual CNPJ era mantido à época, se o falecido é o titular, se foi inserido dentro do prazo etc. Essas informações podem ser verificadas na consulta nacional do SIRC ou no próprio SISOBI (deve ser solicitado o acesso).

2.5 – Em caso de duplicidade em que foi informado o mesmo registro de óbito no SIRC e no SISOBI não há ação a ser tomada neste momento. Deveriam ter sido informados em apenas um sistema. Posteriormente, serão retomadas as ações quanto a esses casos.

Caso permaneçam dúvidas, gentileza entrar em contato com o servidor da SAIS nas Gerências Executivas do INSS.

Sobre suporte técnico, orientamos que entre em contato com a Dataprev pelo 0800 081 5899.

Brasília, 16 de setembro de 2020.

Atenciosamente,

Equipe INSS

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