O SIRC adota regras específicas de validação para a inserção de dados, com o objetivo de identificar e evitar possíveis erros por parte dos usuários.
A principal orientação é que os campos sejam preenchidos exclusivamente com as informações correspondentes a cada um deles.
Quando um campo é deixado em branco, o próprio sistema, internamente, atribui status de ignorado àquele campo.
Por outro lado, ao preenchê-lo com qualquer palavra, o usuário está informando ao sistema, incorretamente, que aquela palavra é, por exemplo, o nome próprio da pessoa à qual o campo se relaciona. Ao escrever Ignorado no campo Nome da Filiação 1, o usuário está informando ao sistema que o pai/mãe do registrado chama-se Ignorado.
Historicamente, era muito comum que os usuários preenchessem os campos dos registros civis com palavras ou expressões como Desconhecido, Nome ignorado, Pai ignorado, Natimorto. Com o avanço da informatização e das rotinas de automatização, tais dados passaram a dificultar a análise sistêmica dos dados, visto que um computador não é capaz de discernir que Mãe do Falecido Desconhecida certamente não é um real nome de mãe da pessoa extinta, mas Maria da Silva de Souza provavelmente é.
Assim, a regra de ouro para dados desconhecidos é deixá-los em branco, para que o sistema possa detectar tratar-se de um dado não conhecido, e atribuir-lhe, automaticamente, o status de ignorado. Evidentemente, não se deve preencher o campo com a palavra ignorado – pois o sistema a compreenderá como uma informação, um nome.
Clique nos links a seguir para conhecer as regras e particularidades do sistema na inserção de nomes, profissões, datas e endereços: