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Guia Sirc - Cartórios

Pendências Atualizadas

Esta ferramenta é uma evolução da antiga ‘Pendências Consolidadas da Serventia’. Com a implantação da Versão 17 do sistema, ela foi desmembrada, resultando na criação desta nova ferramenta e na renomeação da funcionalidade anterior para Pendências Consolidadas por Data de Apuração, que mantém as mesmas características da versão antiga. A principal diferença desta nova ferramenta é que os indicadores são sensíveis às alterações realizadas nos registros civis quase que em tempo real. 

Pode ser acessada de três formas:

a) Através do menu Funções de Serventia | Infrações da Serventia | Pendências Atualizadas:

b) Pela seção de Atalhos da tela inicial:

c) Ou então pelo botão Pendências Atualizadas, disponibilizado pelo sistema na tela inicial, dentro do quadro Pendências – CNS NNNNNN, após clicar em Informações Atualizadas conforme imagens abaixo:

Atenção!

O quadro ‘Pendências – CNS NNNNNN‘ será exibido na tela inicial apenas quando o cartório possuir ao menos uma pendência de algum dos seguintes tipos: Termos Faltantes, Dados Obrigatórios Faltantes ou Competências sem Informação. Na tela inicial, o quadro apresenta os quantitativos correspondentes a cada tipo de pendência. Logo abaixo, o sistema disponibiliza um botão que direciona o usuário à funcionalidade de ‘Pendências Atualizadas’

Após qualquer alteração no SIRC que afete as pendências da serventia, seja no sentido de sanar as existentes, seja incluindo novas, as Pendências Atualizadas refletirão essas alterações sem a necessidade da execução da rotina diária de apuração.

Atenção!

A atualização normalmente ocorrerá em questão de alguns minutos, mas não será imediata. O processamento das atualizações ocorre em segundo plano, e assim que estiver pronta, será automaticamente exibida, tanto na tela inicial do SIRC quanto na própria funcionalidade de Pendências Atualizadas. Para visualizar as informações atualizadas, basta acessar novamente a tela inicial ou a própria ferramenta.

Ao acessar a funcionalidade, além de visualizar os filtros de pesquisa e os dados básicos da serventia consultada, é possível conferir a quantidade total de cada tipo de pendência no quadro Totalização das Pendências Consultadas:

E, logo abaixo, no quadro Detalhamento das Pendências, serão listadas todas as pendências, de forma semelhante ao apresentado nas Pendências Consolidadas Por Data de Apuração, dispensando a execução da rotina de apuração diária:

Realizada a busca, quando não retornar resultado com pendências, o sistema apresentará a mensagem:

“A pesquisa não retornou resultados”

e apresentará ao usuário o botão Gerar Relatório de Ausência de Pendências, que deve ser clicado para a obtenção de um comprovante em arquivo PDF.

Atenção!

Ao clicar nos links das pendências da coluna Registros com Dados Obrigatórios Incompletos sem Justificativa, o detalhamento será aberto ao final da página, alternadamente (um tipo de registro por vez).

Cumpre reforçar que nas Pendências Atualizadas são apresentadas apenas questões relativas às pendências sanáveis e não são indicados envios fora do prazo.

Pendências Atualizadas de Termos Faltantes

Para as colunas que indicam pendências de termos faltantes, são listados os intervalos de termos ausentes no SIRC. O sistema indica, ainda, para qual acervo tal intervalo está faltando. Sugere-se que o filtro de intervalo de competências seja preenchido a partir de janeiro de 2016, a fim de que não sejam exibidas pendências com grandes intervalos, dadas as informações de averbações, anotações e retificações de termos anteriores a 10/12/2015.

Com a publicação da Lei nº 13.846/19, em 18/06/2019, as Serventias passaram a ter a obrigação de enviar as Anotações, Averbações e Retificações realizadas. Consequentemente, elas passaram a ser obrigadas, eventualmente, a inserir os registros antigos aos quais esses atos se referem, uma vez que não é possível enviar tais atos de forma isolada. Vale destacar que anotações, averbações e retificações estão sempre associadas a um registro no SIRC. Ao inserir um registro de termo mais baixo, o SIRC passará a apontar a falta de todos os termos intermediários. Por isso a sugestão para que se consultem as pendências a partir da competência 01/2016 (campo já pré-preenchido automaticamente no SIRC).

Caso os registros não tenham sido enviados a partir de 10/12/2015, a apuração buscará o primeiro registro enviado, mesmo que este seja anterior a essa data.

Exemplo:
O Cartório envia o primeiro termo nº 2.500 ao SIRC, lavrado em 18/06/2017, e, em cumprimento à Lei, inclui o termo 600, com averbação, lavrado em 10/12/1983. O SIRC verificará a existência do termo 2.500 e continuará procurando os termos até 10/12/2015, caso não encontre continuará verificando o intervalo de termo até encontrar o primeiro termo, que no caso é o termo nº 600.

Portanto, o cartório deverá enviar as informações dos registros ocorridos entre 10/12/2015 e 17/06/2015. Caso contrário, será apontado um intervalo de termos faltantes do 601 até o 2.499. Após a inclusão desse período faltante, o sistema não verificará mais o termo 600 na sequência.

Atenção!

Vale destacar que o marco de 10/12/2015 refere-se exclusivamente ao prazo limite estabelecido pela Resolução nº 2 do CGSirc para o início da utilização do SIRC. No entanto, o §3º do artigo 8º do Decreto nº 9.929/19 dispõe que os atos registrais relativos a nascimentos, casamentos, óbitos e natimortos realizados a partir da vigência da Lei nº 6.015, de 31 de dezembro de 1973, que ainda não estejam no SIRC, deverão ser inseridos no Sistema conforme as orientações do CGSirc. Assim que o Comitê Gestor regulamentar essa diretriz, as serventias deverão encaminhar todos os registros realizados desde a vigência da Lei nº 6.015/73.

Exemplo de intervalo de termos faltantes:

Nascimentos, Acervo 01: 33 até 37 – Indica que estão faltando os termos 33, 34, 35, 36 e 37 do acervo 01 do tipo de registro Nascimento (Livro 1).

Atenção!

O SIRC exibe informações sobre termos faltantes a partir do termo de número mais baixo inserido. No entanto, para fins de apuração de irregularidades, considera-se apenas os termos faltantes a partir de 10/12/2015, até que o Comitê Gestor prepare o normativo necessário para dar cumprimento ao §3º do artigo 8º do Decreto nº 9.929/19. Para verificar as pendências de termos faltantes da competência 12/2015, referente aos dias 10 a 31, a serventia tem a possibilidade de efetuar a busca informando a referida competência nos filtros “Competência Inicial e Final” das funcionalidades Pendências Consolidadas por Data de Apuração ou ou esta, ou ainda utilizando-se da funcionalidade Situação da Serventia por Competência. Em ambos os casos, aparecerão todos termos faltantes da competência, devendo o responsável verificar quais foram lavrados a partir de 10/12/2015.

Atenção!

Para regularização da pendência de Termos Faltantes, devem ser inseridos os registros (caso trate-se de efetivos registros civis), ou justificada sua ausência (caso não se trate de registros civis, como transporte/transposição, por exemplo).

Atenção!

O atendimento a uma pendência resulta na exclusão do apontamento nos Relatórios de Pendências mencionados. No entanto, isso não deve ser confundido com a situação Regular, que depende exclusivamente do cumprimento ou não do prazo legal.

Para orientações de como atender a este tipo de pendência consulte o item Atendimento à Pendência “Termos Faltantes” (clique para ser redirecionado, em outra aba).

Pendências Atualizadas de Competência sem Informação

Para as colunas que indicam pendências de “Sem informação de registros ou sem declaração de inexistência de movimento” ocorre quando a Serventia deixa de inserir no SIRC, para toda a competência, registros, anotações, averbações e retificações de um determinado tipo de registro civil, e também não inclui a Declaração de Inexistência de Movimento. Ou seja, a Serventia não transmite as informações nem declara que, naquele mês, não houve registros a serem enviados.

Nessa situação, o sistema não consegue determinar se a Serventia esqueceu de enviar os registros, anotações, averbações ou retificações, ou se, de fato, não havia nenhum dado a ser transmitido.

Exemplo:

Nascimentos, Competências sem Informação: 04/2019 a 06/2019 – Indica que para as competências 04/2019, 05/2019 e 06/2019 não foram informadas movimentações relativas a nascimentos (registros, anotações, averbações ou retificações), nem inserida Declaração de Inexistência de Movimento para este tipo de registro (Livro 1).

Atenção!

Para regularização da pendência de Competências sem Informação devem ser transmitidos os movimentos do mês (registros, anotações, averbações ou retificações), se existentes, ou, caso inexista movimento, devem ser inseridas as correspondentes Declarações de Inexistência de Movimento.

Atenção!

No caso de inclusão de Declarações de Inexistência de Movimento para atender à pendência “Sem informação de registros e sem declaração de inexistência de movimento”, o sistema verificará se a Serventia respeitou o prazo de envio, conforme a legislação vigente:
Para Declarações anteriores a 18/06/2019, serão consideradas como enviadas fora do prazo aquelas inseridas após o dia 10 da competência seguinte.
Para Declarações inseridas a partir de 18/06/2019, serão consideradas fora do prazo as enviadas após o quinto dia útil da competência seguinte.

Atenção!

A Declaração de Inexistência de Movimento para o Livro 5 (Natimorto) passou a ser exigida por lei somente a partir de 18/06/2019, por conta das alterações trazidas pela Lei nº 13.846/2019. Para o Livro 7 (Registros Transladados do Exterior) tal Declaração segue dispensada.
Atenção!
A pendência “Sem informação de registros e sem declaração de inexistência de movimento” abrange os seguintes tipos de registro civil: Nascimento (Livro 1), Casamento (Livros 2 e 3), Óbito (Livro 4) e Natimorto (Livro 5).
Ou seja, se, para uma determinada competência, for lavrado um casamento no Livro 2, considera-se que houve movimento para o tipo de registro Casamento, não sendo necessária a inserção de Declaração de Inexistência de Movimento para o Livro 3, pois ambos pertencem ao mesmo tipo de registro civil.
Quanto aos Natimortos (Livro 5), a exigência de Declaração de Inexistência de Movimento iniciou-se a partir da competência 07/2019, com a publicação da Lei nº 13.846/2019. No entanto, as competências de 07/2019 a 11/2019 não serão consideradas em atraso, pois a ferramenta ainda não estava disponível. A partir da competência 12/2019, deve ser seguido o prazo de inserção da declaração até o quinto dia útil.
Não há exigência de Declaração de Inexistência de Movimento para o Livro 7 (Registros Transladados do Exterior).

Para orientações de como atender a este tipo de pendência consulte o item Atendimento à Pendência “Sem informação de registros e sem declaração de inexistência de movimento” (clique para ser redirecionado, em outra aba).

Atenção!

A inclusão da Declaração de Inexistência de Movimento não impede que a Serventia, posteriormente, insira registros, anotações, averbações ou retificações. Nesse caso, a Declaração torna-se automaticamente sem efeito. Caso necessário, a Serventia também pode excluir Declarações de Inexistência Indevidas, utilizando a funcionalidade Excluir Declarações de Inexistência de Movimento (clique para abrir o artigo em nova aba, caso deseje).

Pendências Atualizadas de Registros com Dados Obrigatórios Incompletos sem Justificativa

Na coluna “Registros com Dados Obrigatórios Incompletos sem Justificativa”, o sistema traz a quantidade de termos por tipo de registro que apresentam dados obrigatórios não preenchidos e sem justificativa para a ausência da informação.

Ao clicar em um dos links das pendências da coluna Registros com Dados Obrigatórios Incompletos sem Justificativa, o detalhamento será aberto ao final da página, alternadamente (um tipo de registro por vez):

Nesta tela, o usuário terá a possibilidade de consultar e/ou alterar um termo, bem como de inserir justificativa em um ou vários termos (justificativa em bloco).

Para consultar os detalhes de um determinado registro, basta clicar no botão da coluna “Consultar”:

O sistema remeterá à tela de consulta do registro, conforme descrito nos itens Consultar os Dados de um Registro de Nascimento, Consultar os Dados de um Registro de Casamento e Consultar os Dados de um Registro de Óbito ou Natimorto.

Na tela de consulta, os dados obrigatórios incompletos são relacionados no quadro “Informações Faltantes” e ficam com o fundo amarelo caso não haja justificativa:

Havendo justificativa, o texto contido no quadro de “Informações Faltantes” é apresentado com o fundo azul, além de exibir a palavra “Justificado” após a descrição dos dados faltantes:

A serventia poderá utilizar o botão da coluna “Alterar” para efetuar a complementação do registro, incluindo os dados faltantes, mediante confrontação dos dados existentes no livro de registros:

O sistema remeterá à tela de alteração do registro, conforme descrito nos itens Alterar um Registro de Nascimento, Alterar um Registro de Casamento e Alterar um Registro de Óbito ou Natimorto.

Após a alteração com a complementação dos dados obrigatórios faltantes, o sistema retorna a mensagem “O registro de matrícula XXX foi alterado com sucesso”:

Por outro lado, verificada a inexistência dos dados obrigatórios no livro de registros, a serventia deverá incluir justificativa para determinado registro, a fim de que o sistema SIRC deixe de apontá-lo na lista de pendências. Neste caso, o usuário poderá selecionar um ou mais registros e clicar no botão “Justificar selecionados”, disponível no final da tabela:

O usuário será direcionado à tela de confirmação, com o quadro “Confirmar justificativa em bloco”, no qual serão exibidos os termos selecionados e o quadro “Justificativa de Ausência de Campos Obrigatórios em Lei”, com a tabela e o campo para descrição das justificativas.

Após selecionar e/ou incluir o texto de justificativa, deverá clicar no botão “Confirmar Justificativa”:

Sendo confirmada a justificativa, o sistema retorna a mensagem “XX registro(s) justificados com sucesso”:

Atenção!

A complementação dos dados obrigatórios faltantes ou inclusão de justificativa fora do prazo legal, que é de 1 (um) dia útil contado da data de lavratura do registro, implicará na atribuição de situação Irregular para a Competência de lavratura do registro correspondente nas informações fornecidas pela funcionalidade Situação da Serventia por Competência, pelo motivo “Envio Fora do Prazo”, razão pela qual deve a serventia verificar as pendências diariamente.

Para orientações de como atender a este tipo de pendência consulte o item Atendimentos à Pendência de “Registro com Dados Obrigatórios Incompletos sem Justificativa” (clique para ser redirecionado, em nova aba).

Note que as orientações deste item são muito semelhantes às orientações do item Pendências Consolidadas de Registros com Dados Obrigatórios Incompletos sem Justificativa da funcionalidade Pendências Consolidadas por Data de Apuração, com a diferença de que, nesta funcionalidade, inexiste o quadro Pendências Solucionadas – que funciona, naquela funcionalidade, como uma espécie de repositório provisório das informações das matrículas trabalhadas pelo cartório até que ocorra nova apuração de irregularidade pelo sistema.

Como a ferramenta ‘Pendências Atualizadas’ atualiza as informações em tela quase em tempo real, esse recurso torna-se desnecessário.