A funcionalidade objetivou garantir que os registros dos cartórios se tornem fiéis à documentação original de quem emite os CPFs, ou seja, à base de dados da Receita Federal do Brasil (RFB). Existe a possibilidade de que a base de dados da RFB esteja desatualizada em relação a um nome ou sobrenome, necessitando, portanto, da avaliação do cartório. Muitos cartórios não recebem as atualizações necessárias e mantêm seus registros incorretos. Por isso, é crucial que suas certidões contenham informações corretas e atualizadas. Vale destacar que o SIRC possibilita a identificação precisa desses registros.
A solicitação de retificação perante os cartório com o objetivo de manter seus registros atualizados de forma permanente atende aos quesitos básicos da administração pública de eficiência e eficácia, como foi previsto na Lei nº 14.484, quando inseriu na Lei nº 6.015/73 o seguinte dispositivo:
“Art. 110. O oficial retificará o registro, a averbação ou a anotação, de ofício ou a requerimento do interessado, mediante petição assinada pelo interessado, representante legal ou procurador, independentemente de prévia autorização judicial ou manifestação do Ministério Público, nos casos de (Redação dada pela Lei nº 13.484, de 2017)
I – Erros que não exijam qualquer indagação para a constatação imediata de necessidade de sua correção; (Incluído pela Lei nº 13.484, de 2017)“
(…)
É essencial atualizar e aprimorar os cadastros, garantindo que as informações dos registros civis estejam em consonância com essas atualizações. Se for constatado que o CPF registrado não corresponde ao do falecido e essa inconsistência é confirmada pelo cadastro da Receita Federal, com o auxílio do SIRC indicando os registros com possíveis divergências, não há motivo para não realizar a retificação, exceto em casos de dúvidas fundamentadas. A inclusão de um CPF incorreto no registro de óbito prejudica o cidadão que está vivo e, ao inserir um CPF inválido ou inexistente, também afeta a administração pública, dificultando a identificação correta do cidadão e o cumprimento do artigo 68 da Lei nº 8.212/91, além de potencialmente resultar no pagamento indevido de benefícios.
Assim, o trabalho em parceria com os cartórios visa a melhoria na execução de políticas públicas e na consecução do objetivo das certidões de registro civil, que é a essencialidade da atividade de registro civil.
Outro ponto relevante é que a indicação de CPFs inválidos ou duplicados foi apontada pelo TCU no Acórdão nº 1.123/2020-Plenário (TC 009.922/2019-9). O TCU determina no referido acórdão:
9.5. determinar, com fulcro no art. 43, inciso I, da Lei 8.443/1992, c/c art. 250, inciso II, do Regimento interno/TCU, ao Comitê Gestor do Sistema Nacional de Informações de Registro Civil, representado pelo Ministérios da Economia e pelo Ministério da Mulher, Família e Direitos Humanos, e ao Instituto Nacional do Seguro Social que, no prazo de 90 (noventa) dias a contar da ciência deste Acórdão, indiquem os controles a serem implementados para reduzir o número de inconsistências identificadas nas análises da base de dados do Sistema Nacional de Informações de Registro Civil, abaixo relacionadas:
9.5.1. registros de certidões de óbito com campos chave ausentes ou em multiplicidade (item 5.1 do relatório de auditoria);
9.5.2. CPFs em certidões de óbito passíveis de qualificação (item 5.2 do relatório de auditoria);
[…]
9.6.2. em conjunto com a Receita Federal do Brasil, conduzam as ações técnicas necessárias para o cumprimento do compartilhamento de dados do Cadastro Base do Cidadão, previsto no Decreto 10.046/2019, a fim de que sejam mitigados os problemas de qualidade de dados de CPF das certidões do Sistema Nacional de Informações de Registro Civil;
Como exemplo da importância da titularidade correta do CPF nos registros, podemos citar a Lei nº 14.534, de 11 de janeiro de 2023. Esta lei estabelece que o número do Cadastro da Pessoa Física (CPF) seja adotado como único número de registro geral no Brasil. O objetivo é fornecer ao cidadão um número único para acessar seus prontuários no SUS, sistemas de Assistência e Previdência Social, programas sociais como o Benefício de Prestação Continuada (BPC), entre outros cadastros governamentais. A numeração única será utilizada tanto para informações fiscais e tributárias quanto para o exercício de obrigações políticas, como o alistamento eleitoral. Dessa forma, o CPF será o principal identificador, eliminando a necessidade de lembrar ou utilizar diferentes números perante diversos órgãos públicos, bases de dados e cadastros. A adoção de um número único pretende trazer economia e melhorar a gestão das políticas públicas, interligando todas as dimensões do relacionamento do indivíduo com o Estado.
Assim, enquanto a centralização de todos os cadastros em um único dado (o CPF) oferece inúmeros benefícios práticos, também aumenta o potencial de disseminação de erros. Um erro na informação do CPF, como a inserção incorreta do CPF do declarante no registro de falecimento (um problema histórico), pode causar impactos muito mais amplos. Em vez de afetar apenas a cessação da aposentadoria do declarante, esse erro pode impactar toda uma rede de dados, incluindo Detran, SUS, CadÚnico, Programas Sociais e outros órgãos públicos com convênios ativos para consulta de dados ao SIRC.
A funcionalidade em questão possibilita a verificação quanto à existência de CPF duplicado ou inválido nos registros de óbito contidos na base do Sirc e do legado Sisobi.
O acesso a esta funcionalidade pelo usuário do cartório pode ser feito de três formas:
a) Através do Menu Funções de Serventia | CPFs Irregulares:
b) Através do respectivo botão no quadro de atalhos da tela inicial:
c) Ou pelo botão CPFs Irregulares presente no quadro CPFs Irregulares – CNS NNNNNN ao acessar na tela inicial o ícone de “Informações Atualizadas”:
Por qualquer uma destas vias o usuário acessa a tela de consulta desta ferramenta:
Os parâmetros disponíveis para realização da pesquisa são:
O sistema permite restringir a busca somente aos números de CPF contidos em arquivo selecionado no filtro “Arquivo”– deve ter extensão “.xlsx”, “.xls”, “.ods”, “.csv” ou “.txt” – ou informados no filtro “Lista de CPFs”. Neste caso, será verificado na fonte escolhida – óbitos no SIRC e/ou óbitos no Sisobi e/ou óbitos anteriores ao Sisobi – se os CPFs listados, via arquivo ou manualmente, foram indicados como inválidos ou duplicados em registros de óbito lavrados na serventia e se constam outros registros de óbito com estes CPFs, conforme a irregularidade selecionada.
Na pesquisa de irregularidade de CPF “Inválido”, a Fonte de pesquisa dos registros pode ser exclusiva ou em conjunto, sendo o resultado apresentado, conforme a seleção. Também é possível selecionar filtros do motivo da invalidade do CPF, que por padrão, já aparecem todos selecionados:
Clique em “Buscar” para realizar a consulta.
Clique em “Voltar” para retornar à tela inicial do sistema.
O resultado da pesquisa apresenta uma tabela contendo os seguintes dados dos registros localizados: CPF Inválido, Nome do Registrado, Data de nascimento, Nome da Filiação (mãe), Data do Óbito, Data do Registro, Data da Inserção, Matrícula ou livro, folha e termo, CNS, Município, UF, Motivo da Invalidade, Valores Divergentes na RFB, Fonte e Consultar – que apresenta o detalhamento do registro.
O Motivo da Invalidade “Não consta no cadastro de pessoa física” indica que o CPF que consta na matrícula não está cadastrado na Receita Federal, sendo necessária a conferência dos dados apresentados e anotados no registro.
O Motivo da Invalidade “Dados Divergentes na RFB” apresenta no campo ao lado “Valores Divergentes na RFB” quais os dados divergem, por exemplo Nome da Mãe, Data de Nascimento ou Título de Eleitor, sendo necessária a conferência dos dados apresentados e anotados no registro e/ou avaliação se a correção deve ser realizada no cadastro da Receita Federal. Acaso os dados estejam incorretos na RFB e corretos no registro informado ao SIRC, basta informar ao INSS por e-mail. Não há ação a ser tomada no SIRC.
Ao selecionar a irregularidade de CPF “Duplicado”, a Fonte de pesquisa dos registros pode ser exclusiva do SIRC ou em conjunto, sendo o resultado apresentado, conforme a seleção. Também é possível selecionar outros filtros:
Clique em “Buscar” para realizar a consulta.
Clique em “Voltar” para retornar à tela inicial do sistema.
O resultado da pesquisa apresenta uma tabela contendo os seguintes dados dos registros localizados: CPF Duplicado, Nome do Registrado, Data de Nascimento, Nome da Filiação (mãe), Data do Óbito, Data do Registro, Data da Inserção, Matrícula ou livro, folha e termo, CNS, Município, UF, Fonte e Consultar – que apresenta o detalhamento do registro, e Pesquisar CPF – que apresenta todos os registros de óbito para o mesmo CPF.
Ao selecionar o botão Pesquisar CPF, o sistema apresentará uma lista com todos os registros de óbito para o mesmo CPF, sendo possível detalhar os registros apresentados, clicando no ícone “Consultar”:
O usuário pode gerar o relatório no formato XLS dos resultados da pesquisa mostrada em tela, clicando no botão “Relatório XLS”.
Além disso, o sistema permite seja solicitada a geração de relatório em segundo plano – em formato CSV –, possibilitando a utilização de outras funcionalidades do sistema enquanto o relatório é gerado. Esta função é recomendada para os casos em que o resultado da pesquisa tenha retornado mais de 65.500 (sessenta e cinco mil e quinhentos) registros, já que a geração do relatório poderá demorar algum tempo. O arquivo pode ser nomeado para fins de localização da serventia, basta preencher o campo “Descrição da Pesquisa”, com nome a escolha do usuário e clicar no botão “Gerar Relatório Off-line”, que estão disponíveis no final da tela:
Ao clicar no botão “Gerar Relatório Off-line”, o sistema retorna mensagem “Gerando relatório off-line para o download posterior” e passa a exibir o quadro “Pesquisas Gravadas”, contendo as colunas Descrição da Pesquisa, Data da Solicitação, Data da Conclusão, Resultado, Filtros de Pesquisa e Ações:
Enquanto a geração do relatório não for concluída, as colunas “Data da Conclusão” e “Resultado” não são preenchidas, bem como a coluna “Ações” somente exibirá o ícone de “Excluir relatório”.
Para atualizar o relatório de acordo com as informações apuradas a partir da data da última de apuração, caso tenha sido extraído anteriormente, clicar no botão “Atualizar”.
Após a conclusão da geração do relatório, o SIRC passará a exibir a data e hora da conclusão, a quantidade de linhas que consta no relatório, além de possibilitar as ações de “Download CSV”, “Atualizar relatório com os mesmos parâmetros” e “Excluir relatório”:
A função “Atualizar relatório com os mesmos parâmetros” pode ser utilizado nos casos em que a serventia deseje gerar o mesmo relatório – com os mesmos parâmetros/filtros –, porém com dados atualizados após a data da última apuração.
Solucionar Irregularidade de CPF Inválido
Para solucionar a irregularidade de CPF inválido, o responsável pela serventia deverá realizar os seguintes procedimentos:
Após localizar o registro mediante busca, selecione a opção “Alterar” na linha correspondente ao registro que deseja alterar. O registro será inteiramente exibido na tela “Editar Registro de Óbito do Sisobi”, com todos os campos editáveis, sendo possível alterar ou excluir o CPF inválido:
É possível editar todos os campos com inclusão e alteração das datas do registro e do óbito, inclusão, alteração ou exclusão dos dados cadastrais do falecido, documentação do falecido e números dos benefícios no INSS.
Clicar em “Cancelar” para retornar à tela anterior.
Clicar em “Salvar” para prosseguir.
Orientações Específicas
1.1 Divergência de Titularidade
Existem CPFs que não constam na base da Receita Federal do Brasil (RFB). Também há casos de CPFs de marido e mulher em que a RFB emitiu um novo CPF para um dos cônjuges. Outra possibilidade é a serventia ter lavrado ou informado ao SIRC um CPF com dígito errado, coincidindo com outro CPF. A depender do caso, poderá ou não ser necessária averbação.
Verificada a divergência entre os dados da certidão lavrada no livro de registros e as informações constantes da Base de Dados da Receita Federal do Brasil, e constatando-se não se tratar de caso de averbação no registro, o cartório poderá solicitar ao servidor do Sais/INSS a remoção do caso da lista de CPFS Irregulares no SIRC.
Atenção! Essa constatação não deve se basear apenas nos documentos que o declarante apresentou à época do falecimento, uma vez que para muitos casos a RFB emitiu um CPF específico para o falecido em questão.
Assim, a serventia pode seguir os seguintes passos:
- Avaliar os dados do registrado e consultar a base da Receita Federal do Brasil (RFB) para verificar se foi emitido um novo CPF para a pessoa que consta na certidão de óbito. Em caso positivo, averbar o novo CPF.
- Caso não seja encontrado um novo CPF emitido para o registrado e o nome na RFB esteja significativamente diferente do registrado (por exemplo, na certidão consta Maria e na RFB consta João), sugerimos entrar em contato com o servidor do INSS para avaliação e diagnóstico. Se realmente o CPF não pertencer ao falecido e o CPF correto não for encontrado na pesquisa, o cartório poderá retificar o SIRC, retirando o CPF incorreto e deixando o campo em branco.
- Caso o cartório conclua que não é possível realizar a alteração devido à divergência total de nomes, o servidor avaliará se há um novo CPF emitido para o falecido e se existem insumos para tal retificação. Havendo insumos, o servidor não removerá o registro da lista de CPFs irregulares.
Dica: O cartório pode verificar em seu livro se houve alguma averbação mais recente na certidão de óbito ou solicitar ao servidor do INSS que verifique se houve alguma atualização posterior nos sistemas do INSS ou na consulta de CPF referente ao falecido.
1.2 Divergência de Nome
Cabe destacar que foram encontradas muitas divergências apenas em letras do nome ou em sobrenomes. Em muitos casos, também aparecem divergências quanto ao nome da mãe. Além disso, em alguns casos, existem campos em branco no SIRC em relação ao nome da mãe, enquanto na base da RFB o nome da mãe está presente.
Existem ainda casos em que foram indicados no campo filiação com o sexo feminino o nome do pai e, neste caso, bastaria a avaliação se o nome da mãe está presente na certidão e alterar para o sexo masculino a filiação com o nome do pai.
Para esses casos específicos, sugerimos:
- Avaliar se o nome está corretamente consignado na certidão de óbito e verificar se não houve erro de digitação no livro de registros e/ou no SIRC. Se for identificado erro de digitação ou indicação incorreta de sexo no campo da filiação, realizar a correção no SIRC e, se necessário, no livro de registros.
- Caso haja dificuldade em certificar o nome do falecido pelo cartório, o servidor do INSS poderá utilizar bases mais atualizadas para verificar a correção do nome. Com concordância do cartório, poderá ser efetuada a retificação no SIRC e/ou no livro de registros pelo usuário do cartório.
- Se o cartório afirmar que o nome está correto em seu livro de registros e no SIRC, deve encaminhar o caso para que o servidor do INSS avalie a remoção da lista de CPFs Irregulares pendentes. A retirada ocorrerá se não houver outros insumos conclusivos sobre os nomes indicados mais atualizados.
- Caso seja constatado que não há nome da mãe registrado, deixar o campo correspondente em branco no SIRC e informar ao servidor do INSS que não há nome registrado. Se o nome do registrado estiver correto conforme a RFB, poderá ser removido da lista de CPFs Irregulares.
Para qualquer outra dúvida pertinente ao caso individual avaliado, que não esteja contemplada nessas orientações, o cartório pode solicitar auxílio ao servidor do INSS.
Solucionar Irregularidade de CPF Duplicado
Para a irregularidade de CPF duplicado, podem ocorrer duas situações: (i) CPF duplicado em registros de óbito da mesma serventia ou (ii) CPF duplicado em registros de óbito de serventias diferentes.
A serventia deve verificar somente os registros sob sua responsabilidade.
Para solucionar a irregularidade de CPF duplicado a serventia deverá:
Os registros de óbito, originários do Sisobi, com irregularidades de CPF duplicado, devem ser corrigidos na funcionalidade “Legado Sisobi” no Sirc Web.
Após localizar o registro mediante busca, selecione a opção “Alterar” na linha correspondente ao registro que deseja alterar. O registro será inteiramente exibido na tela “Editar Registro de Óbito do Sisobi”, com todos os campos editáveis, sendo possível alterar ou excluir o CPF duplicado:
É possível editar todos os campos com inclusão e alteração das datas do registro e do óbito, inclusão, alteração ou exclusão dos dados cadastrais do falecido, documentação do falecido e números dos benefícios no INSS.
Clicar em “Cancelar” para retornar à tela anterior.
Clicar em “Salvar” para prosseguir.
Apresentamos alguns exemplos de CPFs duplicados e um resumo de como solucionar as pendências:
1 – SIRC x Sisobi: Quando as informações dos registros forem iguais, mesmo CPF, mesmo registrado, mesmos Livro/Folha/Termo, nenhuma ação deve ser tomada. No relatório não constarão mais esses casos, eles estão tratados em filtro específico, ou seja, no filtro padrão não retornarão esses casos. Entretanto, deves ser corrigidos os casos de divergências nos dados cadastrais (data nascimento, data de óbito, nome da mãe, etc.), ou ausência desses dados, que deverão constar de acordo com os dados anotados no livro da serventia. Não excluir o registro de nenhum dos sistemas. É importante observar que os dados dos registros, devem ser exatamente iguais, caso se trate do mesmo CPF.
2 – SIRC x Sisobi: Quando as informações dos registros forem diferentes e sejam da mesma serventia, realizar a conferência e manter o CPF no registro correto e retificar o outro registro para excluir o CPF incorreto ou atribuir o CPF correto.
3 – SIRC x Sisobi ou SIRC x SIRC: Caso as informações de registros sejam de Serventias diferentes com o mesmo CPF, e se tratando de registrados diferentes, Livro/Folha/Termo diferentes, realizar a conferência e, não sendo confirmada a titularidade, retificar o registro para excluir o CPF e, se possuir, atribuir o CPF correto. Sendo confirmada a titularidade, manter o campo de número de CPF no registro e não realizar nenhuma ação. A outra serventia será notificada sobre a irregularidade.
4 – Sisobi x Sisobi: Caso sejam apresentados dados da mesma serventia e mesmas informações de registro (dados todos iguais), manter a matrícula com data de inserção mais próxima da data do registro OU a matrícula que tem a informação mais completa (preferencialmente). Se possuir os dados do registrado, pode atualizar o registro mais antigo e excluir o mais recente. Cabe verificar, também, qual CNPJ era mantido à época, dando preferência para este registro.
5 – Sisobi x Sisobi: Caso as informações dos registros tenham o mesmo CPF, mesmo registrado e mesmos Livro/Folha/Termo, com CNS, Município ou GEX diferentes, confirmar se é caso de guarda de acervo para solicitar, à Gerência Executiva do INSS de sua abrangência, acesso ao CNS antigo e proceder a análise para manter a matrícula com data de inserção mais próxima da data do registro OU a que tem a informação mais completa (preferencialmente). Cabe verificar, também, qual CNPJ era mantido à época, dando preferência para este registro. Se possuir os dados do registrado, pode atualizar o registro mais antigo e excluir o mais recente. Não sendo o caso de guarda de acervo, mas de duplicidade de registro em CNS diferentes, conferir se possui os dados desse registro duplicado no acervo da sua CNS. Caso possua, não há ação a ser tomada. Caso não possua esses dados de registro em seu acervo, excluir no Sisobi. A outra serventia também será notificada para saneamento daquele registro.
6 – Sisobi x Sisobi: Caso as informações dos registros tenham o mesmo CPF, mesmo registrado e mesmos Livro/Termo/Folha, sem dados de CNS, Município ou GEX em um dos registros, confirmar se o registro consta no acervo de sua Serventia e solicitar, à Gerência Executiva do INSS de sua abrangência, a atribuição de CNS para o registro sem os dados. Após a atribuição, manter a matrícula com data de inserção mais próxima da data do registro OU a que tem a informação mais completa (preferencialmente). Cabe verificar, também, qual CNPJ era mantido à época, dando preferência para este registro. Se possui os dados do registrado, pode atualizar o registro mais antigo e excluir o mais recente.
7 – Sisobi x Sisobi: Caso as informações dos registros tenham o mesmo CPF para marido e mulher, retificar o registro com CPF de titularidade divergente (geralmente a mulher), pesquisar se houve cadastramento de CPF próprio, incluindo o CPF correto, ou excluindo a informação do CPF incorreto.
Solucionar Irregularidade de CPF de registro com símbolo @ no livro e folha
Na situação em que o CPF irregular – duplicado ou inválido – conste em registro de óbito de fonte Sisobi e a identificação deste possua o símbolo “@” no livro e folha, a serventia deverá proceder a correção da identificação do registro, informando os números do livro, folha e termo corretos, utilizando a funcionalidade Legado Sisobi.
No campo “Identificação do Óbito”, após “Livro / Folha / Termo” consta o ícone “Alterar Identificador do Registro” 
que apresentará a seguinte tela:
O sistema apresentará o alerta sobre as implicações ao realizar a alteração dos campos Livro e/ou Folha e/ou Termo. No lado direito consta o ícone 
que possibilita o cancelamento da alteração do identificador de registro.
É possível editar todos os campos com inclusão e alteração das datas do registro e do óbito, inclusão, alteração ou exclusão dos dados cadastrais do falecido, documentação do falecido e números dos benefícios no INSS.
É importante ressaltar que esses registros foram informados por meio de formulários no sistema anterior ao Sisobi e, posteriormente, migrados para o Sisobi. Na época, não eram coletadas informações de óbito como o número do livro, da folha e do termo. Ao serem migrados para o Sisobi, os campos de livro e folha foram preenchidos com o símbolo “@” e, no campo do termo, foi inserido um número sequencial que não corresponde ao número do livro de registros do cartório.
Clicar em “Cancelar” para retornar à tela anterior.
Clicar em “Salvar” para prosseguir.