Esta funcionalidade, inicialmente, estava disponível apenas na modalidade do sistema on-line (Sirc Web Internet), mas a partir da versão 6 do Sirc foi incluída a possibilidade de inserir ou excluir a declaração de inexistência via webservice, sendo necessário, para tanto, consultar o Manual de Recomendações Técnicas.
Até 17/06/2019, dia imediatamente anterior à publicação da Lei nº 13.846, de 18 de Junho de 2019 (que alterou o artigo 68 da Lei nº 8.212, de 24 de julho de 1991), a Declaração de Inexistência deveria ser obrigatoriamente informada sempre que a Serventia não tivesse lavrado nenhum tipo de registro civil em determinada competência, considerando-se os Livros 1, 2, 3 e 4, ou seja, Nascimentos, Casamentos, e Óbitos. Não havia tal obrigação para os livros 5 (Natimortos) e 7 (Registros Transladados do Exterior).
A partir de 18/06/2019 (publicação da vigência da Lei nº 13.846/2019), a legislação passa a exigir Declaração de Inexistência de Movimento também para Natimortos (Livro 5), bem como para Averbações, Anotações e Retificações.
A Declaração de Inexistência é individualizada por tipo de registro, ou seja, caso a Serventia, numa determinada competência, tenha lavrado apenas registros de Nascimento e Casamento, deve obrigatoriamente apresentar uma Declaração de Inexistência de Movimento para cada um dos outros tipos obrigatórios (se até 17/06/2019, deverá transmitir uma Declaração de Inexistência de Óbito e, se a partir de 18/06/2019, deverá transmitir uma Declaração de Inexistência de Óbito e outra para Natimorto).
A Declaração de Inexistência de Movimento abrange, ainda, a ausência de anotações, averbações e retificações relativas ao tipo de registro a que se relacionam. Significa dizer que, havendo no mês a transmissão de um registro civil ou de uma anotação, averbação, ou retificação relativa a esse tipo de registro, não é necessária a inserção de Declaração de Inexistência para o tipo de registro em questão.
A Lei nº 13.846/2019 também trouxe alteração no prazo para a apresentação da Declaração de Inexistência de Movimento: até 17/06/2019, o prazo era até o dia 10 (dez) do mês subsequente ao que não tivesse sido lavrado nenhum registro de Nascimento, ou Casamento, ou Óbito; já a partir de 18/06/2019, o prazo passou a ser até o 5º (quinto) dia útil do mês subsequente ao mês em que não se tenha lavrado nenhum registro de Nascimento ou Casamento ou Óbito ou Natimorto, ou que não se tenham realizado Averbações, Anotações e Retificações para tais tipos.
Apesar de ser obrigatória a declaração de inexistência a partir de 18/06/2019 para o tipo de registro de Natimorto, a declaração somente necessita ser incluída, caso não tenha ocorrido movimento, a partir da competência de 07/2019, primeiro mês completo após a lei. Além disso, por não ter ocorrido a disponibilização da ferramenta em tempo hábil para inclusão, somente a partir da competência 12/2019 passou a ser apurada a irregularidade de envio fora do prazo para as declarações de inexistência do tipo Natimorto.
O quadro a seguir apresenta, de forma esquematizada, as alterações citadas:
| DECLARAÇÃO DE INEXISTÊNCIA DE MOVIMENTO OBRIGATORIEDADE CASO DE NENHUMA INFORMAÇÃO AO SIRC |
||
|---|---|---|
| ATÉ 17/06/2019 | A PARTIR DE 18/06/2019 | |
| NASCIMENTOS (LIVRO 1) |
Envio obrigatório | Envio obrigatório |
| CASAMENTOS (LIVROS 2 E 3) |
Envio obrigatório | Envio obrigatório |
| ÓBITOS (LIVRO 4) |
Envio obrigatório | Envio obrigatório |
| NATIMORTOS (LIVRO 5) |
Envio dispensado | Envio obrigatório |
| PRAZO | Até o dia 10 (dez) do mês subsequente à ausência de movimento | Até o 5º (quinto) dia útil do mês subsequente à ausência de movimento |
Para o Livro 7 (Registros Transladados do Exterior), não há necessidade de declarar inexistência de movimento.
Nos casos de não movimento no mês, a informação deve constar declarada via webservice (CER ou Sirc Carga) ou no Sirc Web (módulo on-line), conforme os prazos e obrigatoriedades citados na tabela.
A serventia pode inserir ou excluir Declarações de Inexistência, bem como consultar declarações já emitidas.
Com intuito de facilitar alguns fluxos operacionais para os cartórios, Declarações de Inexistência de Movimento podem ser inseridas, excluídas ou restauradas de forma automática pelo sistema em algumas situações.
Exclusão Automática
Quando ocorre o envio de um registro, anotação, averbação ou retificação com a respectiva data de lavratura em uma competência para a qual já exista Declaração de Inexistência de Movimento informada, o sistema exclui essa declaração de forma automática, considerando que, a partir desse envio, passa a existir movimento na competência.
Inclusão Automática
Quando um registro civil recebe a inclusão de uma averbação de cancelamento, anulação ou nulidade, o sistema comanda a exclusão automática desse registro.
Caso esse registro seja o único movimento de determinada competência, ou contenha anotação, averbação ou retificação que o sejam, ocorrerá a inclusão automática de uma Declaração de Inexistência de Movimento.
Isso ocorre porque, com a exclusão automática do último registro, averbação, anotação ou retificação na competência, o cartório passaria a fica irregular e sem possibilidade de enviar nova Declaração de Inexistência de Movimento no prazo. Para contornar essa situação, a Declaração de Inexistência Automática é incluída pelo sistema na competência da lavratura do registro e, se houver, nas competências referentes às anotações, averbações e retificações, com data de envio no primeiro dia da competência.
Restauração Automática
Nas situações em que uma Declaração de Inexistência de Movimento informada pelo cartório é automaticamente excluída conforme as situações relacionadas acima, o sistema comandará sua restauração automática quando ocorrer um dos seguintes eventos que resultem na situação de a competência voltar a ficar sem movimento (exclusão do último movimento da competência):
- Exclusão de termo
- Movimentação de termo (alteração da data de registro para outra competência)
- Movimentação de anotação, averbação ou retificação (alteração da data de lavratura do ato para outra competência)
- Exclusão de termo de outra competência que contenha anotação, averbação ou retificação na competência em questão
- Exclusão de notação, averbação ou retificação (alteração de registro de outra competência excluindo ato na competência em questão)
- Exclusão de termo por averbação de cancelamento
- Exclusão de anotação, averbação ou retificação por averbação de cancelamento de termo de outra competência
Inserir Declaração de Inexistência de Movimento
Para cada tipo de Registro Civil (Nascimento, Casamento, Óbito ou Natimorto) sem lavratura de ao menos um registro naquela competência, nem anotações, averbações ou retificações, a serventia é obrigada a informar esse fato com a inserção de uma Declaração de Inexistência de Movimento, conforme legislação vigente.
A partir da versão 6.4.0 do Sirc, de 27/06/2017, não havia exigência de envio das Declarações de Inexistência para os livros tipo 5 e 7 (respectivamente, livro C-Auxiliar, de Natimorto, e livro E, de Registro do Exterior). A partir de 18/06/2019 (publicação da Lei nº 13.846/2019), a legislação passou a exigir, também, Declaração de Inexistência de Movimento para Natimorto (Livro 5), bem como para Averbações, Anotações e Retificações.
No menu “Funções de Serventia”, ao acessar “Declaração de Inexistência de Movimento”, o sistema apresenta a tela a seguir:
No quadro “Nova Declaração de Inexistência de Movimento”, o usuário deve clicar sobre o botão “Inserir Declaração de Inexistência”. Será apresentada a tela a seguir:
Nessa tela, o usuário deve informar a Competência, preenchendo o mês e o ano em que houve a inexistência de movimento, e clicar no botão “Listar Tipos de Registro”. Com isso, o sistema verificará, para a competência informada, quais tipos de registro são passíveis de receber Declaração de Inexistência, excluindo da lista os tipos de registro que constem movimento ou que já tenham a inexistência declarada.
Após clicar sobre o botão “Listar Tipos de Registro”, o sistema apresentará a seguinte tela:
Deverá ser selecionado os Tipos de Registro que pretende declarar a inexistência de movimento e clicar no botão “Declarar Inexistência”. Uma mensagem de sucesso na inserção é exibida, com os números de protocolo das Declarações recém inseridas:
Caso seja verificado que a competência informada está incorreta, basta clicar no botão “Alterar Competência” (localizado no mesmo lugar do botão “Listar Tipos de Registro”, exibido antes da escolha da competência):
Note que é possível inserir, em um único comando, várias Declarações de Inexistência para a mesma competência, como exemplifica-se nas telas a seguir:
Pesquisar Declaração de Inexistência de Movimento
Para pesquisar Declarações de Inexistência, o usuário deve informar parâmetros de busca nos campos do quadro “Filtros de Pesquisa”:
Existem três formas de pesquisar Declarações de Inexistência:
Como resultado da busca, o sistema apresenta uma tabela contendo as colunas “Número do Protocolo”, “Competência”, “Data Declaração”, “Data de Exclusão”, “Tipo de Registro”, “Situação”, “Consultar” e “Excluir”:
A coluna “Situação” indica se a Declaração de inexistência de movimento está com o status “Vigente” ou “Excluída”:
Consultar Declaração de Inexistência de Movimento
Para consultar informações de uma Declaração de Inexistência de Movimento, basta clicar sobre o ícone “Consultar” 
, na linha da declaração:
Será apresentada nova tela com detalhes da Declaração:
São apresentadas as seguintes informações da Declaração selecionada:
Clicar em “Salvar ou Imprimir Protocolo Gerado” para visualizar o protocolo em formato PDF.
Clicar em “Excluir” para excluir a Declaração, conforme a seção seguinte, Excluir Declaração de Inexistência de Movimento.
Clicar em “Voltar” para retornar à tela anterior.
Excluir Declaração de Inexistência de Movimento
A Declaração de Inexistência de Movimento para uma determinada competência e tipo de registro é automaticamente tornada sem efeito pelo Sistema a partir do momento em que a Serventia realizar a inserção de ao menos um registro civil daquele tipo e para aquela competência. Nesse caso, ao pesquisar a referida Declaração, seu status na coluna “Situação” será “Excluído”:
Ao clicar no ícone “Consultar” , o detalhamento do protocolo apresenta a seguinte mensagem, em vermelho:
Declaração de Inexistência de Movimento excluída automaticamente pela inserção de registro civil, anotação, averbação ou retificação em XX/XX/XXXX às XX:XX:XX
É permitido ainda ao usuário que realize a exclusão manual de uma Declaração de Inexistência previamente inserida, se assim o desejar. Para tanto, há duas opções:
a) Exclusão diretamente pela tela de Pesquisa: Após localizar a Declaração de Inexistência a excluir, clicar sobre o ícone 
na coluna “Excluir”.
O sistema apresentará a tela de confirmação, contendo os dados básicos da Declaração selecionada e a pergunta:
Confirma a exclusão da Declaração de Inexistência de Movimento?
Clique em “Confirmar Exclusão” para efetivar a exclusão.
Clique em “Cancelar” para retornar à tela anterior.
Ao confirmar a ação, o sistema apresentará a mensagem de sucesso, retornando o usuário para a tela anterior:
b) Exclusão na tela de Consulta da Declaração: Após localizar a Declaração de Inexistência que pretende excluir, clicar sobre o ícone da coluna “Consultar”.
O sistema apresentará a tela contendo os dados da Declaração selecionada e o botão “Excluir”:
Ao clicar no botão “Excluir”, o sistema apresentará a tela de confirmação, contendo os dados básicos da Declaração selecionada e a pergunta:
Confirma a exclusão da Declaração de Inexistência de Movimento?
Clique em “Confirmar Exclusão” para efetivar a exclusão.
Clique em “Cancelar” para retornar à tela anterior.
Ao confirmar a ação, o sistema apresentará mensagem de sucesso, retornando o usuário para a tela anterior:
