Regras de Regularidade
Até 17 de junho de 2019, véspera da publicação da Lei nº 13.846, de 18 de junho de 2019 (que alterou o artigo 68 da Lei nº 8.212, de 24 de julho de 1991), a situação de uma serventia perante o SIRC era avaliada com base nos seguintes critérios: o cumprimento do prazo de envio, que deveria ocorrer até o dia 10 do mês subsequente à lavratura (conforme a redação anterior do artigo 68 da Lei nº 8.212/91); a ausência de registros faltantes na sequência dos dados; e, no caso de inexistência de movimentação nos livros 1, 2, 3 e 4 (referentes a nascimentos, casamentos e óbitos), a transmissão das Declarações de Inexistência de Movimento dentro do prazo legal, também até o dia 10 do mês subsequente à ausência de movimentação.
A partir de 18 de junho de 2019, data da publicação da Lei nº 13.846/2019, a situação de uma serventia perante o Sirc passou a considerar o prazo legal de um dia útil para o envio dos registros, conforme a nova redação do artigo 68 da Lei nº 8.212/91. Para municípios sem provedor de internet ou acesso à rede, foi admitido um prazo de até cinco dias úteis.
Além disso, manteve-se a verificação da falta de registros na sequência dos dados, bem como a exigência de envio da Declaração de Inexistência de Movimento nos casos de ausência de registros lavrados na competência. Essa exigência foi ampliada para incluir também os registros de natimortos (livro 5). O prazo para o envio de todas as Declarações de Inexistência de Movimento (nascimento, casamento, óbito e natimorto) foi alterado para o quinto dia útil da competência subsequente à ausência de movimento.
Também a partir de 18 de junho de 2019, tornou-se obrigatória a transmissão, no prazo de um dia útil, das anotações, averbações e retificações realizadas em registros de qualquer um dos Livros, incluindo o Livro 7 (Registros Civis Transladados do Exterior). Para municípios sem provedor de internet ou qualquer meio de acesso à rede, foi admitido um prazo de até cinco dias úteis.
Com isso, fica evidente que as regras relacionadas à situação das serventias passaram por mudanças substanciais a partir da publicação da Lei nº 13.846, de 18 de junho de 2019, conforme sintetizado no quadro a seguir:
ALTERAÇÃO NOS PRAZOS DE ENVIO DECORRENTES DA LEI Nº 13.846/2019 | ||
ASSUNTO | ATÉ 17/06/2019 | A PARTIR DE 18/06/2019 |
Prazo para envio dos registros de Nascimento (Livro 1), Casamento (Livros 2 e 3), Óbito (Livro 4) e Natimorto (Livro 5) e Transladados do Exterior (Livro 7) | Até dia 10 da competência seguinte | Um dia útil (admitindo-se até cinco dias úteis para Serventias em Municípios sem Internet) |
Prazo para envio de Anotações, Averbações e Retificações | Não se exigia o envio | Um dia útil (admitindo-se até cinco dias úteis para Serventias em Municípios sem Internet) |
Prazo para inserir Declaração de Inexistência de Movimento no caso de não ter havido lavratura de registros nem Anotações, Averbações e Retificações de algum dos tipos | Até dia 10 da competência seguinte | Quinto dia útil da competência seguinte |
Exigência de Declaração de Inexistência Também para o tipo de Registro Natimorto | Não se exigia o envio | Quinto dia útil da competência seguinte |
A Lei nº 13.846/2019 também promoveu um substancial avanço ao estabelecer os dados mínimos exigidos para cada tipo de registro:
A redação anterior do art. 68 da Lei nº 8.212/91, listava somente informações relativas aos registros de óbito, sendo exigido a filiação, data e local de nascimento da pessoa falecida, além de, ao menos, mais um documento entre PIS/PASEP/NIT, número de benefício previdenciário, CPF, Carteira de Identidade e órgão emissor, título de eleitor, dados de Certidão Civil de Nascimento ou Casamento, ou Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS.
A seguir tem-se uma tabela sintetizando os dados mínimos exigidos a partir da publicação da Lei nº 13.846/19:
DADOS MÍNIMOS EXIGIDOS PARA CADA TIPO DE REGISTRO CONFORME LEI Nº 13.846/2019 – A PARTIR DE 18/06/2019 |
||||
TIPO DE REGISTRO | DADOS OBRIGATÓRIOS | DADOS OBRIGATÓRIOS, ACASO DISPONÍVEIS | ||
Nascimento | Do registrado: Nome* CPF Sexo Data de nascimento UF/Município de nascimento |
Da filiação: Nome completo CPF Sexo Data de nascimento Naturalidade |
– | |
Casamento | Dos cônjuges: Nome* CPF Sexo Data de nascimento Naturalidade |
Dos cônjuges: PIS/PASEP/NIT Número de benefício RG Título de eleitor CTPS |
||
Óbito | Do falecido: Nome* CPF Sexo Data de nascimento Naturalidade |
Do falecido: PIS/PASEP/NIT Número de benefício RG Título de eleitor CTPS |
||
Natimorto | Do registrado: – |
Da filiação: Nome completo CPF Sexo Data de nascimento Naturalidade |
Do registrado: Nome* CPF Sexo Data de nascimento Naturalidade |
|
*Apesar de o nome do registrado não estar expressamente relacionado naos parágrafos, a Lei menciona que a “relação dos nascimentos, dos casamentos, dos óbitos e dos natimortos”, descrita no art. 68 da Lei n° 8.212/91, refere-se à relação nominal dos registros. |
Diante do exposto, é evidente que a data de 18 de junho de 2019 representa um marco significativo na análise da regularidade da situação das serventias, em razão das mudanças substanciais introduzidas pelas novas exigências legais. Assim, a avaliação da regularidade das serventias pelo SIRC pode ser dividida em dois períodos distintos: até 17 de junho de 2019 (véspera da publicação da Lei nº 13.846/19) e a partir de 18 de junho de 2019 (data de sua publicação).
Regras de Regularidade até 17/06/2019
São consideradas irregularidades pelo SIRC, para períodos até 17/06/2019, (véspera da publicação da Lei nº 13.846/19):
a) Termos Faltantes: Ausência de termos, ou seja, quebra na sequencialidade relativamente aos livros tipo 1, 2, 3 e 4:
b) Envio Fora do Prazo Legal: Refere-se ao envio de registros em data posterior ao prazo estabelecido pela legislação vigente à época. Esse prazo correspondia ao décimo dia do mês imediatamente posterior à lavratura, aplicável aos livros 1, 2, 3 e 4, bem como às declarações de inexistência transmitidas fora desse período. (Essa regra não se aplica a cancelamentos e reversões de cancelamentos):
c) Sem informações de registros e sem declaração de inexistência de movimento: Trata-se de irregularidade decorrente da ausência total de envio de registros de um determinado tipo e de Declaração de Inexistência de Movimento, ou seja, significa que a Serventia não comunicou nenhum registro daquele tipo e também não informou ao SIRC que não houve lavratura daquele registro deste tipo, naquela competência. Não se aplica tal obrigatoriedade aos livros de tipo 5 e 7 até 17/06/2019:
Ressalta-se que, a partir da versão 6.4.0, de 27/06/2017, não se considera a quebra na sequencialidade como irregularidade para o livro 7 (livro E, utilizado pelas serventias que transladam registros civis do exterior). Isso porque o livro 7 abrange vários tipos de registros civis bem como outros tipos de registros como interdições, tutelas que afetam a sequencialidade dos termos a serem informados no SIRC.
Regras de Regularidade a partir de 18/06/2019
São consideradas irregularidades pelo SIRC, para períodos a partir de 18/06/2019 (data da publicação da Lei nº 13.846/19):
- Termos Faltantes: Ausência de termos, ou seja, quebra na sequencialidade relativamente aos livros tipo 1, 2, 3, 4 e 5.
- Envio Fora do Prazo Legal:
- Registros Civis: envio de registro em data posterior à determinada na legislação vigente, ou seja, um dia útil (ou de até cinco dias úteis para Serventias localizadas em Municípios que não dispõem de provedor de conexão à internet ou de qualquer meio de acesso à internet).
- Declaração de Inexistência de Movimento: envio da declaração de inexistência de movimento após o prazo de até o quinto dia útil do mês subsequente. Apesar de ser obrigatório o envio da declaração para o livro 5 (Natimorto) a partir de 18/06/2019, devem ser encaminhadas as declarações de inexistência a partir da competência 07/2019 e o envio fora do prazo está sendo apurado a partir da competência 12/2019.
- Dados obrigatórios ou Justificativa de ausência dos dados: envio de dados obrigatórios após o prazo de um dia útil a partir da lavratura do registro (ou de até cinco dias úteis para Serventias localizadas em Municípios que não dispõem de provedor de conexão à internet ou de qualquer meio de acesso à internet). Apesar de o SIRC ter disponibilizado a consulta dos dados obrigatórios faltantes na versão do dia 04/12/2019, a apuração do envio fora do prazo iniciou a partir de 1º/08/2020.
- Anotações, Averbações e Retificações: envio de informações relativas a anotação, averbação e retificação enviados sem observar o prazo de um dia útil. Para as anotações, averbações e retificações registradas no período de 18/06/2019 até 08/04/2020, foi fixado prazo até 30/12/2020 para envio ao SIRC. Para os averbações, anotações e retificações efetuadas no período de 09/04/2020 até 31/07/2020, foi fixado o prazo até 31/07/2020. Para as averbações, anotações e retificações registradas a partir 1º/08/2020, será considerado o prazo de um dia útil.
- Sem informações de registros e sem declaração de inexistência de movimento: Irregularidade decorrente da ausência total de envio de registros de um determinado tipo e de Declaração de Inexistência de Movimento, ou seja, significa que a Serventia não comunicou nenhum registro daquele tipo e também não informou ao SIRC que não houve lavratura daquele registro deste tipo, naquela competência. Passa a se aplicar também ao livro 5 (Natimortos) a partir de 18/06/2019. Continua dispensada para o livro 7 (Registros Transladados do Exterior). São considerados também movimentos as anotações, averbações e retificações inseridas naquela competência. Não será considerado como movimento a inclusão de justificativa de ausência de termo bem como a reversão da justificativa.
- Dados Obrigatórios Incompletos e Sem Justificativa: Irregularidade decorrente da ausência de um ou mais dados exigidos por lei nos registros de nascimento, casamento, óbito e natimorto, bem como da falta de justificativa quanto a sua ausência.
Atendimento às Pendências e Reflexos em Situação da Serventia por Competência
Pendências são situações identificadas nos Relatórios do sistema que requerem ações do cartório para sua regularização. Exemplos incluem a ausência de um termo na sequência de um livro de registro, que deve ser devidamente inserido ou justificado pela serventia.
No Relatório de Pendências Consolidadas por Data de Apuração, as pendências são atualizadas geralmente uma vez ao dia, após a execução da rotina de atualização. Isso significa que, uma vez atendida, a pendência deixa de ser exibida nesse relatório após uma nova apuração. A Data da Última Apuração de Pendências é apresentada acima da tabela de pendências nesta funcionalidade.
No Relatório de Pendências Atualizadas, as informações são atualizadas quase em tempo real. Dessa maneira, assim que uma pendência é resolvida, ela deixa de constar na consulta poucos instantes depois.
Além disso, na funcionalidade Situação da Serventia por Competência, é possível consultar pendências relacionadas a Registros com Dados Obrigatórios Faltantes sem Justificativa e Termos Faltantes. Entretanto, cumpre observar que, a depender da resolução da pendência dentro do prazo legal, a competência pode ou não ser regularizada.
Atualmente, a funcionalidade Situação da Serventia por Competência classifica uma determinada competência como Regular ou Irregular, dependendo da existência de irregularidades nos registros a ela relacionados. Nesse contexto, o atendimento a uma pendência pode ou não impactar a Situação de Regularidade da Competência, dependendo da natureza da pendência e do momento em que ela for atendida, conforme indicado no quadro a seguir:
POSSIBILIDADE DE REGULARIZAÇÃO | ||
IRREGULARIDADE | MOTIVO | POSSIBILIDADE DE REGULARIZAÇÃO |
Termos Faltantes | Indica que um ou mais termos não foram inseridos no Sirc | → Se os termos faltantes não se tratavam de efetivo registro civil: deve-se justificar a ausência dos termos mediante a funcionalidade Justificativa de Ausência de Termos que altera a situação da competência de Irregular para Regular, caso não haja outros casos de termos faltantes na competência |
→ Se ao menos um dos termos faltantes se trata de efetivo registro civil: o envio tardio desse registro será suficiente para manter a Situação como Irregular, alterando-se a Irregularidade de “Termos Faltantes” para “Envio Fora do Prazo Legal” | ||
Envio Fora do Prazo Legal | Indica que ao menos um (i) registro civil; (ii) anotação, averbação ou retificação; (iii) dado obrigatório ou justificativa ou (iv) a Declaração de Inexistência de Movimento foi incluído(a) após o prazo legal | → Não é possível alterar a Situação de Irregular para Regular, pela natureza da pendência |
Sem informação de registros e sem declaração de inexistência de movimento | Indica que não foi transmitido ao Sirc nenhum registro para aquela competência e Tipo de Registro Civil, tampouco foi inserida Declaração de Inexistência de Movimento | Não é possível alterar a Situação de Irregular para Regular, pois: → Se houve lavratura de ao menos um registro civil para aquela competência e tipo de registro, sua transmissão tardia fatalmente provocará a irregularidade “Envio Fora do Prazo Legal”, que não é sanável. → Se não houve lavratura de nenhum registro civil para aquela competência e tipo de registro, a transmissão tardia da Declaração de Inexistência de Movimento também provocará a irregularidade “Envio Fora do Prazo Legal”, não sanável. |
Registro com dados obrigatórios incompletos e sem justificativa | Indica que não foi informado um ou mais dados obrigatórios por lei (para registros lavrados a partir de 18/06/2019), nem registrada justificativa para tal ausência |
→ O envio do registro de forma completa deve ser realizado dentro do prazo legal.
No caso de competência marcada como Irregular por dados incompletos e sem justificativa, é possível a alteração da situação para Regular através do envio/justificativa de ausência. → A inclusão tardia dos dados obrigatórios, ou a inclusão tardia de justificativa para sua ausência, são consideradas como infrações do tipo “Envio Fora do Prazo Legal”, não sanável. |
O quadro a seguir sintetiza os marcos temporais relativos a irregularidades:
QUADRO DOS MARCOS DAS IRREGULARIDADES NO SIRC | ||
IRREGULARIDADE | MARCO | |
Termos Faltantes | Apuração a partir de 10/12/2015 (com apuração para o tipo de registro Natimorto, livro 5, realizada a partir de 18/06/2019, data da pulicação da Lei 13.846/2019). Sugere-se utilizar filtro a partir de 01/2016 – mês cheio – e, caso seja verificado termos faltantes lavrados a partir de 10/12/2015, deverá incluí-los; | |
Sem informação de registro e sem declaração de inexistência de movimento | Para as competências de 01/2016 até 06/2019 – somente para livros 1, 2, 3 e 4; A partir de 07/2019 – além dos livros 1, 2, 3 e 4, passou a exigido também para natimorto (livro 5). |
|
Dados obrigatórios incompletos e sem Justificativa | Apuração a partir de 18/06/2019. Sugere-se utilizar filtro a partir de 06/2019, desconsiderando os registros lavrados antes de 18/06/2019. | |
Envio Fora do prazo | de Registros | A apuração considera os registros lavrados a partir de 10/12/2015. |
de Dados obrigatórios ou justificava | Consulta disponibilizada em 04/12/2019. Apuração do envio fora do prazo a partir de 1º/08/2020. |
|
de Averbação, anotação e retificação | Para as averbações, anotações e retificações registradas no período de 18/06/2019 até 08/04/2020, foi fixado prazo até 30/12/2020 para envio ao Sirc; Para os registros efetuados no período de 09/04/2020 até 31/07/2020, foi fixado o prazo até 31/07/2020; e Para registros efetuados a partir 1º/08/2020, será apurado o envio fora prazo considerando o prazo de um dia útil. |
|
de Declaração de inexistência de movimento | Para as competências de 01/2016 a 11/2019, a apuração quanto ao envio fora do prazo das declarações de inexistência de movimento era feita somente para os livros 1, 2, 3 e 4; A partir da competência 12/2019 – passou a ser apurado o envio fora do prazo da declaração de inexistência para natimorto (livro 5). |
Vale destacar que, caso não haja nenhum movimento na competência corrente, o sistema mantém a situação Em Aberto até que ocorra algum registro de movimento ou até o término do prazo para a inserção da Declaração de Inexistência de Movimento, quando aplicável.
Por outro lado, se houver movimentação na competência atual, após a execução da rotina diária, o sistema avaliará a regularidade da competência, considerando tanto eventuais pendências quanto envios realizados fora do prazo, caso existam.
Atendimento à Pendência “Termos Faltantes”
A pendência de Termos Faltantes ocorre quando há interrupção na sequência numérica de um livro de registros, ou seja, quando há ausência de termos intermediários. Essa verificação é realizada com base no disposto no art. 7º da Lei nº 6.015/73, que estabelece que os termos devem ser sequenciais e infinitos.
Os termos faltantes são indicados na tela de Situação da Serventia por Competência. É possível consultar os detalhes por meio da tela Consulta à Situação Detalhada da Serventia por Competência, que apresenta apenas os termos faltantes relativos à competência consultada, ou ainda pelas funcionalidades Pendências Consolidadas por Data de Apuração e Pendências Atualizadas, que exibem todos os termos faltantes desde a data definida no filtro.
Para resolver esse tipo de pendência, a Serventia deve:
Para incluir as informações do registro (termo) faltante, o usuário deve seguir as orientações descritas na funcionalidade Inserir Registro de Nascimento, ou Inserir Registro de Casamento, ou Inserir Registro de Óbito ou Natimorto, conforme o tipo de registro ausente.
Para justificar a ausência de um termo que não se refere a um registro civil, o usuário deve seguir as orientações presentes em Justificar Ausência de Termos.
Após a realização de uma das ações descritas, o sistema, em sua próxima Apuração, deixará de identificar a quebra na sequência dos registros transmitidos. Consequentemente, a pendência de Termos Faltantes será eliminada.
Atualmente, o SIRC está configurado para iniciar a verificação de quebra na sequência numérica a partir do termo de menor numeração registrado no sistema. Isso ocorre porque, em tese, esse termo corresponde ao primeiro informado pela Serventia ao iniciar o uso do SIRC.
Por exemplo, se uma Serventia começou a transmitir seus registros de Nascimento (Livro 1) ao SIRC em novembro de 2015 e o primeiro termo informado foi o de número 2.500, o sistema não identificará como ausentes os termos de 1 a 2.499.
Com a publicação da Lei nº 13.846/19, em 18/06/2019, as Serventias passaram a ter a obrigação de enviar as Anotações, Averbações e Retificações realizadas. Consequentemente, elas passaram a ser obrigadas, eventualmente, a inserir os registros antigos aos quais esses atos se referem, uma vez que não é possível enviar tais atos de forma isolada. Vale destacar que anotações, averbações e retificações estão sempre associadas a um registro no SIRC.
Caso os registros não tenham sido enviados a partir de 10/12/2015, a apuração buscará o primeiro registro enviado, mesmo que este seja anterior a essa data.
Exemplo:
O Cartório envia o primeiro termo nº 2.500 ao SIRC, lavrado em 18/06/2017, e, em cumprimento à Lei, inclui o termo 600, com averbação, lavrado em 10/12/1983. O SIRC verificará a existência do termo 2.500 e continuará procurando os termos até 10/12/2015, caso não encontre continuará verificando o intervalo de termo até encontrar o primeiro termo, que no caso é o termo nº 600.
Portanto, o cartório deverá enviar as informações dos registros ocorridos entre 10/12/2015 e 17/06/2015. Caso contrário, será apontado um intervalo de termos faltantes do 601 até o 2.499. Após a inclusão desse período faltante, o sistema não verificará mais o termo 600 na sequência.
Para o correto gerenciamento da pendência de Termos Faltantes é fundamental entender os conceitos de exclusão e justificativa de ausência de termos. As orientações detalhadas sobre como proceder para justificar a ausência de termos estão disponíveis no artigo Justificativa de Ausência dos Termos (clique para consultar o artigo, em nova aba).
Os artigos Fluxograma de Exclusão de Registros e Fluxograma de Justificativa de Ausência dos Termos detalham todos os passos a serem seguidos pelo usuário para a execução de cada uma dessas ações. Caso deseje consultá-los, clique nos links abaixo para ser redirecionado (em novas abas) para os respectivos artigos, na seção Fluxogramas:
Atendimento à Pendência “Sem informação de registros e sem declaração de inexistência de movimento”
A pendência “Sem informação de registros ou sem declaração de inexistência de movimento” ocorre quando a Serventia deixa de inserir no SIRC, para toda a competência, registros, anotações, averbações e retificações de um determinado tipo de registro civil, e também não inclui a Declaração de Inexistência de Movimento. Ou seja, a Serventia não transmite as informações nem declara que, naquele mês, não houve registros a serem enviados.
Nessa situação, o sistema não consegue determinar se a Serventia esqueceu de enviar os registros, anotações, averbações ou retificações, ou se, de fato, não havia nenhum dado a ser transmitido.
Tal pendência é indicada na tela de Situação da Serventia por Competência, e também pode ser consultada através das funcionalidades Pendências Consolidadas por Data de Apuração e Pendências Atualizadas.
Para resolução desse tipo de pendência, a Serventia deve:
Atendimento à Pendência de “Registro com Dados Obrigatórios Incompletos sem Justificativa”
A partir de 18/06/2019, data da publicação da Lei nº 13.846/19, a ausência de dados obrigatórios, bem como a falta de justificativa para essa ausência, passou a ser considerada uma pendência.
Os dados obrigatórios, conforme a legislação, são: