A Situação da Serventia por Competência é uma funcionalidade que permite ao usuário consultar a Situação de Regularidade / Irregularidade da Serventia a cada competência, por tipo de registro civil escolhido (Nascimento, Casamento, Óbito e Natimorto). Permite ainda que o usuário consulte o Histórico da Situação de determinada competência, verificando eventuais mudanças de status decorrentes de alterações de dados realizadas em momento posterior à primeira apuração.
Consultar Situação da Serventia por Competência
A consulta à Situação da Serventia por Competência pode ser realizada de duas formas:
a) Através do Menu “Funções da Serventia / Infrações da Serventia / Situação da Serventia por Competência”:
b) Na tela inicial, através do botão de atalho “Situação da Serventia por Competência”:
Nos dois casos, o usuário é encaminhado para a tela a seguir:
Logo abaixo do título da tela, “Situação da Serventia por Competência”, o sistema apresenta a mensagem:
As informações do livro 7 são consideradas somente para fins de movimentação, não sendo apuradas eventuais irregularidades.
Atenção!
Até 17 de junho de 2019, véspera da publicação da Lei nº 13.846/2019, o sistema não considerava como irregularidade a ausência de movimentação no Livro 5 (Natimortos). Nessa situação, apenas as irregularidades classificadas como “Termos Faltantes” e “Envio Fora do Prazo Legal” poderiam gerar a marcação de irregularidade nos registros do Livro 5.
Em relação ao Livro 7 (Registros Transladados do Exterior), nenhuma irregularidade é considerada.
No entanto, é importante destacar que os registros civis transladados no Livro 7 também são utilizados para a concessão de direitos, o que reforça a importância do envio dessas informações ao SIRC.
Atualmente, a funcionalidade Situação da Serventia por Competência disponibiliza ao usuário a situação de regularidade da Serventia desde o seu primeiro envio de informação por período de competências e tipo de registro. Permite, também, consultar a lista de irregularidades consolidadas a partir da competência 01/2016.
Na tela inicial, são apresentadas as seguintes informações:
Código da Serventia: Número CNS do Registro Civil de Pessoas Naturais, com seis dígitos;
Nome oficial: Nome da Serventia conforme apresentado no site do Conselho Nacional de Justiça;
Competência da primeira movimentação / última movimentação: Indica os meses para os quais consta o primeiro e último movimento (registros lavrados, declaração de inexistência, averbações, anotações e retificações) da serventia dentro do SIRC;
Data da Última Apuração: A Data e Hora da Última Atualização indica o momento em que o sistema atualizou as informações utilizadas para classificar competências como regulares ou irregulares. A rotina de apuração é um procedimento periódico de varredura do sistema, projetado para atualizar os dados utilizados em funcionalidades de forma consolidada. Essas rotinas internas (jobs de apuração) realizam uma análise completa da base de dados, garantindo a atualização e o incremento dos relatórios vinculados às funcionalidades dependentes dessa ação. Para identificar quais funcionalidades dependem das rotinas de apuração, o usuário deve observar a presença da informação Data da Última Apuração, geralmente localizada acima das tabelas de resultados nas pesquisas.
Situação da Serventia na Última Competência: Apresenta a situação da serventia exclusivamente na última competência. É importante destacar que, mesmo que o status exibido seja “regular” ou “em aberto”, isso não implica ausência de irregularidades em competências anteriores. O status mostrado nesta tela reflete apenas a situação da competência atual.
Caso a execução da Rotina de Apuração ainda não esteja concluída, a tela exibirá o quadro “Apuração em execução”, apresentando a data e hora do início da apuração (que ocorre diariamente) e a fase em que se encontra:
Atenção!
O quadro Apuração em Execução não é exibido quando a rotina de irregularidade já foi concluída. Para verificar quando ocorreu a última apuração completa, consulte a informação disponível no campo Data da Última Apuração.
Atenção!
O horário indicado no campo Data da Última Apuração corresponde ao momento em que a rotina de apuração de irregularidades foi iniciada. Por segurança, recomenda-se considerar que somente as ações realizadas antes dessa data e hora estarão refletidas nos relatórios gerados por essa rotina.
O quadro Pendências Consolidadas oferece um link para a consulta de todas as pendências da serventia a partir de 01/2016. Vale lembrar que 10/12/2015 foi estabelecida como a data limite para o início da utilização do SIRC.
Ao clicar nesse link, o usuário é redirecionado para a funcionalidade Pendências Consolidadas por Data de Apuração, e apresentará a tela “Consulta Sumarizada de Pendências Consolidadas da Serventia”, com o campo “Competência Inicial” automaticamente preenchido com o valor “01/2016” (recomenda-se manter esse valor):
Esta tela é a mesma apresentada pela funcionalidade Pendências Consolidadas por Data de Apuração.
O quadro Inserção ou remoção de dias não trabalhados com impacto em infrações, quando for o caso, será exibido logo abaixo:
Atenção!
O quadro Inserção ou Remoção de Dias Não Trabalhados com Impacto em Infrações é apresentado de forma personalizada para cada cartório. Isso ocorre porque nem sempre uma data cadastrada como dia útil ou não útil no sistema de cadastro dos dias não úteis (SDC) impactará, de fato, a situação de regularidade de registros civis previamente apurada.
Em outras palavras, mesmo que uma data tenha sido registrada como dia útil ou não útil na tabela SDC e o cartório esteja dentro da abrangência informada (municipal, estadual ou nacional), essa data será exibida apenas para o cartório cuja situação de regularidade foi alterada em decorrência dessa inserção ou remoção.
Por exemplo, imagine um cartório que estava indicado como irregular no SIRC porque encaminhou um registro fora do prazo permitido (dois dias úteis após a lavratura). No entanto, verificou-se que um desses dias era um feriado que ainda não havia sido cadastrado no SDC. Após o servidor do INSS realizar o cadastro desse feriado no SDC, o SIRC executará novamente a rotina de apuração, considerando o feriado informado. Isso resultará na alteração da condição do cartório para regular. Nesse caso, o feriado que impactou a regularidade será exibido no quadro mencionado, evidenciando sua influência na retificação da irregularidade previamente apurada.
Como consequência, é possível que dois cartórios localizados no mesmo município apresentem divergências nessa informação. Isso pode ocorrer se, por exemplo, a inclusão de uma data como dia útil ou não útil no SDC alterou a situação de regularidade previamente apurada para um cartório, mas não para o outro.
Atenção!
O quadro Inserção ou remoção de dias não trabalhados com impacto em infrações apresenta somente dias úteis ou não úteis inseridos no Sistema de Cadastro de dias Não Úteis – SDC que efetivamente impactaram na situação de regularidade de registros que já haviam sido apuradas anteriormente e, na coluna Registros Civis Impactados, informa somente os tipos de livros de registros que de fato sofreram alteração da situação de sua regularidade previamente apurada.
No quadro de Intervalo de Competências, para consultar a situação de regularidade em uma ou mais competências, o usuário deve informar:
Tipo de Registro: Nascimento, Casamento, Óbito e Natimorto;
Competência Inicial e Competência Final: Informar em formato MM/AAAA, mediante digitação, ou clicando-se sobre o ícone de calendário ao lado;
Clique em “Buscar” para realizar a consulta.
Clique em “Voltar” para retornar à tela inicial do sistema.
O sistema retorna uma tabela como a da imagem a seguir:
São apresentados pela tabela os seguintes dados, para cada competência:
Total de Registros Lavrados: indica quantos registros lavrados constam informados ao sistema, conforme o tipo de registro escolhido na consulta, até a última apuração, para aquela competência;
Data de Declaração de Inexistência de Movimento: indica a data ou ausência deste tipo de declaração para aquela competência, conforme o tipo de registro escolhido na consulta, até a última apuração;
Total de Anotações, Averbações e Retificações: indica a quantidade de anotações, averbações e retificações incluídas para cada competência, conforme o tipo de registro escolhido na consulta, até a última apuração;
Irregularidades: aponta quais tipos de irregularidade, caso existam, estão causando a marcação como Irregular para aquela competência, conforme o tipo de registro escolhido na consulta;
Situação: Informa, para competências a partir de 12/2016, situação Regular (ícone verde), ou Irregular (ícone vermelho), conforme presença ou ausência de irregularidade na coluna anterior, a depender do tipo de registro escolhido na consulta;
Consultar: link para detalhar a competência do tipo de registro escolhido e consultar mais informações;
Histórico: link para consultar o histórico de ações que eventualmente tenha alterado a situação da serventia de Regular para Irregular, ou vice-versa na competência escolhida.
Consulta à Situação Detalhada da Serventia por Competência
Clicando sobre o ícone “Consultar”, o usuário é direcionado à tela “Situação Detalhada da Serventia por Competência”.
Nesta consulta são apresentados dois quadros de quantificadores a depender do tipo de registro previamente selecionado e exclusivamente em relação a competência indicada: (i) de registros e (ii) de Anotações, Averbações e Retificações.
No primeiro quadro – de Registros –, os quantificadores são: termos lavrados dentro e fora do prazo, termos cancelados (ou seja, com justificativa de ausência inserida), revertidos (ou seja com a justificativa de ausência revertida), faltantes e excluídos, registros com dados obrigatórios faltantes com justificativa e sem justificativa, além de registros com dados obrigatórios ou justificativa enviados fora do prazo.
No segundo quadro – de Anotações, Averbações e Retificações –, os quantificadores são: anotações dentro e fora do prazo, averbações dentro e fora do prazo e retificações dentro e fora do prazo.
Quando houver ao menos um registro nos quadros, é possível clicar sobre o número e detalhar quais registros se referem aquele indicador.
Abaixo dos dois quadros de quantificadores, o sistema mostra um terceiro quadro indicando o número do último termo da competência anterior, além do primeiro e último termos relativos à competência detalhada:
Cada linha dos quadros em formato de tabela representa um tipo de livro e acervo, se for o caso. Além disso, os quantificadores e termos exibidos levam em conta a data da última apuração das irregularidades indicada logo acima da tabela.
Havendo irregularidades na competência detalhada, estas serão exibidas logo abaixo dos quantificadores e informações de primeiro e último termo enviados:
Note que é possível consultar os detalhes dos termos incluídos nos quadros de irregularidades, clicando no botão “Consultar”, disponível na última coluna de cada tabela.
Clique em “Salvar ou Imprimir o Relatório Gerado” para gerar um arquivo com as informações da tela.
Clique em “Voltar” para retornar à tela anterior.
Consulta ao Histórico de Situação da Competência
Clicando sobre o ícone “Histórico”, o usuário é direcionado à tela “Histórico da Situação de Serventia por Competência”:
Apresenta-se, nesta consulta, a situação atual daquela competência (primeiro quadro), e, se for o caso, a sequência de alterações na situação de regularidade (segundo quadro). As alterações de situação Regular para Irregular são acompanhadas da informação de irregularidade correspondente, na coluna “Infrações”. Já as alterações de situação Irregular para Regular, por sua própria natureza, não apresentam informação de infração. Através do botão Consultar é possível visualizar detalhes da infração descrita, ou da situação regular informada:
Clique em “Salvar ou Imprimir o Relatório Gerado” para gerar um arquivo com as informações da tela.
Clique em “Voltar” para retornar à tela anterior.
A compreensão do funcionamento do Histórico auxilia o usuário do sistema a rastrear ocorrências relacionadas a mudanças de situação de regularidade, sendo uma importante ferramenta de gestão.
Atenção!
O Histórico é atualizado somente quando, no momento de nova Apuração, o sistema detectar algum tipo de ação que provoque alteração na Situação de Regularidade da Competência.