Qualidade do Preenchimento dos Dados Obrigatórios

Com a publicação da Lei nº 13.846, de 18/06/2019, as Serventias passaram a serem obrigadas à inclusão de dados mínimos para cada tipo de registro civil, conforme sintetiza-se no quadro a seguir:

DADOS MÍNIMOS EXIGIDOS PARA CADA TIPO DE REGISTRO CONFORME LEI Nº 13.846/2019 – A PARTIR DE 18/06/2019
TIPO DE REGISTRO	DADOS OBRIGATÓRIOS		DADOS OBRIGATÓRIOS, ACASO DISPONÍVEIS
Nascimento	Do registrado: Nome (*) CPF Sexo Data de nascimento UF/Município de nascimento	Da filiação: Nome completo CPF Sexo Data de nascimento Naturalidade	–
Casamento	Dos cônjuges: Nome (*) CPF Sexo Data de nascimento Naturalidade		Dos cônjuges: PIS/Pasep/NIT Número de benefício RG Título de eleitor CTPS
Óbito	Do falecido: Nome (*) CPF Sexo Data de nascimento Naturalidade		Do falecido: PIS/Pasep/NIT Número de benefício RG Título de eleitor CTPS
Natimorto	Do registrado: –	Da filiação: Nome completo CPF Sexo Data de nascimento Naturalidade	Do registrado**: Nome (*) CPF Sexo Data de nascimento Naturalidade
* Apesar de o nome do registrado não estar expressamente relacionado nos parágrafos, a Lei menciona que “a relação dos nascimentos, dos casamentos, dos óbitos e dos natimortos”, descrita no art. 68 da Lei n° 8.212/91, refere-se à relação nominal dos registros.
** No texto legal, CPF, Sexo, Data e Local de Nascimento são obrigatórios para o natimorto (registrado). No entanto, em razão das várias exceções existentes, optou-se por não exigir esses dados de forma obrigatória no Sirc.

Atenção!

Apesar de a lei não mais exigir como obrigatória a informação de dados relativos à filiação do falecido, estas são extremamente importantes para fins de cessação de benefícios junto ao INSS, visto que o nome da mãe é critério básico de batimento. Assim, é muito importante que a Serventia informe o nome e sexo das filiações, sempre que disponível, para evitar recebimentos indevidos de benefícios após o óbito.

Atenção!

A previsão legal dos dados indicados como “obrigatórios, acaso disponíveis” significa que, caso o dado seja apresentado ao registrador civil durante a lavratura, ou esteja disponível mediante consulta a sistemas eletrônicos, o mesmo deve ser obrigatoriamente informado ao Sirc.

Com o intuito de auxiliar o acompanhamento da qualidade do envio das informações ao Sirc, foi desenvolvida a funcionalidade “Qualidade do Preenchimento dos Dados Obrigatórios”, que possui atualização on-line, tornando-a ainda mais útil:

Logo na parte superior da tela inicial da funcionalidade, o sistema exibe mensagem ressaltando que os resultados obtidos na pesquisa fazem referência ao status atual do registro, o que quer dizer que todas as atualizações efetuadas no registro civil no Sirc estão sendo consideradas. Além disso, traz a informação de que nem todos os dados faltantes apontados nessa funcionalidade serão considerados para fins de apuração de infrações:

Atenção!

A funcionalidade de “Qualidade de Preenchimento de Dados Obrigatórios” traz resultados mais abrangentes do que a funcionalidade “Pendências Consolidadas da Serventia”, além de ser atualizado de forma on-line, enquanto que a funcionalidade de Pendências Consolidadas depende de apuração das pendências para atualizar o quadro de Dados Obrigatórios Incompletos e sem Justificativa. O relatório da qualidade diz respeito ao preenchimento do dado eleito no filtro dessa funcionalidade. Nas Pendências Consolidadas apura-se que esse dado faltante está em desconformidade com o art. 68 da Lei nº 8.212/91, alterado pela Lei nº 13.846/19.

Atenção!

A funcionalidade “Qualidade de Preenchimento de Dados Obrigatórios” utiliza, como padrão, a data de 10 de dezembro de 2015 como início da lavratura. No entanto, os cartórios têm a opção de alterar essa data para o dia do envio do arquivo, permitindo o controle do que foi encaminhado naquele dia, ou ajustar para outro período, como a data de publicação da Lei nº 13.846, de 18 de junho de 2019, conforme desejarem.

Atenção!

Caso seja encaminhado um arquivo com as informações pelo cartório sem a justificativa, posteriormente a justificativa inserida (em outra versão), o SIRC sobrepõe essa informação pela que foi versão encaminhada pelo arquivo, excluindo a justificativa. Assim quando do envio de uma versão nova por qualquer meio de envio, a justificativa também deve ser encaminhada.

As consultas podem ser feitas mediante os seguintes parâmetros:

O quadro “Informações Obrigatórias não Preenchidas”, inicialmente, apresenta a mensagem a seguir:

Isto ocorre porque as informações obrigatórias dependem do tipo de registro escolhido: Nascimento, Casamento, Óbito (Livro 4) ou Natimorto (Livro 5).

Sendo selecionado o tipo de registro Nascimento, a tela apresentada é:

Sendo selecionado o tipo de registro Casamento, a tela apresentada é:

Sendo selecionado o tipo de registro Óbito (Livro 4), a tela apresentada é:

E, sendo selecionado o tipo de registro Natimorto (Livro 5), a tela apresentada é:

Atenção!

Os campos nome e sexo da filiação para os registros de Óbitos (livro 4), apesar de constarem como informação obrigatória na funcionalidade de “Qualidade de Preenchimento dos Dados Obrigatórios”, não são considerados para fins de infração e eventual penalização a partir de 18/06/2019. O art. 68 da Lei nº 8.212/91, em sua redação anterior, consideravam dados obrigatórios.

Atenção!

Nesta funcionalidade, para o Natimorto (livro 5), não são indicados os campos nome e CPF do registrado, haja vista não ser comum a inclusão do nome nem a realização da inscrição no CPF para esses casos. Consequentemente, não serão considerados para fins de qualificação de dados do registro. Além disso, os demais dados do registrado, quais sejam, sexo, data de nascimento e naturalidade, não são considerados para fins de infração, sendo utilizados para fins de qualificação dos dados do registro. Importa ressaltar que são dados importantes, se registrados no livro, uma vez que geram direitos à sua filiação.

Na consulta, os filtros estão previamente marcados com os indicadores das informações faltantes contidos na lei. Assim, basta selecionar o “tipo de registro” e clicar em “buscar” e o resultado apresentará, considerando-se o tipo de registro escolhido, as informações necessárias para justificar ou complementar as informações, conforme o caso.

Para limpar totalmente a seleção, basta clicar sobre o botão “Marcar/Desmarcar Todas as Informações não Preenchidas”.

Quanto ao critério de busca, o usuário pode optar pela opção de “Todas as informações selecionadas (E)”, que trará os registros com ausência de todos os campos selecionados. No caso de escolha da opção “Pelo menos uma das informações selecionadas (OU)”, o resultado apresenta os registros para os quais esteja ausente pelo menos um dos campos selecionados (ou todos, no caso de uma pesquisa mais abrangente):

Na tela a seguir, temos um exemplo de consulta na qual o usuário solicita a busca pelos registros de Óbito (Livro 4) para os quais não tenha sido preenchido o CPF do falecido:

Como resultado, o sistema retorna todos os registros do tipo escolhido para os quais a informação obrigatória selecionada esteja ausente, havendo ou não outras informações obrigatórias faltantes.

Caso o usuário não selecione nenhum campo obrigatório, o sistema retornará todos os registro daquele tipo para os quais não há pendência de nenhum documento (ou seja, regulares):

Ao realizar consulta na “Qualidade do Preenchimento dos Dados Obrigatórios”, quando selecionada alguma das opções, não sendo localizado nenhum registro, o sistema apresentará “Alerta” no início da tela informando “A pesquisa não retornou resultados”.

Atenção!

Diferente dos filtros “Origem” e “Captação”, que fazem referência à versão de inserção, as colunas “Origem” e “Captação” da tabela de resultados de pesquisa referem-se à última versão do registro. Assim, caso o registro tenha sido inserido e, posteriormente, alterado, as referidas colunas serão preenchidas com as informações da versão de alteração.

Quando realizada a busca pelos filtros indicados na funcionalidade de “Qualidade de Preenchimento de Dados Obrigatórios”, o usuário pode clicar sobre o ícone na coluna “Consultar” para detalhar o registro apontado na consulta.

Após realizar a busca dos registros, o usuário tem a possibilidade de realizar as ações necessárias para sanar as pendências relacionadas aos dados obrigatórios não informados sem precisar sair da funcionalidade. Para tanto, basta clicar no ícone disponível na coluna “Alterar” e inserir dados faltantes ou a justificativa, seguindo as mesmas orientações descritas nos itens Alterar um Registro de Nascimento, Alterar um Registro de Casamento ou Alterar um Registro de Óbito ou Natimorto.

Como exemplo, demonstraremos a complementação do termo 200, listado acima, incluindo os dados de CPF e Naturalidade, que aparecem como faltantes.

Após selecionar o ícone “Alterar”, o SIRC direciona para a tela de alteração, na qual devem ser feitas as complementações necessárias, conforme telas a seguir:

Ao selecionar o botão “salvar” e confirmar os dados ignorados, o sistema retorna a mensagem de sucesso da alteração e atualiza o resultado da busca dos registros com Dados Obrigatórios Não Preenchidos. Antes da complementação de dados do termo 200 haviam, na lista, 9 registros e após a complementação passou a exibir somente 8 registros com dados obrigatórios faltantes, pois deixou de relacionar o termo 200.

Caso houvesse algum dado obrigatório faltante, o usuário poderia, na mesma tela de alteração, antes de Salvar, incluir a justificativa selecionando um dos itens da tabela ou descrevendo o motivo da ausência da informação.

A justificativa para a ausência dos dados faltantes pode ser incluída também pelo botão “Justificar Selecionados”, após seleção dos termos a serem justificados na última coluna da tabela de resultados de busca. Nessa opção, o usuário terá a possibilidade de justificar mais de um registro ao mesmo tempo:

Somente será possível marcar os registros que ainda não possuam justificativa para a ausência de dados obrigatórios. Na coluna “Justificativa(Dados Obrigatórios)”, o usuário pode verificar se já existe ou não justificativa para determinado registro.

A seleção poderá ser individual para um ou mais registros, ou poderá ser para todos, usando-se a opção Marcar/Desmarcar Todos.

Atenção!

A justificativa para a ausência de dados deve ser cuidadosamente analisada e só deve ser encaminhada quando o dado em questão realmente não constar no registro. Portanto, o uso da justificativa para registros em lote deve ser feito com cautela, para evitar justificar indevidamente a falta de dados que a serventia possua.

Após selecionar os registros e clicar no botão “Justificar Selecionados”, o Sirc direcionará para a tela de inclusão da justificativa, apresentando uma tabela de justificativas, onde poderá ser selecionada a justificativa correspondente e/ou a inclusão de texto para a justificativa:

Tendo selecionada a justificativa correspondente, ou inserido o texto da justificativa, para a ausência dos dados obrigatórios, clicar no botão “Confirmar Justificativa”, assim o sistema retornará para a tela de busca e exibirá a mensagem de sucesso.

O quadro de resultado da busca, após atualizado, apresentará na coluna “Justificativa” a palavra “Sim”, no entanto, os termos atualizados ainda constarão na tabela de resultados, visto que o dado obrigatório continua faltante, porém a inserção de justificativa afasta o enquadramento como infração e, consequentemente, eventual penalização da serventia.

A qualquer momento, o usuário pode clicar em “Gerar Relatório” para salvar as informações da tela em documento.

Atenção!

A complementação dos dados obrigatórios faltantes ou inclusão de justificativa fora do prazo legal, que é de 1 (um) dia útil contado da data de lavratura do registro, implicará na atribuição de situação Irregular para a Competência de lavratura do registro correspondente nas informações fornecidas pela funcionalidade Situação da Serventia por Competência, pelo motivo “Envio Fora do Prazo”, razão pela qual deve a serventia verificar as pendências diariamente.

Atenção!

Caso seja encaminhado um arquivo com as informações pelo cartório sem a justificativa, posteriormente a justificativa inserida (em outra versão), o SIRC sobrepõe essa informação pela que foi versão encaminhada pelo arquivo, excluindo a justificativa. Assim quando do envio de uma versão nova por qualquer meio de envio, a justificativa também deve ser encaminhada.