Anotações, Averbações e Retificações em Registro de Casamento

Anotações, Averbações e Retificações em Registros de Casamento

A partir de 18/06/2019, data da publicação da Lei nº 13.846/2019 (que alterou o artigo 68 da Lei nº 8.212, de 24 de julho de 1991) tornou-se obrigatório o envio das averbações, anotações e retificações registradas na Serventia, no prazo de até um dia útil, autorizando-se que o envio ocorra em até cinco dias úteis nos casos de municípios que não possuam acesso à Internet.

Averbação é qualquer ato ou fato que modifique o conteúdo de um registro. O Oficial de Registro Civil deve realizar a averbação à margem direita do assento, espaço reservado especificamente para o ato. Alguns casos podem ser realizados diretamente no Cartório de Registro Civil, mas outros exigem decisão judicial para serem completados.

Anotação, diferentemente da averbação, dispensa a necessidade de solicitação da parte e é feita sempre que há um registro subsequente ao registro anterior, como forma de atualização da vida civil do cidadão. Bons exemplos são as anotações do casamento no registro de nascimento, e do óbito nos registros de nascimento e casamento.

Retificação é o ato de corrigir algum erro presente no registro, como erros de grafia. Na maioria dos casos, o erro é de fácil evidência e comprovação e, por isso, a retificação pode ser solicitada pelo próprio registrado, diretamente em cartório.

A inclusão de anotações, averbações e retificações em registros de casamento pode ser feita, atualmente, de duas formas:

Por qualquer uma dessas vias, o usuário acessa o quadro “Anotações, Averbações e Retificações”, através do qual pode inserir um desses três tipos mediante os botões de “Adicionar” apresentados:

Atenção!

A Lei nº 13.846/2019 tornou obrigatório o envio das averbações, anotações e retificações registradas na Serventia a partir de 18/06/2019, data de sua publicação. Decorre dessa obrigação o envio do respectivo registro, mesmo os mais antigos, visto que inexiste a possibilidade de enviar para o SIRC somente a averbação, anotação ou retificação. Assim, independente da data de lavratura do registro, todas as averbações, anotações e retificações registradas no livro da Serventia a partir de 18/06/2019 devem ser informadas no SIRC.

Atenção!

A inclusão de um registro antigo deve ser feita com todas as averbações, anotações e retificações que possua, uma vez que são parte integrante do registro.

Atenção!

Em se tratando de averbação protegida por sigilo judicial, na inclusão da averbação no SIRC, a serventia deverá selecionar a opção “Outros” no campo “Motivo” e informar que se trata de Sigilo Judicial no campo “Complemento”, inserindo ou alterando o campo que foi atualizado em decorrência da referida averbação.

Por exemplo, caso se trate de averbação sobre “alteração de sexo”, e seja classificada como sigilosa, ela deverá ser inserida como motivo “Outros”; entretanto, deve ser atualizado o campo do sexo no referido registro no SIRC.

Atenção!

A inclusão de averbação com motivo “Cancelamento” já dispara comando automático para exclusão e justificativa da ausência do termo, não sendo necessário utilizar a funcionalidade “Justificar Ausência de Termos” disponível no Menu “Funções de Serventia”.

Para inserir uma anotação, ao clicar no botão “Adicionar Anotação”, o sistema apresentará o quadro “Anotação 1”:

Para anotações em registros de casamento, devem ser informados os seguintes dados:

a) Data da Anotação: data em que a anotação foi registrada no livro da serventia – observar Regras Gerais para Inserção de Datas;

b) Motivo: escolher entre os motivos:

c) Matrícula: Informar a matrícula relacionada à anotação, caso exista. No caso de registros sem matrícula, os dados da certidão anotada podem ser digitados no campo “Complemento”.

d) Complemento: Digitar as informações relevantes referentes à anotação.

Para incluir mais anotações, clique novamente no botão “Adicionar Anotação”. Podem ser inseridas simultaneamente quantas anotações forem necessárias. Todas serão apresentadas na tela com números de ordem sequencial (Anotação 1, Anotação 2, etc.).

Também é possível inserir, simultaneamente, anotações, averbações e retificações.

Para cancelar a inserção de uma ou mais anotações, utilizar o botão “Remover Anotação” no rodapé da anotação a ser cancelada.

Para efetivar a inserção da anotação, basta salvar o registro (na inserção de novo registro de casamento) ou salvar as alterações (na alteração de registro de casamento já existente).

Ao consultar o registro, a anotação pode ser localizada no quadro “Anotações, Averbações e Retificações”, ao final do registro. Para excluir uma anotação já salva, utilizar a opção “Alteração”, clicar sobre o botão “Remover Anotação” no rodapé da anotação a ser excluída e salvar o registro.

Para inserir uma averbação, ao clicar no botão “Adicionar Averbação”, o sistema apresentará o quadro “Averbação 1”:

Para averbações em registros de casamento, devem ser informados os seguintes dados:

a) Data da Averbação: data em que a averbação foi registrada no livro da serventia – observar Regras Gerais para Inserção de Datas;

b) Motivo: escolher entre os motivos:

c) Data do Motivo: data da ocorrência do fato que enseja a averbação (por exemplo, no caso de conversão de separação em divórcio, será a data dessa conversão); na maioria das vezes coincide com a data da averbação – observar Regras Gerais para Inserção de Datas;

d) Número do Processo Judicial: informar o número do processo judicial caso a averbação decorra desse tipo de ação;

e) Data da Sentença: informar a data da sentença judicial caso a averbação decorra desse tipo de ação – observar Regras Gerais para Inserção de Datas.

Para incluir mais averbações, clique novamente no botão “Adicionar Averbação”. Podem ser inseridas simultaneamente quantas averbações forem necessárias. Todas serão apresentadas na tela com números de ordem sequencial (Averbação 1, Averbação 2, etc.).

Também é possível inserir, simultaneamente, anotações, averbações e retificações.

Para cancelar a inserção de uma ou mais averbações, utilizar o botão “Remover Averbação” no rodapé da averbação a ser cancelada.

Para efetivar a inserção da averbação, basta salvar o registro (na inserção de novo registro de casamento) ou salvar as alterações (na alteração de registro de casamento já existente).

Ao consultar o registro, a averbação pode ser localizada no quadro “Anotações, Averbações e Retificações”, ao final do registro. Para excluir uma averbação já salva, utilizar a opção “Alteração”, clicar sobre o botão “Remover Averbação” no rodapé da averbação a ser excluída e salvar o registro.

Atenção!

A inclusão de averbação com motivo “Cancelamento” já dispara comando automático para exclusão e justificativa da ausência do termo, não sendo necessário utilizar a funcionalidade “Justificar Ausência de Termos”, disponível no Menu “Funções de Serventia”.

Para inserir uma retificação, ao clicar no botão “Adicionar Retificação”, o sistema apresentará o quadro “Retificação 1”:

Atenção!

Retificação é o ato de alterar uma ou mais informações no registro da Serventia. Para a simples correção de erro de digitação (a informação está incorreta apenas no SIRC, mas correta no registro da Serventia), basta alterar o campo correspondente, não sendo necessária a inclusão de uma Retificação.

Para retificações em registros de casamento, devem ser informados os seguintes dados:

a) Data da Retificação: data em que a retificação foi registrada no livro da serventia – observar Regras Gerais para Inserção de Datas;

b) Número do Processo Judicial: informar o número do processo judicial caso a retificação decorra desse tipo de ação;

c) Data da Sentença: informar a data da sentença judicial caso a retificação decorra desse tipo de ação – observar Regras Gerais para Inserção de Datas.

Para incluir mais retificações, clique novamente no botão “Adicionar Retificação”. Podem ser inseridas simultaneamente quantas retificações forem necessárias. Todas serão apresentadas na tela com números de ordem sequencial (Retificação 1, Retificação 2, etc.).

Também é possível inserir, simultaneamente, anotações, averbações e retificações.

Para cancelar a inserção de uma ou mais retificações, utilizar o botão “Remover Retificação” no rodapé da retificação a ser cancelada.

Atenção!

Tal como alertado pela mensagem em fundo azul, a Retificação deve ser obrigatoriamente acompanhada da alteração do(s) campos(s) que retificar, ou então deve-se informar, no campo Complemento, o motivo de não ter sido alterado nenhum campo. O sistema não permite salvar a inclusão da Retificação sem a realização de uma dessas duas ações.

Para efetivar a inserção da retificação, basta salvar o registro (na inserção de novo registro de casamento) ou salvar as alterações (na alteração de registro de casamento já existente).

Ao consultar o registro, a retificação pode ser localizada no quadro “Anotações, Averbações e Retificações”, ao final do registro. Para excluir uma retificação já salva, utilizar a opção “Alteração”, clicar sobre o botão “Remover Retificação” no rodapé da retificação a ser excluída e salvar o registro.

Atenção!

A inclusão, alteração ou exclusão de anotações, averbações e retificações está disponível no SIRC Web (módulo on-line) desde 25/06/2019 e via arquivo/webservice desde 09/04/2020. Para encaminhamento via webservice, a serventia deve observar as adequações do layout do arquivo de envio, conforme dicionário de dados disponibilizado no Manual de Recomendações Técnicas. Ao encaminhar qualquer alteração posterior no registro, por arquivo, devem ser enviadas todas as informações de anotações, retificações e averbações encaminhadas anteriormente.