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Guia Sirc - Servidores #RESTRITO#

Regras de Regularidade e Atendimento a Pendências

Até 17/06/2019, dia imediatamente anterior à publicação da Lei nº 13.846, de 18 de Junho de 2019 (que alterou o artigo 68 da Lei nº 8.212, de 24 de julho de 1991), a Situação de uma serventia perante o Sirc levava em consideração se o prazo de envio havia sido atendido – até o dia 10 da competência subsequente à da lavratura (antiga redação do artigo 68 da Lei nº 8.212/91) –, se constavam registros faltantes na sequencialidade e, ainda, no caso de inexistência de movimento para registros dos livros 1, 2, 3 e 4, ou seja, nascimentos, casamentos e óbitos, se as Declarações de Inexistência de Movimento haviam sido transmitidas dentro do prazo legal – até o dia 10 da competência subsequente à ausência de movimento. 

A partir de 18/06/2019, data da publicação da Lei nº 13.846/2019, a Situação de uma serventia perante o Sirc passou a levar em consideração o prazo legal de um dia útil para envio dos registros (nova redação do artigo 68 da Lei nº 8.212/91), admitindo-se a remessa no prazo de até cinco dias úteis para municípios que não disponham de provedor de internet ou qualquer meio de acesso à Internet. Além disso, continuou sendo verificada a falta de registros na sequencialidade, bem como a falta do envio da Declaração de Inexistência de Movimento, no caso de ausência de registros lavrados na competência, que passou a ser feita também para registros de Natimortos (livro 5). O prazo para a inserção de todas as Declarações de Inexistência de Movimento (nascimento, casamento, óbito e natimorto) foi alterado para o quinto dia útil da competência subsequente à da ausência de movimento. 

Também a partir de 18/06/2019, passou a ser obrigatória a transmissão, no prazo de um dia útil, das anotações, averbações e retificações realizadas em registros de qualquer um dos Livros (inclusive do Livro 7 – Registros Transladados do Exterior), admitindo-se o prazo de cinco dias úteis para municípios que não disponham de provedor de internet ou qualquer meio de acesso à Internet. 

Dessa forma, evidencia-se que as regras quanto à situação das serventias sofreram mudanças substanciais a partir da publicação da Lei nº 13.846, de 18 de junho de 2019, conforme sintetiza-se no quadro a seguir: 

A Lei nº 13.846/19 também trouxe substancial incremento quanto aos dados mínimos exigidos para cada tipo de registro: 

  • Para os registros de nascimento, passaram a ser obrigatórias as informações de nome*, CPF, sexo, data e UF/Município de nascimento do registrado, bem como nome completo, sexo, data, naturalidade e CPF da filiação. 

  • Para os registros de casamento e de óbito, passaram a ser obrigatórias as informações de nome*, CPF, sexo, data e naturalidade do registrado, bem como, acaso disponíveis, PIS/PASEP/NIT, número de benefício previdenciário ou assistencial, Carteira de Identidade e órgão emissor, título de eleitor, e Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS). 

  • Para os registros de natimorto, passaram a ser obrigatórias as informações de nome, sexo, data, naturalidade e CPF da filiação. Quanto aos dados do registrado, apesar de a lei trazer como obrigatórios o nome*, CPF, sexo, data e naturalidade, optou-se por exigi-los caso estejam disponíveis no livro de registros, visto existirem várias situações de exceção para esses campos, como é caso do CPF, já que, como sabido, não se realiza a inscrição nesta situação. 

A redação anterior do art. 68 da Lei nº 8.212/91, listava somente informações relativas aos registros de óbito, sendo exigido a filiação, data e local de nascimento da pessoa falecida, além de, ao menos, mais um documento entre PIS/PASEP/NIT, número de benefício previdenciário, CPF, Carteira de Identidade e órgão emissor, título de eleitor, dados de Certidão Civil de Nascimento ou Casamento, ou Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS. 

A seguir tem-se uma tabela sintetizando os dados mínimos exigidos a partir da publicação da Lei nº 13.846/19: 

Atenção!

Apesar de a lei não mais exigir como obrigatória a informação de dados relativos à filiação do falecido (redação anterior do artigo 68 da Lei nº 8.212/91), estas são extremamente importantes para fins de cessação de benefícios junto ao INSS, visto que o nome da mãe é critério básico de batimento. Assim, é muito importante que a Serventia informe o nome e sexo das filiações, sempre que disponível, para evitar recebimentos indevidos de benefícios após o óbito. 

Atenção!

A previsão legal dos dados indicados como “obrigatórios, acaso disponíveis” significa que, caso o dado seja apresentado ao registrador civil durante a lavratura, ou esteja disponível mediante consulta a sistemas eletrônicos, o mesmo deve ser obrigatoriamente informado ao Sirc. 

Pelo exposto, é possível verificar que a data de 18/06/2019 é um marco importante a ser considerado na análise de regularidade da situação da Serventia, visto as mudanças substanciais quanto às exigências legais, de modo que a análise de regularidade da serventia por parte do Sirc também se divide em dois momentos: até 17/06/2019 (véspera da publicação da Lei nº 13.846/19), e a partir de 18/06/2019 (publicação da referida lei). 

Regras de Regularidade até 17/06/2019 

São consideradas irregularidades pelo Sirc, para períodos até 17/06/2019, (véspera da publicação da Lei nº 13.846/19): 

a) Termos Faltantes: Ausência de termos, ou seja, quebra na sequencialidade relativamente aos livros tipo 1, 2, 3, 4 e 5 (saiba mais sobre o Conceito de Sequencialidade em seção específica):

b) Envio Fora do Prazo Legal: Envio de registro em data posterior à determinada na legislação vigente à época, ou seja, décimo dia do mês imediatamente posterior à lavratura. (Não se aplica aos cancelamentos e reversões de cancelamentos):

c) Sem informações de registros e sem declaração de inexistência de movimento: Trata-se de irregularidade decorrente da ausência total de envio de registros de um determinado tipo e de Declaração de Inexistência de Movimento, ou seja, significa que a Serventia não comunicou nenhum registro daquele tipo e também não informou ao Sirc que não houve lavratura daquele registro deste tipo, naquela competência. Não se aplica tal obrigatoriedade aos livros de tipo 5 e 7 até 17/06/2019:

Ressalta-se que, a partir da versão 6.4.0, de 27/06/2017, não se considera a quebra na sequencialidade como irregularidade para o livro 7 (livro E, utilizado pelas serventias que lavram registros civis do exterior). Isso porque o livro 7 abrange vários tipos de registros civis bem como outros tipos de registros como interdições, tutelas que afetam a sequencialidade dos termos a serem informados no Sirc. 

Atenção!

É importante ressaltar que os tipos de pendência “Termos Faltantes” e “Sem informação de registros e sem declaração de inexistência de movimento”, sejam ou não passíveis de regularização, devem necessariamente ser sanados pela Serventia. 

Regras de Regularidade a partir de 18/06/2019 

São consideradas irregularidades pelo Sirc, para períodos a partir de 18/06/2019 (data da publicação da Lei nº 13.846/19): 

  • Termos Faltantes: Ausência de termos, ou seja, quebra na sequencialidade relativamente aos livros tipo 1, 2, 3, 4 e 5. 

  • Envio Fora do Prazo Legal
     
    Registros Civis: envio de registro em data posterior à determinada na legislação vigente, ou seja, um dia útil (ou de até cinco dias úteis para Serventias localizadas em Municípios que não dispõem de provedor de conexão à internet ou de qualquer meio de acesso à internet). 
     
    Declaração de Inexistência de Movimento: envio da declaração de inexistência de movimento após o prazo de até o quinto dia útil do mês subsequente. Apesar de ser obrigatório o envio da declaração para o livro 5 (Natimorto) a partir de 18/06/2019, devem ser encaminhadas as declarações de inexistência a partir da competência 07/2019 e o envio fora do prazo está sendo apurado a partir da competência 12/2019. 
     
    Dados obrigatórios ou Justificativa: envio de dados obrigatórios após o prazo de um dia útil a partir da lavratura do registro (ou de até cinco dias úteis para Serventias localizadas em Municípios que não dispõem de provedor de conexão à internet ou de qualquer meio de acesso à internet). Apesar de o Sirc ter disponibilizado a consulta dos dados obrigatórios faltantes na versão do dia 04/12/2019, a apuração do envio fora do prazo iniciou a partir de 1º/08/2020. 
     
    Anotações, Averbações e Retificações: envio de informações relativas a anotação, averbação e retificação enviados sem observar o prazo de um dia útil. Para as anotações, averbações e retificações registradas no período de 18/06/2019 até 08/04/2020, foi fixado prazo até 30/12/2020 para envio ao Sirc. Para os registros efetuados no período de 09/04/2020 até 31/07/2020, foi fixado o prazo até 31/07/2020. Para os registros efetuados a partir 1º/08/2020, será considerado o prazo de um dia útil. 

  • Sem informações de registros e sem declaração de inexistência de movimento: Irregularidade decorrente da ausência total de envio de registros de um determinado tipo e de Declaração de Inexistência de Movimento, ou seja, significa que a Serventia não comunicou nenhum registro daquele tipo e também não informou ao Sirc que não houve lavratura daquele registro deste tipo, naquela competência. Passa a se aplicar também ao livro 5 (Natimortos) a partir de 18/06/2019. Continua dispensada para o livro 7 (Registros Transladados do Exterior). São considerados também movimentos as notações, averbações e retificações inseridas naquela competência. Não será considerado como movimento a inclusão de justificativa de ausência de termo bem como a reversão da justificativa.  

  • Dados obrigatórios incompletos e sem Justificativa: irregularidade decorrente da não prestação de um ou mais dados obrigatórios por lei para os registros de nascimento, casamento, óbito e natimorto, bem como ausência de eventual justificativa. 

A partir das regras de irregularidades anteriormente expostas, o sistema periodicamente apura a situação dos registros civis inseridos pelos cartórios no sistema, verificando as situações em que há infrações (ou seja, inadequações frente à legislação vigente), e apresentando ao usuário as irregularidades e pendências localizadas. 

Atendimento a Pendências

Pendências são situações de irregularidade, apontadas pelos Relatórios de Situação da Serventia (tal como em Situação da Serventia por Competência ou em Pendências Consolidadas da Serventia), que dependem de ação por parte do Cartório. Por exemplo: a ausência de um termo na sequencialidade de determinado livro de registros, que precisa ser incluído ou ter sua ausência justificada pela Serventia. 

Decorre da própria natureza das irregularidades o fato de que algumas podem ser sanadas (alterando-se a Situação de Irregular para Regular), e outras não, dependendo de alguns fatores: 

Atenção!

Cabe destacar que o marco de 10/12/2015 é tão somente porque a Resolução nº 2 do CGSirc imputou o prazo limite de início de utilização do Sirc. Entretanto, o §3º do artigo 8º do Decreto nº 9.929/19 menciona que os atos registrais referentes a nascimentos, casamentos, óbitos e natimortos praticados a partir da vigência da Lei nº 6.015, de 31 de dezembro de 1973, ainda não constantes Sirc, serão inseridos no Sistema na forma disposta pelo CGSirc. Assim que for regulamentado pelo Comitê Gestor, as serventias deverão encaminhar todos os registros desde a Lei nº 6.015/73. 

Atendimento à pendência “Termos Faltantes” 

A pendência de Termos Faltantes ocorre quando há quebra na sequencialidade de determinado livro de registros, ou seja, a ausência de termos intermediários. Tal pendência é indicada na tela de Situação da Serventia por Competência, sendo possível consultar os termos faltantes através da tela Consulta à Situação Detalhada da Serventia por Competência ou da funcionalidade Pendências Consolidadas da Serventia. Saiba mais sobre sequencialidade na seção Conceito de Sequencialidade. 

Para atendimento a este tipo de pendência, a serventia deve: 

  • Incluir o registro faltante, caso o mesmo se refira a um efetivo registro civil; ou 

  • Justificar a ausência do termo apontado pelo sistema, caso o mesmo não se refira a   um efetivo registro civil (por exemplo, transporte/transposição, não comparecimento dos noivos, pulo de termo no sistema). 

Realizada uma das ações descritas, o sistema, após Apuração, deixará de detectar quebra na sequencialidade dos registros transmitidos e, por consequência, a pendência de Termos Faltantes deixará de existir. 

Atenção!

No caso de inclusão de um registro em atendimento à pendência “Termos Faltantes”, o sistema verificará se a serventia respeitou o prazo de envio, conforme legislação vigente na data da lavratura: para registros lavrados até 17/06/2019, serão considerados como enviados fora do prazo legal os registros inseridos no sistema após o dia 10 da competência seguinte; já para registros lavrados a partir de 18/06/2019, serão considerados como inseridos fora do prazo se enviados depois de decorrido um dia útil da lavratura (ou de cinco dias úteis, no caso de Serventias localizadas em municípios que não disponham de provedor de conexão à internet ou de qualquer meio de acesso à Internet).

Atualmente, o Sirc está configurado para iniciar a busca por quebra de sequencialidade a partir do termo de numeração mais baixa, pois, em tese, esse é o primeiro termo informado pela Serventia quando iniciou o uso do sistema. Ou seja, se uma Serventia iniciou a transmissão de seus registros de Nascimento (Livro 1) ao Sirc em 11/2015, e o primeiro registro informado foi o de termo 2.500, o Sirc não apontará a ausência dos termos 1 até 2.499. 

Ocorre que, com a publicação da Lei nº 13.846/19, em 18/06/2019, as Serventias passaram a ter a obrigação de enviar Anotações, Averbações e Retificações realizadas. Com isso, passaram a ter que, eventualmente, inserir os registros antigos aos quais tais atos se referem, uma vez que não é possível enviá-los isoladamente (anotações, averbações e retificações estão sempre associadas a um registro no Sirc). 

Caso não tenham sido enviados registros a partir de 10/12/2015, a apuração irá buscar o primeiro registro enviado, ainda que anterior a esse período. 

Exemplo: o Cartório envia o termo 2.500, lavrado em 18/06/2015. E, por força da Lei, inclui o termo 600, com averbação, lavrado em 10/12/1983. O Sirc verifica a existência do termo 2.500, mas continua procurando os termos até 10/12/2015. Assim, o cartório deve mandar as informações dos registros que ocorreram entre 10/12/2015 a 17/06/2015. Caso contrário, será apontado o intervalo de termos faltantes do 601 até o 2.499. Quando incluir esse período faltante, não será mais verificado o termo 600 na sequencialidade. 

Atenção!

O Sirc exibe informação de termos faltantes a partir do termo de número mais baixo inserido, no entanto, para fins de apuração de irregularidades, consideram-se somente os termos faltantes a partir de 10/12/2015, enquanto o Comitê prepara o normativo a fim de dar cumprimento ao §3º do artigo 8º do Decreto nº 9.929/19.

Atenção!

Cabe destacar que o marco de 10/12/2015 é tão somente porque a Resolução nº 2 do CGSirc imputou o prazo limite de início de utilização do Sirc. Entretanto, o §3º do artigo 8º do Decreto nº 9.929/19 menciona que os atos registrais referentes a nascimentos, casamentos, óbitos e natimortos praticados a partir da vigência da Lei nº 6.015, de 31 de dezembro de 1973, ainda não constantes Sirc, serão inseridos no Sistema na forma disposta pelo CGSirc. Assim que for regulamentado pelo Comitê Gestor, as serventias deverão encaminhar todos os registros desde a Lei nº 6.015/73. 

Para o correto gerenciamento da pendência de Termos Faltantes é imprescindível a compreensão dos conceitos de exclusão e da justificativa de ausência de termos. O conceito de justificativa de ausência de termos encontra-se detalhado no item Justificativa de Ausência dos Termos. 

Consultar também: Conceito e Fluxograma de Exclusão de Registros, e Conceito e Fluxograma de Justificativa de Ausência de Termos. 

Atendimento à pendência “Sem Informação de Registro e sem Declaração de Inexistência de Movimento” 

A pendência “Sem informação de registros e sem declaração de inexistência de movimento” ocorre quando a Serventia deixa de inserir no Sirc, para toda a competência, registros, anotações, averbações e retificações, para um determinado tipo de registro civil, e também deixa de incluir no sistema a Declaração de Inexistência de Movimento – ou seja, nem transmite as informações, nem declara que, para aquele mês, não houve nenhuma informação a ser transmitida. Nesta situação, o sistema não tem como concluir se a Serventia se esqueceu de enviar os registros, anotações, averbações ou retificações, ou se efetivamente não havia nada a enviar. 

Tal pendência é indicada na tela de Situação da Serventia por Competência, e também pode ser consultada através da funcionalidade Pendências Consolidadas da Serventia. 

Para atendimento a este tipo de pendência, a Serventia deve: 

  • Enviar os registros, anotações, averbações ou retificações para o tipo de registro objeto da pendência, caso tenham sido lavrados mas ainda não enviados; ou 

  • Inserir Declaração de Inexistência de Movimento, para o tipo de registro objeto da pendência, caso efetivamente não tenha ocorrido nenhuma lavratura daquele tipo de registro, tampouco anotações, averbações, nem retificações. 

Atenção!

No caso de inclusão de registros, anotações, averbações ou retificações em atendimento à pendência “Sem informação de registros e sem declaração de inexistência de movimento”, o sistema verificará se a Serventia respeitou o prazo de envio, conforme legislação vigente na data da lavratura: para registros lavrados até 17/06/2019, serão considerados como enviados fora do prazo legal os registros inseridos no sistema após o dia 10 da competência seguinte; já para registros, anotações, averbações ou retificações lavrados a partir de 18/06/2019, serão considerados como enviados fora do prazo se enviados depois de decorrido um dia útil da lavratura (ou de cinco dias úteis, no caso de Serventias localizadas em Municípios que não dispõem de provedor de conexão à internet ou de qualquer meio de acesso à internet). 

Atenção!

No caso de inclusão de Declarações de Inexistência de Movimento em atendimento à pendência “Sem informação de registros e sem declaração de inexistência de movimento” o sistema verificará se a Serventia respeitou o prazo de envio, conforme legislação vigente: para Declarações anteriores a 18/06/2019, serão considerados como enviados fora do prazo se enviadas após o dia 10 da competência seguinte; já para Declarações inseridas a partir de 18/06/2019, serão consideradas como enviadas fora do prazo se inseridas após o quinto dia útil da competência seguinte. 

Atenção!

A pendência “Sem informação de registros e sem declaração de inexistência de movimento” considera os tipos de registro civil: Nascimento (Livro 1), Casamento (Livros 2 e 3), Óbito (Livro 4) e Natimorto (Livro 5). Ou seja, se, para uma dada competência, for lavrado um casamento no Livro 2, considera-se ter havido movimento para o tipo de registro Casamento, não sendo necessária inserção de Declaração de Inexistência de Movimento para o Livro 3, por se tratar do mesmo tipo de registro civil. Para Natimortos (Livro 5), a exigência de Declaração de Inexistência inicia-se a partir da competência 07/2019, com a publicação da Lei nº 13.846/2019. Entretanto, quanto as competências de 07/2019 a 11/2019 não serão consideradas em atraso, dado que a ferramenta ainda não tinha sido disponibilizada. A partir da competência 12/2019 deve seguir prazo de inserção da declaração de natimorto até o quinto dia útil. Não existe exigência de Declaração de Inexistência de Movimento para Livro 7 (Registros Transladados do Exterior) 

Atenção!

A inclusão de Declaração de Inexistência de Movimento não impede que a Serventia, posteriormente, realize a inserção de registros, anotações, averbações e retificações. Neste caso a Declaração torna-se automaticamente sem efeito. Se desejar, a Serventia também pode excluir Declarações de Inexistência Indevidas, através da funcionalidade Declaração de Inexistência de Movimento

Atendimento à pendência “Registro com Dados Obrigatórios Incompletos sem Justificativa” 

A partir de 18/06/2019, (data da publicação da Lei nº 13.846/19) a ausência de dados obrigatórios (e de justificativa para tal ausência) passou a ser considerada uma pendência. 

São dados obrigatórios, conforme a lei citada: 

  • Para os registros de nascimento: nome*, CPF, sexo, data e UF/Município de Nascimento do registrado, bem como nome completo, sexo, data, naturalidade e CPF da filiação. 

  • Para os registros de casamento e de óbito: nome (*), CPF, sexo, data e naturalidade do(s) registrado(s), bem como, acaso disponíveis, PIS/PASEP/NIT, número de benefício previdenciário ou assistencial, Carteira de Identidade e órgão emissor, título de eleitor, e Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS). 

  • Para os registros de natimorto: nome completo, CPF, sexo, data e naturalidade da filiação, bem como, acaso disponíveis, o nome*, CPF, sexo, data, naturalidade do registrado. 

Para atendimento a este tipo de pendência, a Serventia deve: 

Atenção!

Apesar de o nome do registrado não estar expressamente relacionado nos parágrafos, a Lei menciona que a “relação dos nascimentos, dos casamentos, dos óbitos e dos natimortos”, descrita no art. 68 da Lei n° 8.212/91, refere-se à relação nominal dos registros. 

Atenção!

O usuário deverá se atentar para o cumprimento da obrigação legal, prestando todos os dados exigidos. Na hipótese de não constar no livro de registro as informações obrigatórias, a Serventia deverá justificar a ausência do dado obrigatório, situação em que o sistema deixará de apontar aquele registro na relação de pendências. 

Atenção!

A pendência de Dados Obrigatórios Incompletos Sem Justificativa pode ser acompanhada pelas funcionalidades Situação da Serventia por Competência, Pendências Consolidadas da Serventia ou Qualidade do Preenchimento dos Dados Obrigatórios, todas disponíveis no menu Funções de Serventia do Sirc.