O envio dos registros civis ao SIRC pelos cartórios deve ser realizado de forma correta, completa e tempestiva. Para auxiliar os cartórios a identificarem possíveis erros ou falhas no cumprimento dessa obrigação, o sistema possui diversos controles automáticos que revisam periodicamente todos os registros civis enviados.
Um dos principais controles realizados pelo sistema diz respeito à sequencialidade dos termos: A Lei de Registros Públicos, Lei nº 6.015/73, estabelece em seu artigo 7º que os números de ordem (termos) devem ser sequenciais, indefinidamente, para cada espécie de registro. Isso significa que há uma sequência numérica, crescente e sem lacunas, para cada tipo de livro de registro (Nascimento, Casamento Civil, Casamento Religioso com efeitos Civis, Óbito e Natimorto), e essa sequência precisa ser respeitada. Assim, o sistema verifica se há algum termo faltante na sequência numérica dos registros civis enviados pelos cartórios, para cada tipo de livro e acervo. O conceito é relativamente simples: o sistema analisa, por tipo de livro e acervo, cada conjunto de matrículas, verificando se há alguma lacuna na sequência numérica dos termos das matrículas.
Para mais detalhes sobre o conceito de sequencialidade de termos, exemplos de apontamentos do sistema e possíveis soluções, consulte o artigo Conceito de Sequencialidade do Guia do SIRC para os Cartórios (clique nos links para ser redirecionado, em nova aba).