Sair (acesso ao menu principal)

Guia Sirc - Servidores #RESTRITO#

Pontos de Atenção Comuns a Todos os Tipos de Registro – CARTORIO NOVO – 6º DE DISPOSICOES GERAIS

A seguir são listados alguns pontos de atenção comuns aos registros de nascimento, casamento, óbito e natimorto que os usuários dos cartórios devem seguir quando da inserção e manutenção dos registros sob sua responsabilidade:

  • Após a versão implementada no dia 10/06/2020, o Sirc passou a permitir a inclusão de registros civis com número de termo igual a outro já existente no sistema, haja vista a possibilidade de existirem acervos com termos repetidos em razão da inobservância da sequencialidade de termos, da renumeração dos termos a partir da Lei n° 6.015/73 e outros motivos devidamente justificados perante a Corregedoria de Justiça. Importa observar que não será permitida a inclusão de matrícula exatamente igual a outra já existente no sistema, ou seja, que além do termo, também sejam iguais o livro, a folha, o ano e o acervo. Com isso, a impossibilidade de recepção de informações de anotações, averbações ou retificações de registros antigos, cujos números de termos sejam iguais a outros registros mais recentes foi sanada;

  • No caso de inclusão de registro cujo número de termo encontre-se na situação Justificado pela ausência de Termo o sistema solicitará confirmação quanto ao prosseguimento da inclusão e, caso seja confirmado, realizará a reversão automática do termo justificado como ausente, possibilitando a efetiva inclusão do registro;

  • Na inserção de informações de registros via Sirc Web, na forma on-line (digitação em tela do navegador), haverá validação de titularidade do CPF de acordo com as informações digitadas. Não haverá impedimento de inserção das informações, mas apenas um alerta sobre a divergência de dados, se existir;

  • A ausência de qualquer dado obrigatório por lei deve ser justificada através do preenchimento do campo Justificativa, que pode ser realizado no momento da inclusão ou alteração do registro, bem como via funcionalidades Pendências Consolidadas da por Data de Apuração / Pendências Atualizadas do sub-menu Infrações da Serventia, ou ainda via Qualidade do Preenchimento dos Dados Obrigatórios nos itens Pendências Consolidadas de Registros com Dados Obrigatórios Incompletos sem Justificativa e Complementar e Justificar Registro com Informações Faltantes;

  • A função Informar Idade, disponível em registros de nascimento e óbito, somente deve ser utilizada nos casos excepcionais em que a serventia não tem conhecimento da data de nascimento da filiação, visto que aquela não supre a obrigação imposta pela lei, a qual traz, expressamente, a data de nascimento como dado obrigatório. Nesse caso, mesmo tendo informado a idade da filiação, o responsável pela lavratura do registro deverá inserir a justificativa para a ausência do dado obrigatório;

  • O sistema não permite a entrada de registros civis (nascimento e óbito) com idade “0” (zero) nos dados de filiação, tanto na entrada via digitação quanto via webservice. Além disto o Sirc Web solicita confirmação caso o conteúdo informado seja um valor excepcional de idade, ou seja, maior que 100 (cem) anos;

  • Ressalta-se que o CPF é o documento que consta no rol de dados obrigatórios por lei, portanto a informação de qualquer outro documento não supre a obrigação legal. Não sendo conhecido o número do CPF, ainda que tenham sido informados outros documentos, o responsável pela lavratura do registro deverá inserir a justificativa para a ausência do dado obrigatório. Não significa que somente o CPF deve ser informado, sendo que todas as informações contidas no livro de registros devem ser transmitidas ao Sirc;

  • No momento da inserção ou alteração do registro na forma on-line, o sistema Sirc verificará se o CPF foi informado em duplicidade, em qualquer um dos campos de documentos. Em caso positivo, não permitirá a duplicidade, retornado mensagem de erro ao usuário. A duplicidade é verificada apenas nas informações internas do registro, entre documentos das pessoas envolvidas no registro a ser inserido ou alterado. O sistema também não permitirá o preenchimento dos campos de número de documentos apenas com números 0 (zeros), e no caso do CPF, não permitirá inclusão de dígitos repetidos ou inexistentes na base da Receita Federal do Brasil;

  • Algumas informações, apesar de serem obrigatórias, poderão ser deixadas em branco, caso sejam desconhecidas e realmente não constem do livro da lavratura. Após a digitação de todos os campos, e clicando em “Confirmar”, haverá o pedido para confirmar se os dados não preenchidos são realmente ignorados;

  • NUNCA se deve digitar a palavra Ignorado (ou qualquer outro sinônimo) em campos cujos dados são desconhecidos. Tais campos deve ser deixados em branco. O Sirc atribuirá a informação Ignorado automaticamente após a confirmação;

  • A inserção de registros, antigos ou novos, deve sempre ser acompanhada de todas as Anotações, Averbações e Retificações que este possua, visto fazerem parte do seu conjunto de dados;

  • A complementação dos dados obrigatórios faltantes ou inclusão de justificativa para tal ausência fora do prazo legal, que é de 1 (um) dia útil contado da data de lavratura do registro, implicará na irregularidade do tipo Envio Fora do Prazo, razão pela qual deve a serventia verificar as pendências diariamente, e saná-las;

  • A Justificativa de Ausência de Campos Obrigatórios em Lei somente deve ser preenchida na situação em que as referidas informações não constem do livro de registros;

  • Caso já exista uma versão anterior do registro contendo justificativas e o cartório encaminhe arquivo de alteração, mas sem constar as justificativas, o Sirc irá sobrepor as versões anteriores, excluindo suas justificativas. Assim, quando for informada uma nova versão do registro, por qualquer meio de envio, as justificativas também devem ser encaminhadas;

  • Não é possível alterar o número da matrícula. Caso algum número da matrícula tenha sido informado erroneamente, será necessária a exclusão do registro no Sirc e a inserção do registro com a matrícula correta;

  • Um registro somente deverá ser excluído em casos de erro na informação da matrícula ou se a matrícula for inexistente. Nos casos de decisão judicial de cancelamento, nulidade ou anulação do registro, deve ser inserida uma averbação de cancelamento, nulidade ou anulação. Com a inclusão dessa averbação, o Sirc exclui o registro automaticamente e justifica a ausência desse termo na sequencialidade dos registros;

  • A Lei nº 13.846/2019 tornou obrigatório o envio das averbações, anotações e retificações registradas na Serventia a partir de 18/06/2019, data de sua publicação. Decorre dessa obrigação o envio do respectivo registro, mesmo os mais antigos, visto que inexiste a possibilidade de enviar para o Sirc somente a averbação, anotação ou retificação. Assim, independentemente da data de lavratura do registro, todas as averbações, anotações e retificações registradas no livro da Serventia a partir de 18/06/2019 devem ser informadas no Sirc;

  • Em se tratando de averbação protegida por sigilo judicial, na inclusão da averbação no Sirc, a serventia deverá selecionar a opção Outros no campo Motivo e informar que se trata de Sigilo Judicial no campo Complemento, inserindo ou alterando o campo que foi atualizado em decorrência da referida averbação. Por exemplo, caso se trate de averbação sobre alteração de sexo, e seja classificada como sigilosa, ela deverá ser inserida como motivo Outros; entretanto, deve ser atualizado o campo do sexo no referido registro no Sirc;

  • A inclusão de averbação com motivo Cancelamento já dispara comando automático para exclusão e justificativa da ausência do termo, não sendo necessário utilizar a funcionalidade Justificar Ausência de Termos disponível no Menu Funções de Serventia, no sub-menu Justificativa de Ausência de Termos;

  • Ao informar a averbação, deve ser também atualizado o campo cuja informação foi alterada em decorrência da averbação, se for o caso. Por exemplo, se foi informada averbação de alteração de sobrenome, deve ser alterado o campo Nome do registrado;

  • Retificação é o ato de alterar uma ou mais informações no registro da serventia. Para a simples correção de erro de digitação (a informação está incorreta apenas no Sirc, mas correta no registro da Serventia), basta alterar o campo correspondente, não sendo necessária a inclusão de uma retificação (ato);

  • Uma retificação deve sempre ser obrigatoriamente acompanhada da alteração do(s) campos(s) que retificar, ou então, deve-se informar, no campo Complemento, o motivo de não ter sido alterado nenhum campo. O sistema não permite salvar a inclusão da retificação sem a realização de uma dessas duas ações;

  • A inclusão, alteração ou exclusão de anotações, averbações e retificações está disponível no Sirc Web (módulo on-line) desde 25/06/2019 e, via webservice (arquivo), desde 09/04/2020. Para encaminhamento via webservice, a serventia deve observar as adequações do layout do arquivo de envio, conforme dicionário de dados disponibilizado no Manual de Recomendações Técnicas do Guia do Sirc aos Cartórios