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Guia Sirc - Servidores #RESTRITO#

Justificativa de Infrações

A funcionalidade de Justificativa de Infrações (menu Funções de Serventia | Infrações da Serventia | Justificativa de Infrações), implementada a partir da versão 15 do Sirc (disponibilizada na noite de 29/09/2023),  foi desenvolvida para permitir ao usuário do INSS informar possíveis justificativas administrativas para as infrações apuradas para os cartórios, com o fim de que sejam desconsideradas nas apurações, nos casos em que for comprovada a impossibilidade de cumprimento do artigo 68 da Lei nº 8.212/91. Assim, nos casos de comprovada impossibilidade de cumprimento do referido por motivo justificável, o INSS pode incluir justificativa administrativa para as infrações apuradas, com o fim de que sejam desconsideradas nas apurações. 

Os seguintes tipos de infrações podem vir a receber justificativa administrativa: 

a. Envio Fora do Prazo Legal, referente à:

  • Registros Civis;

  • Dados Obrigatórios Faltantes;

  • Anotações, Averbações e Retificações;  e

  • Declarações de Inexistência de Movimento 

b. Termos faltantes; e

c. Dados Obrigatórios Incompletos sem justificativa.

Atenção!

A justificativa de infrações ocorre de forma online, ou seja, ao justificar uma infração, ela imediatamente deixa de constar nas consultas de pendências da serventia, sem a necessidade de execução do serviço de apuração de irregularidades. A situação da serventia passa a ser regular na competência em que todas as infrações forem justificadas.  
Ao justificar uma infração, é obrigatório informar sua descrição com pelo menos 10 caracteres.

Por padrão, a primeira tela da funcionalidade é a de Consulta de Infrações, e nos Filtro de Pesquisa, as informações de Data Inicial do Intervalo de Registro (01/01/2016) e Tratamento da Infração (não justificada) já aparecem pré-preenchidas. Caso o usuário tenha previamente selecionado uma serventia (vide canto superior direito), o campo CNS também constará pré-preenchido: 

Atenção!

É de fundamental importância que o servidor do INSS selecione uma serventia ou informe o CNS no campo de busca, a fim de restringir a busca pelas irregularidades do cartório objeto da justificativa, evitando, assim, que sejam retornados pelo sistema resultados de outros cartórios que porventura correspondam aos mesmos parâmetros de busca informados.

Além dos parâmetros de filtro comuns (como UF, GEX, datas de registro ou intervalo de termos, por exemplo), é possível realizar a busca por: 

a. Tipo de Infração:

  • Termos Faltantes;

  • Envio Fora do Prazo Legal;

  • Dados Obrigatórios Incompletos sem justificativa.

b. Tratamento da Infração: 

  • Não Justificada;

  • Justificada;

  • Revertida.

É possível justificar uma infração individualmente (de uma em uma) ou em lote (selecionando-se mais de uma infração do mesmo tipo) (1), através do botão Justificar Seleção (2), em ambos os casos: 

Ainda, é possível justificar todas as infrações do mesmo tipo retornadas em determinada consulta. Assim, restringe-se a busca (por um período, por exemplo (1)), e, para cada tipo de infração, justifica-se tudo o que foi retornado como resultado, através do botão Justificar Todas as Infrações (2): 

A operação deverá ser repetida para os outros tipos de infração, se for o caso. 

Atenção!

O botão Justificar Tudo irá justificar todas as infrações localizadas para aquele tipo de infração, e não somente aquelas apresentadas na paginação em tela. 

Por exemplo, na tela a seguir, os parâmetros de busca retornaram 40 irregularidades do tipo Registro com Envio Fora do Prazo Legal, porém a paginação em tela somente apresenta os 20 primeiros registros mais antigos. Note que, ao final do quadro, os links para próxima página indicam a existência de mais dados: 

Ao clicar em Justificar Todas as Infrações, serão justificadas, neste caso, todas as 40 infrações localizadas deste tipo 

Escolhida qualquer uma das formas de justificativa (registro individual, seleção ou Justificar Tudo), ao se comandar o botão de execução o sistema apresenta o quadro Informar Justificativa de Infrações, listando as matrículas dos registros que serão regularizados, tipo de registro, data de registro e envio, e data e hora da apuração da infração. Deve-se preencher o campo Descrição da(s) justificativa(s) com no mínimo 10 caracteres, e clicar em Confirmar Justificativa:  

O sistema retorna à tela anterior e a mensagem de confirmação Infração(ões) justificada(s) com sucesso é apresentada: 

Uma justificativa de infração pode ser revertida, também individualmente, em lote ou para todo o resultado obtido, caso verifique-se que o seu registro foi indevido. Para a reversão, a infração justificada deve ser localizada através do uso do filtro de pesquisa Tratamento da Infração, selecionando-se a opção Justificada e realizando a busca conforme parâmetros desejados. Serão apresentados todos os registros justificados para cada tipo de infração. Basta selecionar aqueles a serem revertidos e clicar em Reverter Seleção (ou clicar em Reverter Todas as Infrações – lembrando-se de que isto fará com que todos os registros localizados sejam revertidos, e não somente aqueles apresentados na paginação em tela): 

Após a reversão, as infrações voltarão a constar nos registros civis, agora com o status de Justificativa Revertida, sendo localizáveis, portanto, mediante escolha da opção Revertidas do campo Tratamento da Infração. 

A justificativa administrativa deve ser formalizada em um processo SEI a partir da documentação que o cartório apresentar ao Sais justificando a impossibilidade do cumprimento do prazo, da sequencialidade ou das informações obrigatórias, seja por motivos alheios ao cartório, como indisponibilidades de sistema, ou outras razões, a serem analisadas caso a caso, como nas situações em que o livro não representa a sequencialidade conforme a lei (reinício da sequencialidade, por exemplo). 

A análise do servidor para aceitar a justificativa será discricionária, sendo que casos concretos com dúvidas quanto à decisão poderão ser auxiliados pela DCIC. Seguem algumas orientações para a análise: 

  • O cartório deve possuir cópia das telas (prints), seja do Sirc Web ou de seu sistema próprio, comprovando a tentativa de envio e o erro impeditivo. No caso de não possuir as telas, como por exemplo nos casos de solicitação de acesso, deve ter ao menos documento que comprove que realizou a solicitação em tempo de envio das informações que pretende justificar; 

  • O cartório deve procurar o servidor do INSS (por e-mail, telefone ou mensagem de aplicativo) ou registrar chamado no Pronto dentro do prazo de envio do registro, comprovando que tentou contornar a situação; 

  • Se houver indisponibilidade geral do Sirc, deve ser apresentado um chamado, seja registrado pelo cartório ou pelo servidor; 

  • O cartório pode ainda apresentar alguma documentação da Corregedoria, se houver, no sentido de comprovar impossibilidade de envio naquele período ou quanto à sequencialidade. 

São exemplos de casos possíveis de serem justificados administrativamente, entre outros: 

  • Necessidade de exclusão e reinclusão de matrícula com erro, quando o cartório encaminhou as informações no prazo, mas, por algum motivo, teve que excluir o registro e inseri-lo novamente; 

  • Quando não é possível refletir o Livro de Registros no sistema por ter sido reiniciada a numeração sequencial ou não tenha sido possível segui-la (a sequencialidade) por algum motivo, como erros do sistema do cartório, por exemplo. Utilizar esta ferramenta apenas nos casos em que o intervalo apurado seja muito grande, a ponto de inviabilizar a utilização da funcionalidade de Justificativa de Ausência de Termos, uma vez que esta possui o limite de 30 termos por operação; 

  • Caso não seja possível conceder o acesso ao Sirc ou renovar a senha por constar status com indicação de “quarentena” (bloqueado ou desabled) no LDAP/Gerenciador Web de Diretório (www-acesso); 

  • Quando a concessão de acesso depender da migração de dados do Sirc ou do CNJ, seja pela informação de algum dado incorreto ou pela ocorrência de erro na migração; 

  • Em casos de instabilidade ou inoperância do Sirc superiores a duas horas, com incidente grave registrado pela Dataprev. 

São exemplos de casos que não podem ser justificados, entre outros: 

  • Alegação do cartório de que não conseguiu encaminhar as informações em razão de falta de funcionário no dia; 

  • Alegação do cartório de que não teve tempo de encaminhar as informações em função de alta demanda de serviço e/ou falta de funcionários o suficiente; 

  • Quando não foi realizado contato com o INSS, não foi registrado chamado e nem teve tentativa de envio no período a ser justificado.

Os cartórios conseguem consultar, através desta ferramenta, tudo aquilo que foi apurado como irregularidade no Sirc, além de poder conferir também aquilo que já teve justificativa lançada pelo INSS. Utilizam-se os mesmos filtros de pesquisa para localizar as infrações por datas, matrícula, termos, tipo ou situação de tratamento, com a diferença de que, neste caso, os campos GEX, Município, UF e CNS já são apresentados ao usuário do cartório pré-peenchidos, sem opção de alteração: 

Serventias ativas e com atribuição de RCPN são obrigadas a enviar os registros de cada competência ou informar que não houve movimento para cada tipo de registro. Já as inativas ou sem atribuição de RCPN, ficam desobrigadas de enviar a declaração de inexistência de movimento para o período de inatividade. Nesses períodos (de inatividade ou inexistência de atribuição de RCPN), somente serão geradas infrações para anotações, averbações e retificações enviadas fora do prazo.  

Na funcionalidade Situação da Serventia por Competência, os quantificadores de infrações justificadas serão apresentados separadamente, em tabela própria (tabelas nomeadas como Quantificadores de (Nascimento/Casamento/Óbito/Óbito-Natimorto) Utilizados Para Apuração – Infrações Justificadas, uma vez que são desconsideradas na apuração:  

Dica: Nos casos de status em quarentena, bloqueado ou desabled no Gerenciador Web de Diretório (www-acesso), o Sais deve informar à DCIC, por e-mail, para que receba um questionário a ser encaminhado ao cartório para preenchimento. Após o retorno das respostas da serventia, encaminhar de volta à DCIC para que o formulário seja enviado à Equipe de Prevenção, Tratamento e Resposta a Incidentes Cibernéticos (ETIR), solicitando o desbloqueio, e aguardar a resposta. 

Atenção!

As informações apresentadas por esta funcionalidade não se atualizam de maneira imediata após alterações na base de dados do sistema, mas sim, após a ocorrência de uma Rotina de Apuração. Saiba mais sobre o conceito de Data da Última Apuração na Seção de Apresentação deste Guia.

Atenção!

O fato desta funcionalidade depender da Rotina de Apuração faz com que o usuário do INSS não consiga concluir uma justificativa, no período compreendido entre duas apurações consecutivas, para uma pendência que, eventualmente, já tenha sido sanada parcialmente. 
Por exemplo: Suponha que o cartório possui a pendência de termos faltantes de 1500 até 1800, para determinado tipo de livro e acervo, provocada por um erro de seu sistema de atribuição eletrônica de termos. O cartório justificou a ausência, digamos, dos termos 1500 até 1600, mas considerou a operação trabalhosa, e solicitou ao Sais a Justificativa Administrativa dos demais termos. Neste caso, se a justificativa de ausência de termos e a comunicação ao Sais ocorrer no mesmo dia, o Sais precisará, primeiro, aguardar que ocorra a próxima apuração para que a pendência se atualize (termos faltantes de 1601 até 1800), pois se tentar realizar a justificativa, o Sirc apresentará erro.