- Fundamentação das Correções de Erros pelos Cartório
- Solução das Irregularidades de CPFs
- Solucionar Irregularidade de CPF Inválido
- Solucionar Irregularidade de CPF Duplicado, e
- Solucionar Irregularidade de CPF de registro com símbolo @ no livro e folha.
- Remoção de CPFs da lista de Irregulares
- Demais Orientações quanto à Funcionalidade de CPFs Irregulares
A funcionalidade de “CPFs Irregulares” foi inicialmente desenvolvida em resposta à solicitação contida no Acórdão nº 2.587/2018 do Tribunal de Contas da União (TCU). Nesse acórdão, o TCU determinou que os órgãos auditados comprovassem a implementação de medidas para tratar inconsistências cadastrais identificadas por meio de cruzamento de dados (item 9.2.2 do acórdão). Especificamente, o TCU detectou inconsistências relacionadas a CPFs presentes no SISOBI (Sistema Informatizado de Controle de Óbitos) e no SIRC, solicitando análise e providências sobre o assunto.
O usuário do INSS pode acessar esta funcionalidade de três maneiras:
a) Através do Menu Funções de Serventia | CPFs Irregulares:
b) Mediante o botão de atalho CPFs Irregulares da tela inicial:
c) Ou após selecionar uma serventia na lista inicial ou em troca rápida, ainda clicando no botão Consultar CPFs Irregulares na tela inicial após selecionar “Informações Atualizadas”:
Além da indicação de divergência de informações do CPF derivar de Acórdão do Órgão de Controle, a verificação dos CPFs irregulares pelo cartório é de fundamental importância, pois tais erros, quando ocorrem, podem causar diversos problemas às pessoas envolvidas. Por exemplo, CPFs de terceiros inseridos indevidamente em registros de óbito como sendo de falecidos podem causar prejuízos imensuráveis aos reais titulares. Isso ocorre porque os cadastros do Governo Federal utilizam o número de CPF como principal identificador do indivíduo, conforme os normativos legais.
O SIRC está se tornando cada vez mais uma fonte de dados utilizada por diversos órgãos para o cumprimento de suas políticas públicas. Com isso, erros originários desse sistema têm potencial para se replicar de forma ampla, causando problemas como a indevida cessação de benefícios previdenciários pelo INSS, a suspensão da CNH, erros em registros no Ministério da Saúde (prejudicando a retirada de medicamentos) e possíveis impactos em Programas Sociais, entre outros problemas. Não são raros os casos em que pessoas vivas, cujos CPFs foram indevidamente inseridos em certidões de óbito, ajuízam ações pleiteando danos morais.
É importante lembrar que, embora muitas pessoas possam acreditar erroneamente que o erro é derivado do cadastro do INSS, a origem indicada geralmente está na lavratura feita pelo cartório, que será o alvo em caso de uma ação de danos. Apesar de o INSS ter sido escolhido como operacionalizador do SIRC devido ao seu histórico com a gestão de registros de óbito, o sistema é gerido por um Comitê composto por vários órgãos e entidades, incluindo Ministérios, IBGE e CNJ, sem hierarquia entre os participantes.
Todos os CPFs a serem verificados são disponibilizados nesta funcionalidade, para que o cartório obtenha a listagem mediante o filtro desejado e realize a verificação de regularidade caso a caso. Conforme o resultado da análise feita pelo cartório, há, em linhas gerais, duas possibilidades:
Fundamentação das Correções de Erros pelos Cartório
A funcionalidade objetivou garantir que os registros dos cartórios se tornem fiéis à documentação original de quem emite os CPFs, ou seja, à base de dados da Receita Federal do Brasil (RFB). Existe a possibilidade de que a base de dados da RFB esteja desatualizada em relação a um nome ou sobrenome, necessitando, portanto, da avaliação do cartório. Muitos cartórios não recebem as atualizações necessárias e mantêm seus registros incorretos. Por isso, é crucial que suas certidões contenham informações corretas e atualizadas. Vale destacar que o SIRC possibilita a identificação precisa desses registros.
Alguns cartórios se negam a retificar erros comprovados de inserção de CPF, ainda que seja demonstrado o erro perante o cadastro da RFB, alegando possuir documento apresentado por ocasião da lavratura. A alegação é feita de forma genérica e não atende aos quesitos básicos da administração pública de eficiência e eficácia, como foi previsto na Lei nº 14.484, quando inseriu na Lei nº 6.015/73 o seguinte dispositivo:
“Art. 110. O oficial retificará o registro, a averbação ou a anotação, de ofício ou a requerimento do interessado, mediante petição assinada pelo interessado, representante legal ou procurador, independentemente de prévia autorização judicial ou manifestação do Ministério Público, nos casos de (Redação dada pela Lei nº 13.484, de 2017)
I – Erros que não exijam qualquer indagação para a constatação imediata de necessidade de sua correção; (Incluído pela Lei nº 13.484, de 2017)“
(…)
É essencial orientar o cartório sobre a necessidade de atualizar e aprimorar os cadastros, garantindo que as informações dos registros civis estejam em consonância com essas atualizações. Se for constatado que o CPF registrado não corresponde ao do falecido e essa inconsistência é confirmada pelo cadastro da Receita Federal, com o auxílio do SIRC indicando os registros com possíveis divergências, não há motivo para não realizar a retificação, exceto em casos de dúvidas fundamentadas. A inclusão de um CPF incorreto no registro de óbito prejudica o cidadão que está vivo e, ao inserir um CPF inválido ou inexistente, também afeta a administração pública, dificultando a identificação correta do cidadão e o cumprimento do artigo 68 da Lei nº 8.212/91, além de potencialmente resultar no pagamento indevido de benefícios.
Portanto, os registros devem ser mantidos na lista de CPFs com Dados Divergentes na RFB do SIRC enquanto houver divergências significativas, conforme fique constatado pelos cartórios.
Ademais a própria a Lei nº 13.709 (LGPD), de 14 de agosto de 2018, menciona que:
Art. 23. O tratamento de dados pessoais pelas pessoas jurídicas de direito público referidas no parágrafo único do art. 1º da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei de Acesso à Informação), deverá ser realizado para o atendimento de sua finalidade pública, na persecução do interesse público, com o objetivo de executar as competências legais ou cumprir as atribuições legais do serviço público, desde que:
[…]
- 5º Os órgãos notariais e de registro devem fornecer acesso aos dados por meio eletrônico para a administração pública, tendo em vista as finalidades de que trata o caput deste artigo.
O tratamento de dados abrange todas as operações realizadas com dados pessoais, como coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração. Também é mencionado que o tratamento de dados pela administração pública deve ocorrer para a execução de políticas públicas previstas em leis e regulamentos ou respaldadas em contratos, convênios ou instrumentos congêneres.
Assim, o trabalho em parceria com os cartórios visa a melhoria na execução de políticas públicas e na consecução do objetivo das certidões de registro civil, que é a essencialidade da atividade de registro civil.
Outro ponto relevante é que a indicação de CPFs inválidos ou duplicados foi apontada pelo TCU no Acórdão nº 1.123/2020-Plenário (TC 009.922/2019-9). O TCU determina no referido acórdão:
9.5. determinar, com fulcro no art. 43, inciso I, da Lei 8.443/1992, c/c art. 250, inciso II, do Regimento interno/TCU, ao Comitê Gestor do Sistema Nacional de Informações de Registro Civil, representado pelo Ministérios da Economia e pelo Ministério da Mulher, Família e Direitos Humanos, e ao Instituto Nacional do Seguro Social que, no prazo de 90 (noventa) dias a contar da ciência deste Acórdão, indiquem os controles a serem implementados para reduzir o número de inconsistências identificadas nas análises da base de dados do Sistema Nacional de Informações de Registro Civil, abaixo relacionadas:
9.5.1. registros de certidões de óbito com campos chave ausentes ou em multiplicidade (item 5.1 do relatório de auditoria);
9.5.2. CPFs em certidões de óbito passíveis de qualificação (item 5.2 do relatório de auditoria);
[…]
9.6.2. em conjunto com a Receita Federal do Brasil, conduzam as ações técnicas necessárias para o cumprimento do compartilhamento de dados do Cadastro Base do Cidadão, previsto no Decreto 10.046/2019, a fim de que sejam mitigados os problemas de qualidade de dados de CPF das certidões do Sistema Nacional de Informações de Registro Civil;
Ademais, enfatiza-se que o § 5º do artigo 68 da Lei nº 8.212/91 menciona que o envio de informações inexatas ao INSS enseja penalidades, bem como ação regressiva. Senão vejamos:
“§ 5º O descumprimento de qualquer obrigação imposta neste artigo e o fornecimento de informação inexata sujeitarão o Titular do Cartório de Registro Civil de Pessoas Naturais, além de outras penalidades previstas, à penalidade prevista no art. 92 desta Lei e à ação regressiva proposta pelo INSS, em razão dos danos sofridos.”
No ano de 2023, foi concedida autorização pela RFB, para que, via SIRC, o servidor do INSS passasse a ter acesso aos dados dos CPFs presentes na base daquele órgão. Assim foi criada a funcionalidade Consulta de CPF, com intuito de facilitar a visualização, a permissão aos cartórios para verificarem quais são os dados divergentes com a base da RFB.
Como exemplo da importância da titularidade correta do CPF nos registros, podemos citar a Lei nº 14.534, de 11 de janeiro de 2023. Esta lei estabelece que o número do Cadastro da Pessoa Física (CPF) seja adotado como único número de registro geral no Brasil. O objetivo é fornecer ao cidadão um número único para acessar seus prontuários no SUS, sistemas de Assistência e Previdência Social, programas sociais como o Benefício de Prestação Continuada (BPC), entre outros cadastros governamentais. A numeração única será utilizada tanto para informações fiscais e tributárias quanto para o exercício de obrigações políticas, como o alistamento eleitoral. Dessa forma, o CPF será o principal identificador, eliminando a necessidade de lembrar ou utilizar diferentes números perante diversos órgãos públicos, bases de dados e cadastros. A adoção de um número único pretende trazer economia e melhorar a gestão das políticas públicas, interligando todas as dimensões do relacionamento do indivíduo com o Estado.
Assim, enquanto a centralização de todos os cadastros em um único dado (o CPF) oferece inúmeros benefícios práticos, também aumenta o potencial de disseminação de erros. Um erro na informação do CPF, como a inserção incorreta do CPF do declarante no registro de falecimento (um problema histórico), pode causar impactos muito mais amplos. Em vez de afetar apenas a cessação da aposentadoria do declarante, esse erro pode impactar toda uma rede de dados, incluindo Detran, SUS, CadÚnico, Programas Sociais e outros órgãos públicos com convênios ativos para consulta de dados ao SIRC.
Solução das Irregularidades de CPFs
O uso da funcionalidade CPFs Irregulares pelo usuário do cartório para atendimento e, se for o caso, solução das irregularidades apontadas, encontra-se detalhado no artigo CPFs Irregulares do Guia do SIRC para o Cartório. Há, também, disponibilizado aos cartórios, um tutorial de utilização desta funcionalidade, chamado Tutorial para a Análise de CPFs Irregulares. Naquele artigo o cartório obtém orientações de como proceder para:
Solucionar Irregularidade de CPF Inválido
Solucionar Irregularidade de CPF Duplicado, e
Solucionar Irregularidade de CPF de registro com símbolo @ no livro e folha.
As orientações contidas no artigo CPFs Irregulares do Guia do SIRC para o Cartório são semelhantes às orientações de uso da ferramenta para o usuário do INSS, com as seguintes diferenças:
Assim, vejamos as diferenças entre as telas de pesquisa apresentadas pelo sistema para os usuários citados.
a) Filtros de Pesquisa de CPFs Irregulares na visão do usuário do Cartório:
Observe que, ao usuário do cartório, o sistema apresenta os campos CNS e UF da Serventia pré-preenchidos e inibidos, impedindo alteração. E, no canto superior direito, informa-se a serventia a ele associada, sem possibilidade de troca. Isto ocorre porque o cartório somente tem acesso à lista de CPFs Irregulares de seus registros.
b) Filtros de Pesquisa de CPFs Irregulares na visão do usuário do INSS:
Observe que, para o usuário do INSS, os campos CNS e UF da Serventia estão vazios e habilitados, permitindo digitação e seleção, respectivamente. Além disso, no canto superior direito da tela, está disponível a funcionalidade “Troca Rápida”.
Remoção de CPFs da lista de Irregulares
Como mencionado anteriormente, o usuário do INSS tem a opção de remover da lista de pendências os registros que apresentam indicação de irregularidade no CPF. Esse procedimento deve ser realizado com cautela e critério, pois a exclusão remove o registro da lista exibida ao cartório na funcionalidade. A ferramenta permite ao INSS retirar da lista os CPFs para os quais o cartório, após análise minuciosa, concluiu pela regularidade do registro e pela precisão das informações de nome, data de nascimento e filiação do CPF indicado. Entretanto, mesmo quando comprovada a impossibilidade de corrigir o registro para resolver a pendência, é possível removê-lo da lista, desde que fique claro que houve essa análise e que o erro não se originou no cartório.
Por exemplo: existem erros cadastrais na RFB relacionados a data de nascimento ou nome da mãe (como nome de solteira ou abreviado). Para esses, o cartório pode solicitar a remoção da lista de irregularidades, confirmando que os dados foram colhidos corretamente e que não houve divergência de digitação. Pode haver, também, casos de registros antigo em que a grafia de um nome apareça com Y em algumas bases, e com I em outras, porém, a titularidade do CPF seja clara (à exceção da letra Y ou I, o restante do nome seja o mesmo, não seja um nome comum, e demais dados como data de nascimento, nome da mãe, sejam todos coincidentes). Nestes casos, e na ausência de possibilidade de correção, justifica-se a utilização da ferramenta de Remoção, pelo INSS, do CPF da lista de irregulares.
Para realizar a remoção, basta o usuário do INSS, de posse da lista de CPFs Irregulares (Inválidos ou Duplicados), selecionar na última coluna, o(s) registro(s) a ser(em) removido(s) (1). Se desejar que todos os registros que aparecem em tela sejam selecionados/removidos, clicar em Selecionar Todos (1). Em seguida, clique em Remover Selecionados, no canto inferior direito (2):
Na próxima tela, serão exibidos os dados dos registros selecionados. Preencha o campo “Descrição das Justificativas” com o motivo da remoção da lista e clique em “Confirmar Justificativa”.
O sistema retornará a tela a seguir, na qual são listados, em fundo verde, os CPFs que foram removidos da lista de pendentes, e as matrículas a eles associadas:
Veja que o sistema retorna uma mensagem confirmação para cada registro removido, com os dizeres:
“O CPF Irregular XXX.XXX.XXX-XX de matrícula XXXXXXX-XXXX-X-XXXXX-XXX-XXXXXXX-XX foi removido com sucesso”
Neste caso, a remoção do CPF da lista de pendentes ocorre imediatamente, não sendo necessário aguardar a próxima rotina de apuração.
Para recuperar a lista de CPFs removidos, basta realizar nova busca escolhendo-se o tipo de tratamento Removido:
As ações corretivas realizadas pelo cartório terão como resultado a resolução da pendência, refletida na exclusão automática do CPF da lista de CPFs irregulares após a ocorrência da próxima apuração. A data e hora da última apuração podem ser checadas logo acima das tabelas de resultados de qualquer uma das pesquisas dentro da funcionalidade:
Caso as informações sejam atualizadas pela família do falecido na base da RFB, é importante destacar que o SIRC realiza um batimento reverso uma vez por mês. Portanto, um erro apontado pelo cartório na base da RFB só será removido da lista de pendências após esse batimento mensal. No entanto, se essa situação for comprovada, sugere-se que o usuário do INSS realize a remoção imediatamente, sem a necessidade de aguardar o batimento reverso.
A execução da rotina de apuração dos CPFs Irregulares é um procedimento interno do SIRC mediante o qual ocorre uma varredura em toda a sua base, atualizando-se as informações fornecidas pelas funcionalidades (que dela dependam) frente às alterações feitas pelos usuários. Este procedimento é necessário tendo em vista o grande volume de dados a serem verificados, o que impossibilita a atualização automática de todos os relatórios internos.
Demais Orientações quanto à Funcionalidade de CPFs Irregulares
O apoio dos SAIS / Serainfs ao cartório para sanar dúvidas de titularidade dos CPFs é fundamental para a correta análise dos casos. Assim, permanecendo dúvida do cartório, por falta de documentação apresentada à época, a servidora ou servidor do Sais pode fornecer alguns insumos de outras bases, tais como TSE, Cnis ou CadÚnico, para embasar melhor o pedido de retificação.
Nos casos de necessidade de envio das telas dos outros cadastros consultados pelas servidoras e servidores do INSS à serventia para eventual retificação do CPF, devem ser alertados sobre o sigilo das informações consoante à Lei Geral de Proteção de Dados-LGPD.
Desta forma, quando do envio, sugerimos encaminhar a seguinte informação:
“Encaminhamos a documentação necessária à retificação do referido registro civil no livro de registros e no Sirc, devendo ser observado os artigos 6º, 26 e §§4º e 5º do artigo 23 da Lei Geral de Proteção de Dados.”
Ainda que o cartório possua a documentação apresentada à época da lavratura, ela pode estar desatualizada caso tenha sido corrigida em momento posterior junto à Receita, podendo estar, portanto, correta a informação daquele Órgão (RFB). Essa informação do campo “Data de Atualização” na RFB consta da “Consulta de CPF” no Menu Consultas Auxiliares do SIRC, disponível ao servidor do INSS. Cabe ao cartório avaliar essa questão no momento da retificação.
Essa cooperação interinstitucional tem o objetivo também de contribuir para a uniformização e qualificação dos cadastros no livro de registros dos cartórios e no SIRC.