Registros com Nomes com Grafia Atípica

A partir da versão 14, lançada em 04/04/2023, o SIRC implantou a funcionalidade que realiza indica nomes com grafia atípica. Esta funcionalidade auxilia os cartórios no monitoramento da qualidade dos dados inseridos nos registros civis.

Por exemplo, ao realizar uma lavratura, a serventia deve inserir nos campos do registro apenas informações conhecidas e pertinentes ao campo preenchido. Termos como “Feto”, “Falecido”, “Desconhecido” e “Não existe” não devem ser usados nos campos de um registro.

Todas as orientações relativas a esta funcionalidade estão detalhadas no artigo Registros Com Nomes com Grafia Atípica do Guia do SIRC para o Cartório e se aplicam integralmente aos usuários do INSS, com a exceção de que o usuário do INSS possui permissão para realizar o tratamento dos registros indicados, ou seja, para excluí-los da lista de pendências. As orientações sobre como realizar este procedimento estão descritas em Tratamento de Indicadores pelo INSS.

Para ser redirecionado ao artigo referente a esta funcionalidade do Guia do SIRC para o Cartório clique no link abaixo:

A seguir são apresentadas as diferenças da tela de filtros entre os usuários do cartório e do INSS:

Na visão do usuário do cartório não é possível alterar os campos Serventia nem GEX(UO), que já vem pré-preenchidos no campo da matrícula em fonte esmaecida. O cartório pode restringir a busca pelos indicadores, por datas de registro e inserção, e, se desejar, ainda pela situação dos registros (pendente ou tratado) e por tipo (Nascimento, Casamento, Óbito): 

Quando o usuário do INSS pré-seleciona um cartório via tela inicial ou troca-rápida, o código CNS será apresentado pré-preenchido no campo Serventia da matrícula, em filtros de pesquisa, não sendo necessário digitá-lo.  

Tratamento de Indicadores pelo INSS

Quando o cartório verificar que não há erro no item apontado pelo sistema por esta funcionalidade, deverá comunicar o fato ao INSS, encaminhando documentação que comprove estar correta a informação, se necessário. De posse destes documentos, o usuário do INSS procederá ao tratamento daquele indicador, para que o apontamento seja excluído da lista de pendências, removendo-o da lista.

Imagine um exemplo hipotético em que o cartório lavrou um óbito para pessoa de sobrenome de origem estrangeira (CORRRH) que contém corretamente três letras consecutivas repetidas por conta do idioma de sua nacionalidade, e o sistema indicou o nome como grafia atípica: 

Se o cartório realizou a devida checagem e confirmou que a grafia do sobrenome das pessoas envolvidas está correta, como “RRR”, a suspeita de erro levantada pelo sistema não se confirma e não será necessária a alteração do registro. Neste caso, o cartório deve enviar ao SAIS/Serainf um ofício ou e-mail detalhado de sua apuração, acompanhado de cópias dos documentos que comprovam a grafia correta do sobrenome indicado. A documentação comprobatória é opcional, podendo ser solicitada apenas em caso de dúvidas. O usuário do INSS, então, procederá ao tratamento da pendência da seguinte forma:

Localizado pelo servidor do INSS o registro por meio da consulta à lista ou pela digitação de sua matrícula, o usuário deve detalhá-lo (ícone “Detalhar”). Para o usuário do INSS, será apresentada a coluna “Não Tratados”, com a opção de seleção para cada um dos nomes com grafia atípica detectados naquele registro.

Neste exemplo, sabendo que todos os nomes possuem a grafia correta, o usuário do INSS deve selecionar todos os boxes e clicar no botão “Tratar Selecionados”. A tela seguinte apresentará a confirmação do número de nomes tratados e o novo status dos nomes indicados, que passarão de “Pendentes” para “Tratados”:

Na mesma tela, aparece a coluna “Tratados”, com boxes clicáveis e o botão “Remover Tratamento”. Para retornar os nomes tratados à condição anterior (Pendentes), o usuário do INSS deve realizar o procedimento inverso: localizar o registro tratado, selecionar os nomes tratados e remover o tratamento. Isso permite ao usuário do INSS desfazer um tratamento feito equivocadamente, seja por erro no comando ou por solicitação indevida do cartório, verificada posteriormente.

Vejamos um segundo exemplo de tratamento:

É possível verificar no exemplo acima que apenas o nome da Filiação 2 (nome com 15 ou mais caracteres) foi tratado. Significa que, agora, o SIRC considera esse nome correto.

Obs.: O registro em questão somente deixará de ser exibido na consulta a Registros com Nomes com Grafia Atípica, na situação Pendente, quando todos os indicadores forem tratados ou corrigidos.

Atenção!

A partir da Versão 14, disponibilizada em 04/04/2023, o SIRC deixou de apontar nomes que contenham em parte de sua composição uma palavra da lista de grafia atípica (por exemplo, Maeda ou Paiva, por conterem mae e pai). Tais palavras somente serão marcadas como de grafia atípica quando isoladas, como em Mãe do nascido. Assim, não será mais necessário solicitar que seja adicionada exceção a estes nomes à Direção Central do INSS, como ocorria.
Entretanto, a funcionalidade utilizada para o gerenciamento da lista de nomes especiais, chamada Manutenção de Nomes Especiais, continuará existindo para fins de registro histórico da ferramenta. No entanto, não será mais alterada.

Atenção!

A lista de registros com indicação de nome com grafia atípica fornecida pela consulta desta funcionalidade atualiza-se imediatamente para todos os indicadores de nomes listados, exceto para o indicador Prenome não correspondente ao sexo, com relação à lista interna do sistema que correlaciona prenome – sexo. Para este indicador em específico, o usuário deve se atentar para a informação presente logo acima da tabela de resultados da pesquisa, em Data da Última Apuração da Rotina Referente à Lista de Prenomes Não Correspondentes ao Sexo: esta data indica a última vez em que a lista que o SIRC utiliza internamente para avaliar se o prenome informado corresponde, geralmente, ao sexo informado, foi atualizada pela Direção Central do INSS.

Atenção!

Se um registro for listado apenas por ter um campo com indicador de prenome não correspondente ao sexo e o usuário do cartório alterar o sexo informado, o registro será imediatamente excluído da lista, pois passará a se alinhar com a lista interna, que não foi alterada.
Se, por outro lado, um registro foi listado somente por ter um campo com indicador de Prenome não correspondente ao sexo e o cartório verificar que o prenome e o sexo estão corretos, duas ações podem ser realizadas dependendo do caso:
1. Caso seja um nome que geralmente seja utilizado para o sexo oposto, mas que por exceção tenha sido registrado com o sexo oposto, após a confirmação do cartório, o servidor do INSS removerá o registro da lista e indicará como “Tratado”.
2. Se o nome indicado como de sexo oposto for utilizado para ambos os sexos, ou se for um caso onde o prenome é utilizado para o sexo oposto, o cartório deverá informar ao SAIS de sua abrangência para que este solicite à Direção Central do INSS a atualização da lista interna (lista prévia do IBGE). O caso será avaliado primeiramente. Quando a lista interna for atualizada (incluindo aquele prenome como associado ao outro sexo ou a ambos), o campo “Data da Última Apuração da Rotina Referente à Lista de Prenomes Não Correspondentes ao Sexo” será atualizado, e o registro deixará de constar na lista de pendentes.