Sair (acesso ao menu principal)

Guia Sirc - Servidores #RESTRITO#

Registros com Nomes com Grafia Atípica

O Sirc, a partir da versão 14 (disponibilizada em 04/04/2023), passou a oferecer um levantamento de indicadores de Nomes com Grafia Atípica para auxiliar no acompanhamento da Qualidade dos Dados dos Registros Civis. Em síntese, esta funcionalidade lista ao cartório registros para os quais as grafias informadas nos campos destinados a nomes próprios (nome do titular, nome da filiação, nome do cônjuge) possuem algum indício de erro de informação ou digitação: “Mar6a” em lugar de “Maria”, Informado “Natimorto” em lugar de deixado o campo em branco quando os pais do natimorto optaram por não lhe dar um nome, ou mesmo informado “Luzia da Silva” como sendo uma pessoa do sexo masculino. 

Atenção!

A presença do registro na listagem de Nomes com Grafia Atípica deve ser entendida com o um indício de irregularidade a ser verificado, e não necessariamente um erro do cartório a ser corrigido. Cabe ao cartório avaliar, caso a caso, qual é a pendência, e qual é a solução cabível. Se confirmado o erro, basta que o cartório proceda à correção da grafia, e a pendência será sanada após a próxima data de apuração. Se confirmada a grafia correta, o cartório solicitará ao INSS para que realize o Tratamento da pendência (ou seja, justifique que aquela é a grafia a ser mantida, excluindo-se o registro da lista de pendentes).

A funcionalidade é acessada através do menu Funções de Serventia | Registros com Nomes com Grafia Atípica. Nessa tela, além dos filtros básicos (matrícula, data do registro e de inserção, tipo de registro e GEX), é possível realizar a pesquisa pela Situação do(s) Registro(s): 

  • Pendente: exibirá apenas os registros que possuam indicadores de grafia atípica ainda não corrigidos ou tratados (vide tratamentos abaixo) 

  • Tratado: exibirá apenas os registros que em algum momento tiveram indicadores de grafia atípica e foram todos tratados (ou seja, a grafia original apontada como atípica foi mantida) 

  • Sem seleção: retorna todos os resultados (pendentes e tratados) 

Atenção!

Quando um indicador de grafia atípica é sanado através da alteração/correção do nome indicado, via edição do registro (e não por tratamento na funcionalidade de Consulta Registro com Indicadores de Nomes com Grafia Atípica), ele deixa de aparecer nessa pesquisa, em qualquer das opções acima. 

Seguem significado de cada um dos indicadores de Grafia Atípica disponíveis: 

 

Nome especial: Dividem-se em:

  • Palavras reservadas: São palavras pré-definidas para as quais é muito alta a probabilidade de não se tratar de um nome de fato, mas sim, de uma inserção indevida de informação num campo destinado a um nome. Por exemplo, quando é lavrado o óbito de uma pessoa desconhecida, o campo nome deve ser deixado em branco (para que o Sirc lhe atribua automaticamente o status ignorado). Ao preencher o campo nome com a palavra “Pessoa Desconhecida”, o usuário do cartório está, na verdade, informando indevidamente que este seria o nome do de cujus. Assim, palavras como “pessoa”, “ignorado”, “natimorto” são automaticamente detectadas pelo Sirc e inseridas nesta funcionalidade para que o usuário verifique se houve erro. A lista de Nomes Especiais pode ser consultada clicando-se sobre o ícone de informação (círculo azul com a letra “i” em branco, ao centro)

  • Nomes com caracteres inválidos: Nomes que contenham caracteres não alfabéticos, como 1234567890!”#$%()*+,./:;=>?@[\]^_`{|}~¡§ª®°¹²³·º¿&. Exemplo: Julian@

  • Nomes com caracteres especiais: São assim considerados o hífen (-) e o apóstrofo (‘) quando iniciam ou terminam um nome (são normalmente aceitos quando no meio das palavras, a exemplo de D’Arc, ou Jean-Paul. Maria´ seria marcado como um nome com caracter especial / Grafia Atípica, para análise. 

Nome com 15 ou mais caracteres: nomes com 15 ou mais caracteres em sequência, sem espaço (ex.: JosePereiraSilva – 16 caracteres em sequência); 

Nome com palavra duplicada: nomes compostos por palavras duplicadas em sequência (ex.: José Rocha Rocha); 

Nome com somente uma palavra: nomes compostos por apenas uma palavra (ex.: Maria); 

Nome com somente uma palavra: nomes compostos por apenas uma palavra (ex.: Maria); 

Nome com 3 ou mais caracteres repetidos: nomes com 3 ou mais caracteres repetidos em sequência (ex.: Giovannna) 

Prenome não correspondente ao sexo: nomes em que o sistema detecta que o prenome informado não corresponde, comumente, com o sexo selecionado, com base em uma lista pré-determinada fornecida ao sistema (ex.: Maria da Silva para pessoa do sexo masculino).

Atenção!

A partir da Versão 14, disponibilizada em 04/04/2003, o Sirc deixou de apontar nomes especiais quando estes compõe uma palavra (por exemplo, MAEDA ou PAIVA). Tais palavras somente serão marcadas como de Grafia Atípica quando isoladas, como em “MAE DO NASCIDO”. Assim, não será mais necessário adicionar exceção a nomes especiais na funcionalidade Manutenção de Nomes Especiais, outrora realizada pela DCIC. Essa funcionalidade constará no Sirc Web para a DCIC apenas para efeitos de consulta de histórico quanto à inserção das exceções.

Atenção!

A correlação entre os Prenomes e o sexo comumente a ele associado advém de uma lista do IBGE, utilizada para alimentar o sistema, a qual vai sendo aprimorada pelo INSS mediante utilização da funcionalidade Prenomes Correspondentes ao Sexo 

No quadro Indicadores de Nomes, é possível ainda marcar por quais indicadores se deseja pesquisar, combinados de duas formas (Critério de busca): 

  • Todos os indicadores selecionados (E): trará apenas registros que apresentem todos os indicadores selecionados logo abaixo (outros indicadores também poderão estar presentes) 

  • Pelo menos um dos indicadores selecionados (OU): trará todos os registros que apresentem pelo menos um dos indicadores selecionados 

Na visão do usuário do cartório não é possível alterar o CNS (que já vem pré-preenchida no campo da matrícula), nem a GEX. O cartório pode restringir a busca pelos indicadores, por datas de registro e inserção, e, se desejar, ainda pela situação dos registros (pendente ou tratado) e por tipo (Nascimento, Casamento, Óbito): 

Na visão do usuário do INSS não é exigida pré-seleção de CNS para uso da funcionalidade, porém, é altamente recomendado que o usuário restrinja o universo da pesquisa, pois caso contrário o sistema irá pesquisar os apontamentos presentes em toda a base de dados do Sirc, o que provavelmente causará seu travamento. Para tanto, caso não tenha havido pré-seleção via Troca rápida, o usuário do INSS deve informar o código CNS do cartório desejado no campo Serventia da matrícula do Registro, nos Filtros de Pesquisa: 

Quando o usuário pré-seleciona um cartório, o código CNS será apresentado pré-preenchido no campo Serventia da Matrícula, em Filtros de Pesquisa, não sendo necessário digitá-lo.  

Como resultado da pesquisa, o usuário do cartório obtém uma tabela de pendências para cada tipo de registro (Nascimento, Casamento e Óbito), nas quais são informados, nesta ordem: Matrícula, GEX, Nome (do Nascido, dos Cônjuges, ou do Falecido, conforme o caso), Campos com Indicadores Pendentes, Data do Registro, e Data da Inserção. Além destas, são apresentadas mais três colunas com ícones clicáveis nas colunas Consultar, Alterar e Detalhar: 

Clicando no ícone da coluna Consultar o usuário do cartório é direcionado ao registro, com opção de consulta às suas versões.  

Já clicando no ícone da coluna Alterar o usuário segue diretamente para a tela de alteração, com os campos do registro editáveis, e opção de Salvar ao final, podendo já realizar as correções, se for o caso. 

Por fim, ao clicar no ícone da coluna são apresentados os dados do registro com destaque em fonte vermelha e negritada para os nomes com Grafia Atípica detectados pelo sistema, conforme exemplo a seguir: 

Note que, desta tela, o usuário do cartório tem, logo após o campo Matrícula, a opção de já direcionar-se para a tela de Alteração ou de Consulta, clicando nos ícones correspondentes ali disponíveis.  

Não sendo o caso de alteração da grafia presente, o cartório deverá comunicar ao INSS o fato, expondo a situação e apresentando a documentação que demonstra sua conclusão. Neste caso, o servidor do INSS, se de acordo com a análise feita pelo cartório, procederá ao tratamento de tal pendência, ou seja, a retirada da mesma da lista de pendentes sem que a grafia seja alterada.   

Assim, imagine um exemplo hipotético em que o cartório lavrou um óbito para pessoa de sobrenome de origem estrangeira, e o sistema acusou como grafia atípica os nomes informados por conta de haver três letras RRR consecutivamente informadas: 

Digamos que o cartório realizou a devida checagem e, de fato, a grafia do sobrenome das pessoas envolvidas está correta, e se escreve com RRR. Neste caso, a suspeita de erro levantada pelo sistema não se confirma, não sendo cabível alteração do registro. Assim, o cartório remeterá ao SAIS / Serainf relatório de sua apuração, juntamente com cópias dos documentos que comprovam a grafia, e o INSS procederá ao tratamento da pendência, da seguinte forma:

Localizado o registro mediante localização na lista ou digitação de sua matrícula, o usuário do INSS deverá Detalhá-lo (ícone). Para tal usuário, será apresentada a coluna Não Tratados, com opção de seleção para cada um dos nomes com Grafia Atípica detectada: 

Neste exemplo, sabe-se que todos os nomes possuem a grafia correta, de modo que o usuário deverá selecionar todos os box, e clicar no botão Tratar Selecionados. A tela seguinte apresentará a confirmação do número de nomes tratados, e o novo status dos nomes indicados, que passam de Pendentes para Tratados: 

Perceba que na mesma tela anterior surge a coluna Tratados, com box clicáveis e o botão Remover Tratamento, indicando que para retornar os nomes tratados à condição anterior (pendentes) basta realizar procedimento similar: localizar o registro tratado, selecionar os nomes tratados, e remover o tratamento. 

Atenção!

O mesmo raciocínio anterior é válido para os demais apontamentos: nem sempre a presença do registro na lista de Nomes com Grafia Atípica indicará um erro, há casos em que de fato o nome inserido possui aquela grafia, ou atipicamente é de fato de pessoa daquele sexo 
É primordial que o cartório compreenda que esta ferramenta é um auxiliar na detecção de eventuais erros, e que, se bem utilizada, tem o potencial de aprimorar a qualidade dos dados da serventia, detectando previamente inconformidades e prevenindo transtornos futuros aos registrados (e, por consequência, ao próprio cartório).

Atenção!

As informações apresentadas por esta funcionalidade não se atualizam de maneira imediata após alterações na base de dados do sistema, mas sim, após a ocorrência de uma Rotina de Apuração. Saiba mais sobre o conceito de Data da Última Apuração na Seção Disposições Gerais deste Guia.