Particionado 2

São consideradas irregularidades pelo Sirc, para períodos até 17/06/2019, (véspera da publicação da Lei nº 13.846/19):

a) Termos Faltantes: Ausência de termos, ou seja, quebra na sequencialidade relativamente aos livros tipo 1, 2, 3, 4 e 5:

b) Envio Fora do Prazo Legal: Envio de registro em data posterior à determinada na legislação vigente à época, ou seja, décimo dia do mês imediatamente posterior à lavratura. (Não se aplica aos cancelamentos e reversões de cancelamentos):

c) Sem informações de registros e sem declaração de inexistência de movimento: Trata-se de irregularidade decorrente da ausência total de envio de registros de um determinado tipo e de Declaração de Inexistência de Movimento, ou seja, significa que a Serventia não comunicou nenhum registro daquele tipo e também não informou ao Sirc que não houve lavratura daquele registro deste tipo, naquela competência. Não se aplica tal obrigatoriedade aos livros de tipo 5 e 7 até 17/06/2019:

Ressalta-se que, a partir da versão 6.4.0, de 27/06/2017, não se considera a quebra na sequencialidade como irregularidade para o livro 7 (livro E, utilizado pelas serventias que lavram registros civis do exterior). Isso porque o livro 7 abrange vários tipos de registros civis bem como outros tipos de registros como interdições, tutelas que afetam a sequencialidade dos termos a serem informados no Sirc.

Atenção!

É importante ressaltar que os tipos de pendência “Termos Faltantes” e “Sem informação de registros e sem declaração de inexistência de movimento”, sejam ou não passíveis de regularização, devem necessariamente ser sanados pela Serventia.

São consideradas irregularidades pelo Sirc, para períodos a partir de 18/06/2019 (data da publicação da Lei nº 13.846/19):

• Termos Faltantes: Ausência de termos, ou seja, quebra na sequencialidade relativamente aos livros tipo 1, 2, 3, 4 e 5.
  
  
• Envio Fora do Prazo Legal:
  • Registros Civis: envio de registro em data posterior à determinada na legislação vigente, ou seja, um dia útil (ou de até cinco dias úteis para Serventias localizadas em Municípios que não dispõem de provedor de conexão à internet ou de qualquer meio de acesso à internet).
  • Declaração de Inexistência de Movimento: envio da declaração de inexistência de movimento após o prazo de até o quinto dia útil do mês subsequente. Apesar de ser obrigatório o envio da declaração para o livro 5 (Natimorto) a partir de 18/06/2019, devem ser encaminhadas as declarações de inexistência a partir da competência 07/2019 e o envio fora do prazo está sendo apurado a partir da competência 12/2019.
  • Dados obrigatórios ou Justificativa: envio de dados obrigatórios após o prazo de um dia útil a partir da lavratura do registro (ou de até cinco dias úteis para Serventias localizadas em Municípios que não dispõem de provedor de conexão à internet ou de qualquer meio de acesso à internet). Apesar de o Sirc ter disponibilizado a consulta dos dados obrigatórios faltantes na versão do dia 04/12/2019, a apuração do envio fora do prazo iniciou a partir de 1º/08/2020.
  • Anotações, Averbações e Retificações: envio de informações relativas a anotação, averbação e retificação enviados sem observar o prazo de um dia útil. Para as anotações, averbações e retificações registradas no período de 18/06/2019 até 08/04/2020, foi fixado prazo até 30/12/2020 para envio ao Sirc. Para os registros efetuados no período de 09/04/2020 até 31/07/2020, foi fixado o prazo até 31/07/2020. Para os registros efetuados a partir 1º/08/2020, será considerado o prazo de um dia útil.
    
    
• Sem informações de registros e sem declaração de inexistência de movimento: Irregularidade decorrente da ausência total de envio de registros de um determinado tipo e de Declaração de Inexistência de Movimento, ou seja, significa que a Serventia não comunicou nenhum registro daquele tipo e também não informou ao Sirc que não houve lavratura daquele registro deste tipo, naquela competência. Passa a se aplicar também ao livro 5 (Natimortos) a partir de 18/06/2019. Continua dispensada para o livro 7 (Registros Transladados do Exterior). São considerados também movimentos as notações, averbações e retificações inseridas naquela competência. Não será considerado como movimento a inclusão de justificativa de ausência de termo bem como a reversão da justificativa
  
  
• Dados obrigatórios incompletos e sem Justificativa: irregularidade decorrente da não prestação de um ou mais dados obrigatórios por lei para os registros de nascimento, casamento, óbito e natimorto, bem como ausência de eventual justificativa.

QUADRO DOS MARCOS DAS IRREGULARIDADES NO SIRC
IRREGULARIDADE		MARCO
Termos Faltantes		Apuração a partir de 10/12/2015. Sugere-se utilizar filtro a partir de 01/2016 (mês cheio) e, sendo verificados termos faltantes lavrados a partir de 10/12/2015, deve-se incluí-los;
Sem informação de registro e sem declaração de inexistência de movimento		Para as competências de 01/2016 até 06/2019 – somente para livros 1, 2, 3 e 4; A partir de 07/2019 – além dos livros 1, 2, 3 e 4, passou a exigido também para natimorto (livro 5).
Dados obrigatórios incompletos e sem Justificativa		Apuração a partir de 18/06/2019. Sugere-se utilizar filtro a partir de 06/2019, desconsiderando os registros lavrados antes de 18/06/2019.
Envio Fora do prazo	de Registros	A apuração considera os registros lavrados a partir de 10/12/2015.
	de Dados obrigatórios ou justificava	Consulta disponibilizada em 04/12/2019. Apuração do envio fora do prazo a partir de 1º/08/2020.
	de Averbação, anotação e retificação	Para as averbações, anotações e retificações registradas no período de 18/06/2019 até 08/04/2020, foi fixado prazo até 30/12/2020 para envio ao Sirc; Para os registros efetuados no período de 09/04/2020 até 31/07/2020, foi fixado o prazo até 31/07/2020; e Para registros efetuados a partir 1º/08/2020, será apurado o envio fora prazo considerando o prazo de um dia útil.
	de Declaração de inexistência de movimento	Para as competências de 01/2016 a 11/2019, a apuração quanto ao envio fora do prazo das declarações de inexistência de movimento era feita somente para os livros 1, 2, 3 e 4; A partir da competência 12/2019 – passou a ser apurado o envio fora do prazo da declaração de inexistência para natimorto (livro 5).

Pendências são situações de irregularidade, apontadas pelos Relatórios de Situação da Serventia, que dependem de ação por parte do Cartório. Por exemplo: a ausência de um termo na sequencialidade de determinado livro de registros, que precisa ser incluído ou ter sua ausência justificada pela Serventia.

Decorre da própria natureza das irregularidades o fato de que algumas podem ser sanadas (alterando-se a Situação de Irregular para Regular), e outras não, dependendo de alguns fatores:

POSSIBILIDADE DE REGULARIZAÇÃO
IRREGULARIDADE	MOTIVO	POSSIBILIDADE DE REGULARIZAÇÃO
Termos Faltantes	Indica que um ou mais termos não foram inseridos no Sirc	→ Se os termos faltantes não se tratavam de efetivo registro civil: deve justificar a ausência dos termos mediante a funcionalidade Justificativa de Ausência de Termos que altera a situação da competência de Irregular para Regular, caso sejam somente esse caso faltante
		→ Se ao menos um dos termos faltantes se trata de efetivo registro civil: o envio tardio desse registro será suficiente para manter a Situação como Irregular, alterando-se a Irregularidade de “Termos Faltantes” para “Envio Fora do Prazo Legal”
Envio Fora do Prazo Legal	Indica que ao menos um (i) registro civil; (ii) anotação, averbação ou retificação; (iii) dado obrigatório ou justificativa ou (iv) a Declaração de Inexistência de Movimento foi incluído(a) após o prazo legal	→ Não é possível alterar a Situação de Irregular para Regular, pela natureza da pendência
Sem informação de registros e sem declaração de inexistência de movimento	Indica que não foi transmitido ao Sirc nenhum registro para aquela competência e Tipo de Registro Civil, tampouco foi inserida Declaração de Inexistência de Movimento	Não é possível alterar a Situação de Irregular para Regular, pois: → Se houve lavratura de ao menos um registro civil para aquela competência e tipo de registro, sua transmissão tardia fatalmente provocará a irregularidade “Envio Fora do Prazo Legal”, que não é sanável. → Se não houve lavratura de nenhum registro civil para aquela competência e tipo de registro, a transmissão tardia da Declaração de Inexistência de Movimento também provocará a irregularidade “Envio Fora do Prazo Legal”, não sanável.
Registro com dados obrigatórios incompletos e sem justificativa	Indica que não foi informado um ou mais dados obrigatórios por lei (para registros lavrados a partir de 18/06/2019), nem registrada justificativa para tal ausência	Não é possível alterar a Situação de Irregular para Regular, pois: → O envio do registro de forma completa deve ser realizado dentro do prazo legal. A inclusão tardia dos dados obrigatórios, ou a inclusão tardia de justificativa para sua ausência, são consideradas como infrações do tipo “Envio Fora do Prazo Legal”

QUADRO DOS MARCOS DAS IRREGULARIDADES NO SIRC
IRREGULARIDADE		MARCO
Termos Faltantes		Apuração a partir de 10/12/2015. Sugere-se utilizar filtro a partir de 01/2016 – mês cheio – e, caso seja verificado termos faltantes lavrados a partir de 10/12/2015, deverá incluí-los;
Sem informação de registro e sem declaração de inexistência de movimento		Para as competências de 01/2016 até 06/2019 – somente para livros 1, 2, 3 e 4; A partir de 07/2019 – além dos livros 1, 2, 3 e 4, passou a exigido também para natimorto (livro 5).
Dados obrigatórios incompletos e sem Justificativa		Apuração a partir de 18/06/2019. Sugere-se utilizar filtro a partir de 06/2019, desconsiderando os registros lavrados antes de 18/06/2019.
Envio Fora do prazo	de Registros	A apuração considera os registros lavrados a partir de 10/12/2015.
	de Dados obrigatórios ou justificava	Consulta disponibilizada em 04/12/2019. Apuração do envio fora do prazo a partir de 1º/08/2020.
	de Averbação, anotação e retificação	Para as averbações, anotações e retificações registradas no período de 18/06/2019 até 08/04/2020, foi fixado prazo até 30/12/2020 para envio ao Sirc; Para os registros efetuados no período de 09/04/2020 até 31/07/2020, foi fixado o prazo até 31/07/2020; e Para registros efetuados a partir 1º/08/2020, será apurado o envio fora prazo considerando o prazo de um dia útil.
	de Declaração de inexistência de movimento	Para as competências de 01/2016 a 11/2019, a apuração quanto ao envio fora do prazo das declarações de inexistência de movimento era feita somente para os livros 1, 2, 3 e 4; A partir da competência 12/2019 – passou a ser apurado o envio fora do prazo da declaração de inexistência para natimorto (livro 5).

Atenção!

Cabe destacar que o marco de 10/12/2015 é tão somente porque a Resolução nº 2 do CGSirc imputou o prazo limite de início de utilização do Sirc. Entretanto, o §3º do artigo 8º do Decreto nº 9.929/19 menciona que os atos registrais referentes a nascimentos, casamentos, óbitos e natimortos praticados a partir da vigência da Lei nº 6.015, de 31 de dezembro de 1973, ainda não constantes Sirc, serão inseridos no Sistema na forma disposta pelo CGSirc. Assim que for regulamentado pelo Comitê Gestor, as serventias deverão encaminhar todos os registros desde a Lei nº 6.015/73.

A pendência de Termos Faltantes ocorre quando há quebra na sequencialidade de determinado livro de registros, ou seja, a ausência de termos intermediários. Tal pendência é indicada na tela de Situação da Serventia por Competência, sendo possível consultar os termos faltantes através da tela Consulta à Situação Detalhada da Serventia por Competência ou da funcionalidade Pendências Consolidadas por Data de Apuração.

Para atendimento a este tipo de pendência, a Serventia deve:

Realizada uma das ações descritas, o sistema, após Apuração, deixará de detectar quebra na sequencialidade dos registros transmitidos e, por consequência, a pendência de Termos Faltantes deixará de existir.

Atenção!

No caso de inclusão de um registro em atendimento à pendência “Termos Faltantes”, o sistema verificará se a Serventia respeitou o prazo de envio, conforme legislação vigente na data da lavratura: para registros lavrados até 17/06/2019, serão considerados como enviados fora do prazo legal os registros inseridos no sistema após o dia 10 da competência seguinte; já para registros lavrados a partir de 18/06/2019, serão considerados como inseridos fora do prazo se enviados depois de decorrido um dia útil da lavratura (ou de cinco dias úteis, no caso de Serventias localizadas em municípios que não disponham de provedor de conexão à internet ou de qualquer meio de acesso à Internet).

Atualmente, o Sirc está configurado para iniciar a busca por quebra de sequencialidade a partir do termo de numeração mais baixa, pois, em tese, esse é o primeiro termo informado pela Serventia quando iniciou o uso do sistema. Ou seja, se uma Serventia iniciou a transmissão de seus registros de Nascimento (Livro 1) ao Sirc em 11/2015, e o primeiro registro informado foi o de termo 2.500, o Sirc não apontará a ausência dos termos 1 até 2.499.

Ocorre que, com a publicação da Lei nº 13.846/19, em 18/06/2019, as Serventias passaram a ter a obrigação de enviar Anotações, Averbações e Retificações realizadas. Com isso, passaram a ter que, eventualmente, inserir os registros antigos aos quais tais atos se referem, uma vez que não é possível enviá-los isoladamente (anotações, averbações e retificações estão sempre associadas a um registro no Sirc).

Caso não tenham sido enviados registros a partir de 10/12/2015, a apuração irá buscar o primeiro registro enviado, ainda que anterior a esse período.

Exemplo: o Cartório envia o termo 2.500, lavrado em 18/06/2015. E, por força da Lei, inclui o termo 600, com averbação, lavrado em 10/12/1983. O Sirc verifica a existência do termo 2.500, mas continua procurando os termos até 10/12/2015. Assim, o cartório deve mandar as informações dos registros que ocorreram entre 10/12/2015 a 17/06/2015. Caso contrário, será apontado o intervalo de termos faltantes do 601 até o 2.499. Quando incluir esse período faltante, não será mais verificado o termo 600 na sequencialidade.

Atenção!

O Sirc exibe informação de termos faltantes a partir do termo de número mais baixo inserido, no entanto, para fins de apuração de irregularidades, consideram-se somente os termos faltantes a partir de 10/12/2015, enquanto o Comitê prepara o normativo a fim de dar cumprimento ao §3º do artigo 8º do Decreto nº 9.929/19.

Atenção!

Cabe destacar que o marco de 10/12/2015 é tão somente porque a Resolução nº 2 do CGSirc imputou o prazo limite de início de utilização do Sirc. Entretanto, o §3º do artigo 8º do Decreto nº 9.929/19 menciona que os atos registrais referentes a nascimentos, casamentos, óbitos e natimortos praticados a partir da vigência da Lei nº 6.015, de 31 de dezembro de 1973, ainda não constantes Sirc, serão inseridos no Sistema na forma disposta pelo CGSirc. Assim que for regulamentado pelo Comitê Gestor, as serventias deverão encaminhar todos os registros desde a Lei nº 6.015/73.

Para o correto gerenciamento da pendência de Termos Faltantes é imprescindível a compreensão dos conceitos de exclusão e da justificativa de ausência de termos. As orientações de como proceder para justificar ausência de termos encontram-se detalhadas no artigo Justificativa de Ausência dos Termos (clique para consultar o artigo em nova aba).

Os artigos Fluxograma de Exclusão de Registros e Fluxograma de Justificativa de Ausência dos Termos detalham todos os passos a serem seguidos pelo usuário para a realização de cada uma dessas ações. Caso deseje consultá-los, clique para ser redirecionado (em outras abas) para os respectivos artigos, na seção Fluxogramas:

A pendência “Sem informação de registros e sem declaração de inexistência de movimento” ocorre quando a Serventia deixa de inserir no Sirc, para toda a competência, registros, anotações, averbações e retificações, para um determinado tipo de registro civil, e também deixa de incluir no sistema a Declaração de Inexistência de Movimento – ou seja, nem transmite as informações, nem declara que, para aquele mês, não houve nenhuma informação a ser transmitida. Nesta situação, o sistema não tem como concluir se a Serventia esqueceu-se de enviar os registros, anotações, averbações ou retificações, ou se efetivamente não havia nada a enviar.

Tal pendência é indicada na tela de Situação da Serventia por Competência, e também pode ser consultada através da funcionalidade Pendências Consolidadas por Data de Apuração.

Para atendimento a este tipo de pendência, a Serventia deve:

Atenção!

No caso de inclusão de registros, anotações, averbações ou retificações em atendimento à pendência “Sem informação de registros e sem declaração de inexistência de movimento”, o sistema verificará se a Serventia respeitou o prazo de envio, conforme legislação vigente na data da lavratura: para registros lavrados até 17/06/2019, serão considerados como enviados fora do prazo legal os registros inseridos no sistema após o dia 10 da competência seguinte; já para registros, anotações, averbações ou retificações lavrados a partir de 18/06/2019, serão considerados como enviados fora do prazo se enviados depois de decorrido um dia útil da lavratura (ou de cinco dias úteis, no caso de Serventias localizadas em Municípios que não dispõem de provedor de conexão à internet ou de qualquer meio de acesso à internet).

Atenção!

No caso de inclusão de Declarações de Inexistência de Movimento em atendimento à pendência “Sem informação de registros e sem declaração de inexistência de movimento” o sistema verificará se a Serventia respeitou o prazo de envio, conforme legislação vigente: para Declarações anteriores a 18/06/2019, serão considerados como enviados fora do prazo se enviadas após o dia 10 da competência seguinte; já para Declarações inseridas a partir de 18/06/2019, serão consideradas como enviadas fora do prazo se inseridas após o quinto dia útil da competência seguinte.

Atenção!

A pendência “Sem informação de registros e sem declaração de inexistência de movimento” considera os tipos de registro civil: Nascimento (Livro 1), Casamento (Livros 2 e 3), Óbito (Livro 4) e Natimorto (Livro 5). Ou seja, se, para uma dada competência, for lavrado um casamento no Livro 2, considera-se ter havido movimento para o tipo de registro Casamento, não sendo necessária inserção de Declaração de Inexistência de Movimento para o Livro 3, por se tratar do mesmo tipo de registro civil. Para Natimortos (Livro 5), a exigência de Declaração de Inexistência inicia-se a partir da competência 07/2019, com a publicação da Lei nº 13.846/2019. Entretanto, quanto as competências de 07/2019 a 11/2019 não serão consideradas em atraso, dado que a ferramenta ainda não tinha sido disponibilizada. A partir da competência 12/2019 deve seguir prazo de inserção da declaração de natimorto até o quinto dia útil. Não existe exigência de Declaração de Inexistência de Movimento para Livro 7 (Registros Transladados do Exterior)

Atenção!

A inclusão de Declaração de Inexistência de Movimento não impede que a Serventia, posteriormente, realize a inserção de registros, anotações, averbações e retificações. Neste caso a Declaração torna-se automaticamente sem efeito. Se desejar, a Serventia também pode excluir Declarações de Inexistência Indevidas, através da funcionalidade Excluir Declarações de Inexistência de Movimento (clique para abrir o artigo em nova aba, caso desejar).

A partir de 18/06/2019, (data da publicação da Lei nº 13.846/19) a ausência de dados obrigatórios (e de justificativa para tal ausência) passou a ser considerada uma pendência.

São dados obrigatórios, conforme a lei citada:

Para atendimento a este tipo de pendência, a Serventia deve:

Atenção!

Apesar de o nome do registrado não estar expressamente relacionado nos parágrafos, a Lei menciona que a “relação dos nascimentos, dos casamentos, dos óbitos e dos natimortos”, descrita no art. 68 da Lei n° 8.212/91, refere-se à relação nominal dos registros.

Atenção!

O usuário deverá se atentar para o cumprimento da obrigação legal, prestando todos os dados exigidos. Na hipótese de não constar no livro de registro as informações obrigatórias, a Serventia deverá justificar a ausência do dado obrigatório, situação em que o sistema deixará de apontar aquele registro na relação de pendências.

Atenção!

A irregularidade de dados obrigatórios incompletos sem justificativa pode ser acompanhada pelas funcionalidades Situação da Serventia por Competência, Pendências Consolidadas por Data de Apuração, Pendências Atualizadas, ou Qualidade do Preenchimento dos Dados Obrigatórios, todas disponíveis no menu Funções de Serventia do SIRC.

Data da Última Apuração é o momento no tempo (dia e hora) no qual o Sirc realizou a mais recente verificação da base de dados e atualizou as informações relativas à funcionalidade consultada. Assim, qualquer alteração realizada nos registros civis somente terá reflexos nos relatórios que dependam de Atualização se a data da alteração for anterior à Data da Última Apuração.

O campo “Data da Última Apuração” é apresentado pelo sistema sempre que a funcionalidade consultada depende da ação de atualização, tal como em “Pendências Consolidadas da Serventia”:

Atenção!

Conforme exposto, alterações realizadas na base de dados do Sirc só se refletem nas situações de regularidade após a ocorrência de nova apuração, ou seja, após atualização do campo “Data da Última Apuração”.

Caso deseje maiores informações sobre o funcionamento da Data de Apuração cliquei no link a seguir para ser redirecionado, em nova aba, ao artigo Conceito de Data da Última Apuração, da seção Disposições Gerais: